Người dùng
Mời, tạo trực tiếp, vô hiệu hóa và gán vai trò cho thành viên trong tổ chức của bạn.
Tổng quan
Trang Quản trị > Người dùng liệt kê tất cả thành viên của tổ chức. Thông tin hồ sơ (email, tên hiển thị) do hệ thống xác thực (IdP) quản lý và được làm mới mỗi lần đăng nhập — bạn không thể sửa trực tiếp tại đây.
Cần có quyền quản trị (integration.admin hoặc cao hơn) để xem và thao tác trên trang này.
Mời thành viên
- Nhấn Mời người dùng ở góc trên phải.
- Điền email và tên hiển thị (tùy chọn).
- Chọn một hoặc nhiều Vai trò sẽ được gán khi người đó đăng nhập lần đầu.
- Nhấn Gửi lời mời — IdP sẽ gửi email chứa liên kết kích hoạt.
Lời mời đang chờ hiển thị trong tab Lời mời đang chờ. Bạn có thể Gửi lại hoặc Hủy từng lời mời bất kỳ lúc nào.
Nhập hàng loạt qua CSV
Để thêm nhiều người cùng lúc, dùng Nhập từ CSV (tối đa 500 dòng).
| Cột CSV | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|
email | Có | Địa chỉ email hợp lệ |
display_name | Không | Tên hiển thị |
roles | Không | Tên vai trò, ngăn cách bằng dấu ; |
groups | Không | Tên nhóm, ngăn cách bằng dấu ; |
password | Không | Chỉ dùng ở chế độ Trực tiếp |
Chọn chế độ Mời (gửi email kích hoạt) hoặc chế độ Trực tiếp (thành viên hoạt động ngay lập tức).
Tìm và lọc danh sách
Thanh công cụ phía trên danh sách thu hẹp kết quả ở phía máy chủ, nên số lượng hiển thị và nút phân trang luôn nói đúng về toàn bộ tổ chức chứ không riêng trang đang xem:
| Bộ lọc | Tác dụng |
|---|---|
| Ô tìm kiếm | Khớp một phần tên hiển thị hoặc email |
| Trạng thái | Tất cả · Đang hoạt động · Đã vô hiệu hóa |
| Vai trò | Chỉ những người đang giữ vai trò đó |
| Nhóm | Chỉ thành viên của nhóm đó |
| Đơn vị | Người được gán vào đơn vị đó hoặc bất kỳ đơn vị nào bên dưới nó |
Bộ lọc Đơn vị đi xuống cả cây: chọn một phòng ban là lấy cả các bộ phận trực thuộc, nên không cần chọn từng đơn vị con.
Trạng thái bộ lọc nằm trong địa chỉ trang, nên bạn có thể gửi đường dẫn của một danh sách đã lọc cho người khác, và tải lại trang không mất bộ lọc. Đổi bất kỳ bộ lọc nào sẽ quay về trang đầu.
Hai bộ lọc Vai trò và Đơn vị chỉ hiện với người có quyền quản trị triển khai (deployment.admin). Danh sách người dùng vốn mở cho mọi thành viên — trình thiết kế quy trình cần nó để chọn người — nhưng "ai đang giữ vai trò này" và "ai thuộc đơn vị này" là thông tin phân quyền, nên hai bộ lọc đó bị chặn ở máy chủ chứ không chỉ ẩn trên giao diện.
Vô hiệu hóa và kích hoạt lại
Dùng Vô hiệu hóa để chặn một người dùng truy cập mà không xóa bản ghi, lịch sử kiểm toán hay vai trò của họ.
| Thao tác | Kết quả |
|---|---|
| Vô hiệu hóa | Chặn mọi yêu cầu API; dữ liệu và lịch sử được giữ nguyên |
| Kích hoạt lại | Khôi phục quyền truy cập; người dùng đăng nhập lại bằng thông tin IdP hiện có |
Bạn không thể tự vô hiệu hóa tài khoản của chính mình. Quản trị viên cuối cùng trong tổ chức cũng không thể bị vô hiệu hóa.
Trang chi tiết người dùng
Nhấn vào tên bất kỳ người dùng để mở trang chi tiết. Từ đây bạn có thể:
Gán vai trò
Trong mục Phân công vai trò, chọn một vai trò từ danh sách thả xuống rồi nhấn Cấp vai trò. Để thu hồi, nhấn Thu hồi cạnh tên vai trò.
Quyền thực tế của người dùng là tổng hợp của tất cả các vai trò họ đang giữ, hiển thị trong mục Quyền hiệu lực.
Đặt quản lý và nhân viên trực tiếp
Mục Quản lý cho phép gán người quản lý trực tiếp cho người dùng này. Điều này phục vụ tính năng giao việc động trong quy trình — ví dụ, trong quy trình Đề xuất mua sắm, bước Công việc người dùng (Human task) có thể tự động giao cho quản lý của người gửi yêu cầu.
- Nhấn Đặt quản lý (hoặc Đổi nếu đã có).
- Chọn tên người quản lý từ danh sách.
- Thay đổi lưu ngay lập tức.
Mục Nhân viên trực tiếp liệt kê tất cả những người đang báo cáo cho người dùng này.
Quan hệ quản lý chỉ phục vụ việc giao việc: nó không cho người quản lý xem được hồ sơ của nhân viên. Ai đọc được hồ sơ nào chỉ do quyền truy cập của thực thể quyết định — xem Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi.
Để xem toàn bộ cây phân cấp, hãy duyệt qua từng trang chi tiết người dùng.
Nhóm của người dùng
Nhóm quyết định người này thấy và nhận việc từ hàng chờ của bộ phận nào, và nhận quyền truy cập thực thể cấp cho nhóm. Trước đây chỉ quản lý được từ phía nhóm, nên khi tiếp nhận một người mới bạn phải mở lần lượt từng nhóm; giờ quản lý được ngay tại đây, ở thẻ Nhóm.
Thêm vào nhóm: chọn một nhóm ở ô Thêm vào nhóm… dưới cùng thẻ — chọn xong là thêm luôn, không có nút riêng.
Gỡ khỏi nhóm: nhấn Gỡ ở dòng tương ứng rồi xác nhận. Hộp thoại nói rõ hậu quả: người đó thôi thấy các việc chưa nhận của nhóm, còn việc họ đã nhận vẫn thuộc về họ.
Chiều ngược lại là trang Nhóm, nơi xem toàn bộ thành viên của một nhóm.
Thẻ này chỉ hiển thị nhóm, không hiển thị vai trò — hai thứ khác nhau. Vai trò cấp quyền trên toàn tổ chức; nhóm là một tập người dùng để giao việc và để cấp quyền truy cập thực thể theo nhóm.
Đơn vị tổ chức của người dùng
Một người dùng có thể được gán vào một hoặc nhiều đơn vị tổ chức (organizational unit). Lượt gán (placement) làm hai việc. Thứ nhất, nó cung cấp đơn vị mặc định cho hồ sơ mới mà người đó tạo ra: mỗi người có nhiều nhất một đơn vị chính đang hoạt động, và đó là đơn vị mặc định đó. Thứ hai, nó là tham số của các quyền dùng phạm vi theo lượt gán (Đơn vị của họ / Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới): với một quyền như thế, mọi lượt gán của người đó đều tính — không riêng đơn vị chính — và chuyển lượt gán là tầm với của quyền đổi theo ngay, không ai phải sửa chính sách. Xem Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi.
"Mặc định" là chỗ cần đọc kỹ khi có quy trình tham gia. Với hồ sơ người đó tự tạo trên màn hình, ô chọn đơn vị đích chọn sẵn đơn vị chính — nhưng chỉ khi phạm vi Tạo của họ bao phủ chính đơn vị ấy. Nếu không, và họ chỉ được lưu vào đúng một đơn vị, ô chọn sẵn đơn vị đó; ngoài ra thì để trống cho họ tự chọn. Với hồ sơ do quy trình tạo ra thì không nhất thiết: bước Bản ghi thực thể (Entity record) có ô Đơn vị đích (Destination unit) của riêng nó và có thể tự nêu nơi lưu — Một đơn vị (A unit), hoặc Đơn vị của bản ghi kích hoạt (Trigger's unit). Đơn vị chính quyết định nơi lưu ở chế độ mặc định Đơn vị của chủ thể (Principal's unit), và cũng là chỗ chế độ Đơn vị của bản ghi kích hoạt quay về khi lượt chạy không có bản ghi kích hoạt nào — "chủ thể" ở đây là danh tính mà lượt chạy đại diện, không phải người bấm nút chạy; xem Chạy với tư cách (Run as).
Việc gán đơn vị tự nó không cấp quyền truy cập nào. Quyền chỉ đến từ quyền truy cập của thực thể — nhưng khi một quyền ở đó dùng phạm vi theo lượt gán, các lượt gán chính là thước đo tầm với của quyền ấy: gỡ một lượt gán là thu hẹp quyền đó ngay, và người không còn lượt gán nào thì quyền ấy không khớp hồ sơ nào cả.
Chiều ngược lại thì có hậu quả: nếu một người có quyền tạo hồ sơ với phạm vi hồ sơ của chính mình trên một thực thể phân loại theo đơn vị mà lại chưa có đơn vị chính, lượt tạo không chỉ định đơn vị sẽ thất bại với thông báo "Thực thể này bắt buộc có đơn vị, nhưng không xác định được đơn vị nào."
Quy trình chạy dưới danh tính đó cũng vướng đúng chỗ ấy: bước Bản ghi thực thể ở chế độ Đơn vị của chủ thể không suy ra được đơn vị nào, nên lượt chạy dừng ở trạng thái bị chặn với nguyên nhân destination_ineligible chứ không thất bại — gán một đơn vị chính cho chủ thể rồi chạy tiếp là xong.
Lượt gán được quản lý ngay tại trang này, ở thẻ Gán đơn vị. Thẻ liệt kê các đơn vị người này thuộc về, đánh dấu đơn vị chính, và có nút Thêm lượt gán — cùng một thẻ và cùng những quy tắc như khi nhìn từ phía đơn vị. Nút Gỡ có hỏi lại trước, và nếu dòng bị gỡ là đơn vị chính thì hộp thoại nói rõ: không đơn vị nào được đôn lên thay thế, nên hồ sơ mới họ tạo sẽ không còn mặc định thuộc đơn vị nào cho tới khi bạn chọn đơn vị khác. Chiều ngược lại là Đơn vị tổ chức, nơi xem thành viên của một đơn vị và gán nhiều chủ thể cùng lúc. Trang đó cũng có báo cáo Tình trạng phân quyền, nơi liệt kê những chủ thể chưa có đơn vị chính — và những chủ thể giữ phạm vi theo lượt gán nhưng chưa được xếp vào đơn vị nào.