Tạo tài liệu (Generate document)
Dùng bước này để tự động xuất một hoặc nhiều Mẫu tài liệu thành file PDF hoặc DOCX từ dữ liệu của các bước trước.
Mục đích
Bước Tạo tài liệu (Generate document) tự động điền dữ liệu từ Quy trình vào một Mẫu tài liệu rồi xuất ra file PDF hoặc DOCX. File được tạo ra có thể đính kèm vào email, gửi qua webhook, hoặc chuyển cho bước Ký số ở phía sau.
Một bước có thể tạo nhiều tài liệu cùng lúc — ví dụ: vừa xuất hợp đồng PDF, vừa xuất phụ lục DOCX trong một lần chạy.
Khi nào dùng
- Cần xuất hợp đồng, đề nghị, báo cáo, hay biên bản dựa trên dữ liệu người dùng đã điền.
- Cần đính kèm tài liệu vào email hoặc gửi cho hệ thống bên ngoài.
- Cần tài liệu cho bước Ký số kế tiếp.
Cài đặt chính
Mỗi tài liệu trong bước có bảng cài đặt riêng:
| Cài đặt | Mô tả |
|---|---|
| Mẫu tài liệu | Chọn Mẫu tài liệu đã tạo sẵn trong tổ chức. Sau khi chọn, danh sách trường cần điền sẽ hiện ra. |
| Định dạng | Chọn PDF (mặc định) hoặc DOCX. Dùng DOCX khi người nhận cần chỉnh sửa thêm. |
| Tên file | Mẫu tên file tùy chọn, hỗ trợ biến {{ }}. Ví dụ: hop-dong-{{ input.ma_don }}.pdf. Nếu bỏ trống, hệ thống tự đặt tên. |
| Ánh xạ trường | Gắn từng trường của Mẫu tài liệu với một giá trị: chọn biến từ bước trước (tham chiếu), nhập biểu thức {{ }}, hoặc nhập văn bản cố định. Trường có dấu * là bắt buộc phải ánh xạ trước khi Xuất bản. |
Nếu bước này nằm trước một bước Ký số, hệ thống tự đánh dấu tài liệu liên quan là bắt buộc — tài liệu phải xuất thành công; nếu lỗi, toàn bộ Phiên chạy dừng lại để người ký không bị mắc kẹt mà không có file.
Nhấn Thêm tài liệu trong bảng cài đặt để thêm nhiều tài liệu cho cùng một bước. Mỗi tài liệu có ID riêng để các bước Email hay Webhook phía sau có thể đính kèm đúng file.
Ví dụ
Trong Quy trình Đề xuất mua sắm, sau khi Trợ lý AI (Agent) và người phê duyệt xác nhận, bước Tạo tài liệu xuất Hợp đồng mua sắm:
- Chọn Mẫu tài liệu
Hợp đồng mua sắm. - Định dạng:
PDF. - Tên file:
hop-dong-{{ input.ma_don }}-{{ input.ten_nha_cung_cap }}.pdf. - Ánh xạ trường:
- Tên nhà cung cấp →
nodes.buoc_xet_duyet.output.ten_nha_cung_cap - Tổng giá trị →
nodes.buoc_xet_duyet.output.tong_gia_tri - Ngày ký → nhập cố định hoặc biến ngày từ biểu mẫu đầu vào
- Tên nhà cung cấp →
Tài liệu sinh ra được bước Email kế tiếp đính kèm tự động và bước Ký số sử dụng để thu chữ ký.