Gửi email (Send email)

Mục đích

Bước Gửi email (Email) gửi email tự động tại một điểm trong quy trình. Tiêu đề và nội dung thư có thể chèn dữ liệu từ biểu mẫu, kết quả của các bước trước hoặc thông tin phiên chạy thông qua ký hiệu {{ }}. Tài liệu PDF hoặc DOCX được tạo bởi bước Tạo tài liệu (Generate document) phía trước có thể đính kèm trực tiếp mà không cần tải lên thủ công.

Hệ thống sẽ gửi thư qua máy chủ email do quản trị viên cấu hình. Nếu gửi thất bại, bước hỗ trợ thử lại tự động.

Khi nào dùng

• Thông báo kết quả phê duyệt cho người đề xuất.
• Gửi hợp đồng, phiếu mua hàng, hoặc tài liệu đã ký đến đối tác hoặc nhà cung cấp.
• Gửi một email riêng cho từng mục trong danh sách (ví dụ: báo giá cho từng nhà cung cấp).
• Xác nhận hoàn thành quy trình cho các bên liên quan.

Cài đặt chính

Cài đặt	Mô tả
Gửi một email cho từng mục (Send one to each item)	Tắt: gửi một email duy nhất đến một địa chỉ. Bật: gửi một email riêng cho từng phần tử trong một danh sách (mảng) từ bước trước.
Đến (To)	Địa chỉ email người nhận. Nhập trực tiếp hoặc gõ @ để chọn biến từ bước trước (ví dụ: email người gửi biểu mẫu). Nhiều địa chỉ phân cách bằng dấu phẩy.
Nguồn danh sách (List source)	Chỉ hiển thị khi bật chế độ “Gửi từng mục”. Chọn biến mảng từ bước trước làm nguồn lặp.
Địa chỉ người nhận (Recipient address)	Chỉ hiển thị khi bật chế độ “Gửi từng mục”. Chọn trường email trong từng phần tử của danh sách.
Tiêu đề (Subject)	Tiêu đề email. Gõ @ để chèn giá trị động từ bước trước.
Nội dung (Body)	Nội dung email, hỗ trợ định dạng phong phú. Gõ @ để chèn biến; khi bật chế độ “Gửi từng mục”, có thể chèn cả trường của phần tử hiện tại.
Đính kèm (Attachments)	Chọn các tài liệu được tạo bởi bước Tạo tài liệu (Generate document) phía trước để đính kèm vào email.
Thử lại khi thất bại (Retry on failure)	Bật để hệ thống tự động thử lại khi gửi thất bại. Cấu hình số lần thử tối đa và kiểu tăng thời gian chờ (tuyến tính hoặc lũy thừa).

Mẹo

Trong trường Tiêu đề và Nội dung, gõ @ để mở bộ chọn biến. Bạn có thể chèn bất kỳ dữ liệu nào từ biểu mẫu hoặc kết quả các bước trước — ví dụ: tên người đề xuất, tổng giá trị đơn hàng, hoặc ngày phê duyệt.

Chú ý

Bước này yêu cầu quản trị viên đã cấu hình máy chủ email (SMTP_URL) trong hệ thống. Nếu chưa cấu hình, email sẽ được ghi nhận là đã gửi nhưng không thực sự được phát đi.

Ví dụ

Trong quy trình Đề xuất mua sắm, sau khi người quản lý phê duyệt và bước Tạo tài liệu (Generate document) tạo ra Phiếu mua hàng PDF:

1. Thêm bước Gửi email (Email) sau bước Tạo tài liệu.
2. Điền trường Đến: gõ @ và chọn nodes.<id-buoc-bat-dau>.output.email — địa chỉ email của người đề xuất.
3. Điền Tiêu đề: Đề xuất mua sắm của bạn đã được phê duyệt — @{nodes.<id>.output.ten_hang_hoa}.
4. Điền Nội dung: thông báo kết quả, chèn tên hàng hóa, số lượng, và ngày phê duyệt qua @.
5. Mở phần Đính kèm, tích chọn tài liệu “Phiếu mua hàng” từ bước Tạo tài liệu phía trước.
6. Bật Thử lại khi thất bại với tối đa 3 lần, kiểu lũy thừa.

Khi phiên chạy đến bước này, người đề xuất sẽ nhận được email thông báo kèm file Phiếu mua hàng đính kèm — không cần can thiệp thủ công.