Thư mục theo dõi (Watched folders)
Trỏ hệ thống vào một thư mục do bên khác đổ tệp vào, để một lần chạy quy trình xử lý cả điểm tiếp nhận mà không ai phải kéo thả từng hồ sơ qua trình duyệt.
Thư mục theo dõi là gì?
Thư mục theo dõi là bản ghi nhận thường trực về những gì đang có trong một thư mục do bên khác đổ tệp vào — điểm đổ tệp của đối tác, thư mục xuất ra của máy quét, hay một thư mục dùng chung mà người vận hành hệ thống đã cấu hình sẵn.
Hệ thống không sao chép tệp. Nó liệt kê thư mục vài phút một lần rồi ghi lại tên, đường dẫn, dung lượng và thời điểm sửa của từng tệp. Vì phần ghi nhận là một danh mục chứ không phải bản sao, một thư mục hàng nghìn tệp cũng không làm hệ thống phình ra. Và việc theo dõi không bao giờ "kết thúc" — thư mục cứ tiếp tục được phản chiếu cho tới khi bạn ngừng theo dõi.
Nó tồn tại để một lần chạy quy trình xử lý được cả một điểm tiếp nhận, thay vì bắt ai đó kéo từng hồ sơ vào trình duyệt.
Truy cập: Quản trị → Thư mục theo dõi, nằm trong nhóm Không gian làm việc của sidebar quản trị (Tích hợp nằm ở nhóm bên dưới, Quản trị hệ thống). Mục này chỉ hiện khi bạn có quyền workflow.design — người thiết kế quy trình tiếp nhận cũng chính là người khai báo thư mục cho nó.
Nếu một lần chạy chỉ có vài tệp, hãy đính kèm thẳng vào lần chạy đó. Thư mục theo dõi dành cho điểm đổ tệp dùng lâu dài.
Thư mục nằm ở đâu
Khi tạo, ô Thư mục nằm ở đâu có ba lựa chọn:
| Lựa chọn | Dùng khi | Cần chuẩn bị trước |
|---|---|---|
| Trên máy chủ SFTP | Đối tác hoặc máy quét đẩy tệp lên một máy chủ SFTP | Một kết nối SFTP đã lưu ở Quản trị → Tích hợp |
| Trên máy chủ FTP | Thiết bị hoặc hệ thống cũ chỉ nói được FTP | Một kết nối FTP đã lưu ở Quản trị → Tích hợp |
| Trên chính hệ thống này | Thư mục mà bản thân hệ thống đọc được trực tiếp | Không cần kết nối — người vận hành hệ thống cấu hình sẵn thư mục gốc |
Với SFTP và FTP, kết nối phải có trước: ô Kết nối chỉ liệt kê những kết nối đúng loại bạn vừa chọn, và nếu chưa có cái nào, biểu mẫu sẽ nhắc bạn sang mục Tích hợp thêm trước.
Tạo một thư mục theo dõi
- Vào Quản trị → Thư mục theo dõi và nhấn Theo dõi một thư mục.
- Điền các ô bên dưới.
- Nhấn Bắt đầu theo dõi.
| Cài đặt | Mô tả |
|---|---|
| Tên | Tên bạn sẽ nhận ra khi khởi chạy quy trình, ví dụ Tiếp nhận hồ sơ — máy quét. |
| Thư mục nằm ở đâu | Một trong ba nguồn ở bảng trên. |
| Kết nối | Chỉ hiện với SFTP và FTP. Chọn kết nối đã lưu ở mục Tích hợp. |
| Thư mục | Đường dẫn tính từ một thư mục gốc: thư mục gốc của kết nối với SFTP và FTP, hoặc thư mục gốc mà người vận hành đã cấu hình với nguồn Trên chính hệ thống này. Để trống nếu muốn theo dõi chính thư mục gốc đó. |
| Tệp báo hoàn tất (không bắt buộc) | Tên tệp mà bên gửi ghi vào một thư mục con để tuyên bố "hồ sơ này đã đủ". Xem mục Khi nào một hồ sơ được coi là sẵn sàng bên dưới. Phải là một tên tệp đơn, không chứa dấu gạch chéo. |
Đăng ký một kết nối FTP
Vào Quản trị → Tích hợp, nhấn Kết nối, chọn nhà cung cấp FTP, đặt Tên kết nối rồi nhấn Sau. Ở bước tiếp theo, biểu mẫu gọi tới máy chủ trước, hiển thị những gì máy chủ trình ra, và chỉ lưu sau khi bạn xác nhận — nhấn Kết nối và kiểm tra, đối chiếu, rồi nhấn Xác nhận và lưu.
Ô Bảo mật đường truyền không phải một tùy chọn theo sở thích. FTP gửi mật khẩu ở dạng văn bản thuần trừ khi bật TLS:
| Giá trị | Ý nghĩa |
|---|---|
| TLS, ghim chứng thư (mặc định) | Chứng thư của máy chủ được ghim theo vân tay. Đây là chế độ duy nhất an toàn khi máy chủ nằm trong mạng nội bộ hoặc VPN. |
| TLS, xác thực qua CA | Đối chiếu với các CA của hệ thống. Dùng cho máy chủ có chứng thư thật. |
| Không có | Hoàn toàn không mã hóa. |
Chọn Không có nghĩa là mật khẩu và toàn bộ tệp đi qua mạng ở dạng văn bản thuần — bất kỳ ai trên đường truyền đều đọc được cả hai. Biểu mẫu cảnh báo ngay khi bạn chọn giá trị này. Chỉ dùng khi bạn hiểu rõ và chấp nhận điều đó.
Sau khi lưu, máy chủ, cổng, tên đăng nhập, thư mục gốc, bảo mật đường truyền và chứng thư đã ghim không đổi được nữa. Nút Sửa chỉ cho phép đổi tên, mô tả và thay mật khẩu. Muốn trỏ sang máy chủ khác, hãy tạo một kết nối mới — mỗi lần đọc, thư mục đều phân giải lại kết nối, nên đổi đích sẽ đưa cho một lần chạy đang diễn ra tệp của máy chủ khác dưới đúng những tên đường dẫn cũ.
FTP không dùng cặp khóa — mật khẩu là thông tin đăng nhập duy nhất, và ô mật khẩu không được để trống. Với một thư mục đổ tệp công khai, gợi ý ngay dưới ô mật khẩu chỉ cách làm quen thuộc: đặt tên đăng nhập là anonymous kèm một địa chỉ liên hệ.
Một số máy chủ FTP chỉ báo được thời điểm sửa của tệp tới mức phút, không tới từng giây. Hệ thống từ chối đăng ký những máy chủ đó ngay ở bước kiểm tra, kèm lời giải thích: không đủ chính xác thì không phân biệt được tài liệu đã ghi xong với tài liệu đang ghi dở.
Xem hướng dẫn đầy đủ về cả hai loại kết nối lưu trữ tệp tại Tích hợp → Kết nối lưu trữ tệp (SFTP / FTP).
Hai lượt quét trước khi một tệp đọc được
Một tệp chỉ được đưa cho quy trình sau khi hai lượt quét liên tiếp thấy nó không đổi. Đó là cách hệ thống tránh đọc phải một tài liệu đang truyền dở. Vì vậy tệp vừa rơi vào thư mục chưa đọc được ngay — phải chờ thêm một lượt quét nữa, thường là vài phút.
Ở trang chi tiết, mục Đang có những gì đánh dấu từng tệp là Đã ổn định hoặc Đang về. "Đang về" không phải lỗi — đó là trạng thái bình thường của một tệp vừa tới, và nó tự hết sau một lượt quét nữa.
Trước khi lượt quét đầu tiên hoàn tất, thư mục hiển thị Đang quét lần đầu thay vì một con số. Lúc đó bản ghi nhận không phải là rỗng — nó là chưa biết, và hiển thị "0 tệp" sẽ khiến người đọc tưởng thư mục trống.
Nhịp quét tự điều chỉnh: thư mục yên tĩnh được kiểm thưa dần cho tới một mức trần; hễ có thay đổi là nhịp quay lại mức dày nhất.
Khi nào một hồ sơ được coi là sẵn sàng
Có hai cách, và chúng thay thế nhau chứ không cộng vào nhau:
- Khoảng lặng (mặc định) — hồ sơ sẵn sàng khi mọi tệp trong đó đã ổn định.
- Tệp báo hoàn tất — bên gửi ghi một tệp đã thỏa thuận (theo thông lệ là
.done) vào thư mục để tuyên bố hồ sơ đã đủ. Tệp đánh dấu chỉ là tín hiệu: nó không được tính là một trang của hồ sơ và quy trình không đọc nó.
Tệp đánh dấu phải nằm ngay trong thư mục được coi là một hồ sơ — tức là đúng cấp mà độ sâu gộp của quy trình chỉ tới. Nếu bên gửi ghi HS-481/.done mà quy trình đang dùng độ sâu 2, hệ thống tìm tệp đánh dấu ở cấp sâu hơn và không hồ sơ nào sẵn sàng, mãi mãi. Vì vậy thỏa thuận với bên gửi và độ sâu gộp phải được chốt cùng nhau.
Khai báo tệp báo hoàn tất là thay thế khoảng lặng. Kể từ đó, một hồ sơ không có tệp đánh dấu sẽ không bao giờ được lấy, dù mọi tệp trong nó đã ổn định từ lâu. Chỉ dùng khi bên gửi thực sự cam kết ghi tệp đó — và cam kết cả việc xóa hoặc làm mất hiệu lực nó trước khi sửa lại một hồ sơ đã xong.
Một số máy chủ FTP ẩn các tệp có tên bắt đầu bằng dấu chấm. Biểu mẫu đăng ký kết nối cảnh báo khi gặp máy chủ như vậy. Trên kết nối đó, tệp .done sẽ không bao giờ được nhìn thấy, nên không dùng được chế độ tệp báo hoàn tất — hãy dùng khoảng lặng.
Tệp báo hoàn tất là lời hứa về một thư mục. Nếu quy trình xử lý từng tệp một — tức là bước Lặp theo phần tử đọc thẳng trường tệp, không qua bước Gộp tệp — thì một thư mục theo dõi có khai báo tệp báo hoàn tất không dùng được cho quy trình đó: màn hình khởi chạy chỉ báo không tính được cách gộp. Khi ấy hoặc thêm bước Gộp tệp, hoặc bỏ tệp báo hoàn tất và dùng khoảng lặng.
Độ sâu gộp — một hồ sơ gồm những gì
Thư mục theo dõi trả lời câu hỏi "những tệp nào"; độ sâu gộp trả lời câu hỏi "chúng gộp thành từng đơn vị công việc ra sao". Độ sâu được đo từ chính thư mục mà bạn đã trỏ tới.
- Độ sâu 1: mỗi thư mục con ngay dưới thư mục theo dõi là một hồ sơ.
- Tệp nằm sâu hơn gộp ngược lên hồ sơ chứa nó, nên bên gửi vẫn được tự do sắp xếp bên trong một hồ sơ.
- Tệp nằm rời ngay tại gốc không thuộc hồ sơ nào và bị loại ra.
Độ sâu không đặt ở đây mà đặt trên bước Gộp tệp (Group files) của quy trình, ở ô Độ sâu thư mục (Folder depth) — xem Gộp tệp (Group files). Một thư mục theo dõi có thể phục vụ nhiều quy trình với độ sâu khác nhau.
Ở màn hình khởi chạy quy trình, sau khi chọn Dùng thư mục theo dõi và chọn thư mục, hệ thống hiển thị ngay kết quả ở đúng độ sâu quy trình đang dùng — sẽ tạo bao nhiêu hồ sơ con, trên bao nhiêu tệp, kèm vài tên hồ sơ làm ví dụ, và mục Chưa lấy liệt kê từng lý do bị loại. Với quy trình xử lý từng tệp một, màn hình này báo số tệp sẽ xử lý thay vì số hồ sơ. Hãy đọc con số đó trước khi bấm chạy: độ sâu sai không báo lỗi, nó chỉ tạo ra những hồ sơ con sai kích cỡ và trông như đã chạy thành công.
Khi không có hồ sơ nào được lấy, màn hình bỏ tiêu đề Chưa lấy và liệt kê thẳng các dòng lý do bên dưới lời cảnh báo.
Khởi chạy đóng băng những gì
Khi một lần chạy bắt đầu, nó ghi lại danh sách hồ sơ mà nó lấy tại thời điểm đó.
- Hồ sơ hoặc trang thêm vào sau khi lần chạy đã bắt đầu không thuộc lần chạy đó — chúng dành cho lần chạy sau.
- Một trang được sửa lại sau khi lần chạy bắt đầu thì bản sửa được đọc — bản đúng thắng.
Trong lúc còn lần chạy đang đọc, bạn không xóa được thư mục theo dõi: hệ thống báo rằng phải chờ lần chạy đó kết thúc.
Trang chi tiết một thư mục
Nhấn vào một dòng trong danh sách để mở trang chi tiết. Trang này hiển thị Số tệp đã ghi nhận, Tổng dung lượng, Lần kiểm gần nhất, danh sách Đang có những gì, và hai thao tác:
- Kiểm ngay — xếp một lượt quét vào hàng đợi. Số liệu cập nhật khi lượt quét xong. Đây cũng là cách đưa một thư mục đang lỗi trở lại lịch quét.
- Ngừng theo dõi — chỉ xóa phần ghi nhận. Thư mục và các tệp trong đó không bị đụng tới.
Trên trang chi tiết của một kết nối SFTP/FTP (Quản trị → Tích hợp) còn có mục Thư mục đang theo dõi, liệt kê những thư mục dùng kết nối đó kèm số tệp và thời điểm kiểm gần nhất. Kết nối loại này không có nút Đồng bộ ngay, Kết nối lại hay Kiểm tra — chúng thuộc về kết nối OAuth; một thư mục theo dõi tự làm mới theo lịch quét của nó.
Xử lý sự cố
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Thư mục kẹt ở Đang quét lần đầu | Lượt quét đầu chưa xong, hoặc đã thất bại | Mở trang chi tiết xem có cảnh báo Lượt kiểm gần nhất thất bại không; xử lý nguyên nhân rồi nhấn Kiểm ngay |
| Lần kiểm gần nhất đứng yên nhưng không có cảnh báo thất bại nào | Máy chủ tạm thời không tới được. Hệ thống coi đây là trục trặc thoáng qua: nó tự thử lại và cố ý không đánh dấu thư mục là lỗi | Kiểm tra máy chủ và đường truyền. Không cần thao tác gì trong AgentFlow — các lượt quét tự tiếp tục khi máy chủ trả lời trở lại |
| Khi khởi chạy: Chưa có hồ sơ nào trong thư mục này sẵn sàng chạy, bên dưới ghi N hồ sơ còn đang về | Tệp vẫn đang được ghi vào, hoặc bên gửi liên tục sửa | Chờ thêm một lượt quét. Nếu vẫn vậy, kiểm tra xem bên gửi có ghi đè tệp liên tục không |
| Dòng lý do ghi N hồ sơ chưa báo hoàn tất | Có khai báo tệp báo hoàn tất nhưng bên gửi chưa ghi — hoặc máy chủ FTP ẩn tệp bắt đầu bằng dấu chấm | Xác nhận lại thỏa thuận với bên gửi; nếu máy chủ ẩn tệp dấu chấm thì bỏ tệp báo hoàn tất và dùng khoảng lặng |
Khi khởi chạy bị từ chối: <trường>, or the folders it was grouped into, is also read by …, and those readers cannot see a file set | Trong quy trình, ngoài vòng lặp còn có bước khác đọc trường tệp (hoặc kết quả của bước Gộp tệp) — chẳng hạn một bước Mã lệnh hay Gửi email. Thư mục theo dõi chỉ dùng được khi vòng lặp là bước duy nhất đọc trường đó | Nhờ người thiết kế quy trình chuyển bước được nêu tên vào bên trong vòng lặp, rồi xuất bản lại. Trong trình thiết kế, lỗi này hiện trước dưới dạng cảnh báo This field cannot come from a watched folder — xem Lặp trên một thư mục theo dõi |
| Dòng lý do ghi N tệp rời, không nằm trong thư mục nào | Tệp nằm thẳng ở gốc, hoặc độ sâu gộp không khớp với cách bên gửi xếp thư mục | Thống nhất lại cách xếp thư mục, hoặc sửa Độ sâu thư mục (Folder depth) trên bước Gộp tệp |
Lượt kiểm gần nhất thất bại — SOURCE_UNAVAILABLE | Không mở được thư mục: thông tin đăng nhập bị máy chủ từ chối, kết nối đã bị thu hồi, hoặc đường dẫn không tồn tại / nằm ngoài phạm vi được phép đọc | Kiểm tra kết nối và đường dẫn, rồi nhấn Kiểm ngay |
Lượt kiểm gần nhất thất bại — SCAN_ERROR | Mở được thư mục nhưng lượt liệt kê không hoàn tất: máy chủ không còn khớp khóa hoặc chứng thư đã ghim, hoặc thư mục chứa nhiều tệp hơn mức một lượt quét mang được. Chi tiết hiển thị ngay dưới mã lỗi | Đọc phần chi tiết, xử lý nguyên nhân, rồi nhấn Kiểm ngay |
Khi một lượt kiểm thất bại và được ghi lại (hai mã ở hai dòng cuối bảng trên), thư mục tạm ra khỏi lịch quét cho tới khi có một lượt kiểm thành công. Nó sẽ không tự quay lại — phải nhấn Kiểm ngay sau khi đã xử lý nguyên nhân.
Máy chủ không còn khớp khóa hoặc chứng thư đã ghim không bao giờ được thử lại tự động: một khóa đổi có thể là do bên kia xoay vòng khóa, cũng có thể là do đường truyền bị chen ngang, và từ phía AgentFlow hai trường hợp đó giống hệt nhau. Việc này cần một người xác minh, và nếu đúng là xoay vòng khóa thì cách xử lý là tạo một kết nối mới.
Xem thêm: Tích hợp và Lặp theo phần tử (For each).