Nhóm

Trang Thư viện quy trình cũng dùng từ "Nhóm" — nhưng đó là thư mục để sắp xếp quy trình/biểu mẫu, không liên quan đến nhóm người dùng ở đây.

Đơn vị tổ chức cũng trông giống "một tập hợp người", nhưng là thứ khác hẳn: nhóm là thứ bạn gọi tên trong một lượt cấp quyền hoặc một lượt giao việc, còn đơn vị là chỗ hồ sơ được xếp vào — và việc gán một người vào đơn vị tự nó không cấp quyền gì. Bản thân nhóm cũng không gán được vào đơn vị: chỗ đứng trong sơ đồ tổ chức thuộc về từng thành viên chứ không thuộc về nhóm, nên muốn người của nhóm nằm dưới một đơn vị thì bạn gán từng người. Xem Đơn vị tổ chức.

Nhóm không mang quyền vai trò. Những quyền như entity.read hay workflow.design chỉ đến từ Vai trò gán cho từng người, và mức trần quyền của nhóm luôn được tính theo từng thành viên.

Nhưng nhóm là một chủ thể hợp lệ trong danh sách cấp quyền của một thực thể: một lượt cấp quyền gọi tên nhóm sẽ đến với mọi thành viên, kèm phạm vi hồ sơ riêng cho từng thao tác, và phạm vi ấy được xét trên từng thành viên — với phạm vi Đơn vị của họ, một lượt cấp quyền duy nhất cho nhóm là mỗi thành viên chạm tới đúng đơn vị mà chính họ được gán vào, thay cho một nhóm và một lượt cấp quyền neo riêng cho từng đơn vị. Đó chính là cách cấp quyền truy cập cho nhiều người cùng lúc — xem Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi.

Cùng một việc làm được từ phía người dùng: trang chi tiết người dùng có thẻ Nhóm liệt kê các nhóm người đó thuộc về, thêm và gỡ ngay tại chỗ. Dùng trang này khi bạn đang xếp người vào một nhóm; dùng trang người dùng khi bạn đang tiếp nhận một người. Xem Người dùng.

Thành viên của nhóm không chỉ có người dùng: một chủ thể dịch vụ (service principal) cũng có thể thuộc nhóm. Bạn thêm nó ở thẻ Nhóm trên trang chi tiết chủ thể dịch vụ (tab Vai trò & nhóm → Thêm vào nhóm…), không phải từ đây — nút Thêm người dùng ở trang này chỉ thêm người dùng, và danh sách thành viên trên trang này cũng chỉ hiển thị người dùng. Nghĩa là nhóm bạn sắp cấp quyền có thể đang chứa một chủ thể dịch vụ mà màn hình này không cho thấy.

Chủ thể dịch vụ trong nhóm nhận quyền truy cập thực thể của nhóm đúng như một thành viên là người dùng, nhưng không bao giờ nhận công việc hay thông báo — giao việc, hộp thư đến và thông báo vẫn chỉ dành cho người dùng.

Bạn cũng có thể thêm người dùng vào nhóm hàng loạt khi nhập từ CSV — xem trang Nhập người dùng từ CSV.

Nếu nhóm còn thành viên, các bước quy trình đang giao việc cho nhóm này sẽ giữ tham chiếu nhưng âm thầm ngừng khớp. Hãy cập nhật lại trong trình thiết kế nếu cần.

Nặng hơn nhiều: xóa nhóm cũng âm thầm rút lại mọi quyền truy cập mà các lượt cấp quyền gọi tên nhóm này đang mang lại, trên mọi thực thể có gọi tên nó. Những lượt cấp quyền đó bị xóa theo, không có cảnh báo và không xuất hiện ở bước xác nhận; mọi thành viên mất quyền ngay lập tức, và muốn khôi phục thì phải tạo lại nhóm rồi cấp quyền lại từ đầu trên từng thực thể. Hãy mở Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi của những thực thể liên quan và kiểm tra trước khi xóa.

Việc xóa còn bị từ chối khi nhóm vẫn đang được dùng ở nơi khác: một bản ghi trỏ vào nhóm này qua trường tham chiếu, hoặc một trường/biểu mẫu còn giới hạn bộ chọn người dùng theo nhóm này bằng Chỉ người trong nhóm / Loại trừ người trong nhóm (xem Trường dữ liệu) — kể cả khi giới hạn đó chỉ còn nằm trong biểu mẫu đã chốt của một lượt chạy chưa kết thúc. Thông báo lỗi cho biết đúng trường hợp nào. Nhóm còn thành viên là chủ thể dịch vụ cũng không xóa được cho tới khi bạn gỡ thành viên đó ra.