Bắt đầu (Start)

Mục đích

Mỗi quy trình có đúng một nút Bắt đầu (Start). Đây là bước đầu tiên chạy khi một phiên mới được tạo. Nút này trả lời ba câu hỏi:

• Quy trình bắt đầu như thế nào — người dùng chạy tay, chạy theo lịch, hay chạy khi có thay đổi ở đâu đó.
• Mỗi lần chạy nói về cái gì — một bản ghi thực thể, hay không gắn với bản ghi nào.
• Quy trình nhận vào những gì — một biểu mẫu, hay không tham số nào.

Dữ liệu người dùng điền ở biểu mẫu đầu vào được các bước sau đọc qua đường dẫn input.<mã trường>.

Khi nào dùng

Tình huống	Cách thiết lập
Nhân viên tự điền đề xuất (ví dụ: Đề xuất mua sắm)	Giữ cách bắt đầu Thủ công, mục Tham số chọn Biểu mẫu
Việc lặp lại đều đặn (báo cáo cuối tháng)	Đổi sang trigger Theo lịch (Định kỳ)
Chạy khi một bản ghi được tạo hoặc sửa	Đổi sang một trigger trong nhóm Dữ liệu
Chạy khi hệ thống ngoài (CRM) có thay đổi	Đổi sang trigger của ứng dụng đã kết nối
Quy trình nội bộ không cần dữ liệu đầu vào	Giữ Thủ công, mục Tham số để Không

Cài đặt chính

Khối đầu tiên trong bảng thuộc tính là Quy trình này bắt đầu như thế nào? — nó hiển thị trigger đang dùng. Bấm biểu tượng bút chì (Đổi trigger) để chọn cái khác: danh sách chia thành nhóm Tích hợp sẵn (Thủ công — mọi người điền biểu mẫu, Theo lịch (Định kỳ)), nhóm Dữ liệu (khi một bản ghi được tạo, sửa hoặc xoá) và các trigger của ứng dụng đã kết nối.

Khi giữ cách bắt đầu thủ công, hai mục dưới đây hiện ra:

Cài đặt	Mô tả
Đối tượng	Lần chạy này nói về cái gì. Không — không gắn với bản ghi nào. Thực thể — chọn thực thể, rồi chọn Số lượng: Đơn (mỗi lần chạy một bản ghi) hoặc Nhiều (một lần chạy bao trọn cả lựa chọn đã chọn).
Tham số	Không — chạy với dữ liệu đầu vào trống. Biểu mẫu — chọn biểu mẫu mà người khởi chạy phải điền.
Lưu bản xuất làm đầu ra	Chỉ hiện khi Tham số là Biểu mẫu. Nếu biểu mẫu có mẫu tài liệu đính kèm, bật tùy chọn này để bản xuất ra được lưu luôn thành đầu ra của phiên chạy. Biểu mẫu không có mẫu tài liệu thì công tắc bị khoá.

Ghi chú

Nút Bắt đầu không xoá được và cũng không thêm được nút thứ hai — nó không nằm trong danh sách các bước có thể thêm vào sơ đồ.

Mẹo

Nếu muốn dùng trigger của một ứng dụng ngoài mà tổ chức chưa kết nối tài khoản nào, danh sách trigger sẽ báo không có trigger phù hợp và mời bạn kết nối ứng dụng. Việc kết nối làm ở Quản trị › Tích hợp.

Trường tệp trên biểu mẫu khởi đầu

Một trường tệp cho phép chọn nhiều tệp có thể được điền theo hai cách. Người khởi chạy chọn ngay trên màn hình Bắt đầu một phiên mới, bằng cặp nút nằm ngay dưới tên trường:

Cách điền	Điều gì xảy ra
Đính kèm tệp	Người khởi chạy tự chọn tệp từ máy mình — đúng như mọi trường tệp khác.
Dùng thư mục theo dõi	Không ai tải tệp lên. Lần chạy nhận những gì đã có sẵn trong một thư mục theo dõi — thư mục mà bên gửi (máy quét, đối tác, một tiến trình khác) vẫn đổ tệp vào.

Cách thứ hai là điều khiến một lần chạy xử lý được hàng nghìn tài liệu mà không ai phải kéo thả qua trình duyệt.

Ghi chú

Cặp nút này chỉ xuất hiện khi quy trình thực sự lặp qua trường tệp đó: hoặc có bước Gộp tệp (Group files) gộp trường này thành từng hồ sơ, hoặc có bước Lặp theo phần tử (For each) lặp thẳng trên trường này. Trường tệp mà không bước nào lặp qua vẫn chỉ là ô đính kèm bình thường.

Chọn một thư mục theo dõi

1. Bấm Dùng thư mục theo dõi.
2. Chọn ở ô Thư mục theo dõi. Nếu tổ chức chưa theo dõi thư mục nào, màn hình báo Chưa có thư mục theo dõi nào. — hãy tạo trước theo hướng dẫn Thư mục theo dõi.
3. Đọc dòng tóm tắt hiện ra bên dưới trước khi bấm Bắt đầu phiên. Hệ thống đọc thư mục ngay lúc đó và cho biết lần chạy này sẽ làm gì:
   • Quy trình xử lý theo hồ sơ (có bước Gộp tệp): Sẽ tạo N hồ sơ con — trên M tệp, kèm vài tên hồ sơ làm ví dụ.
   • Quy trình xử lý từng tệp một: Sẽ xử lý N tệp.
4. Xem mục Chưa lấy. Đây là danh sách những gì không được đưa vào lần chạy này và vì sao: hồ sơ còn đang về, hồ sơ chưa báo hoàn tất, tệp rời không nằm trong thư mục nào, hồ sơ quá nhiều tệp, hồ sơ nhiều tệp hơn biểu mẫu cho phép hoặc ít tệp hơn biểu mẫu yêu cầu.

Con số hiển thị chính là lời hứa của lần chạy này. Nếu nó không khớp với số hồ sơ bạn đang chờ xử lý, mục Chưa lấy giải thích phần chênh lệch — hãy đọc nó trước khi bắt đầu, chứ đừng sau khi lần chạy đã xong.

Chú ý

Nếu màn hình báo Chưa có hồ sơ nào trong thư mục này sẵn sàng chạy. (hoặc Chưa có tệp nào trong thư mục này sẵn sàng chạy. ở quy trình chạy theo từng tệp) thì đừng bắt đầu — hệ thống cũng sẽ từ chối lần khởi chạy đó. Một tệp chỉ được coi là ổn định sau hai lượt quét liên tiếp thấy nó không đổi, nên tệp vừa về luôn cần thêm ít nhất một lượt quét nữa. Hãy đợi rồi mở lại màn hình khởi chạy.

Ghi chú

Cách gộp tệp thành hồ sơ không chọn ở màn hình khởi chạy — nó được đặt trên bước Gộp tệp của quy trình. Ở đây bạn chỉ nhìn thấy kết quả của cách gộp đó.

Lần chạy chốt danh sách ngay khi bắt đầu

Khi bạn bấm Bắt đầu phiên, lần chạy ghi lại đúng những hồ sơ nó lấy tại thời điểm đó:

• Tệp về sau khi lần chạy đã bắt đầu không thuộc lần chạy này. Chúng vẫn được thư mục theo dõi ghi nhận, nên một lần khởi chạy sau sẽ nhận chúng.
• Tệp được sửa lại sau khi lần chạy bắt đầu thì bản sửa mới chính là bản được đọc.

Thư mục theo dõi không bao giờ “đóng lại”: bạn khởi chạy hôm nay rồi khởi chạy tiếp ngày mai trên cùng thư mục đó, không cần thao tác mở lại.

Ví dụ

Trong quy trình Đề xuất mua sắm:

1. Nút Bắt đầu (Start) giữ nguyên cách bắt đầu Thủ công — mọi người điền biểu mẫu.
2. Mục Tham số chọn Biểu mẫu, rồi chọn “Phiếu đề xuất mua sắm” — nhân viên điền tên hàng hóa, số lượng và nhà cung cấp đề xuất.
3. Bật Lưu bản xuất làm đầu ra vì biểu mẫu có mẫu tài liệu — bản PDF phiếu đề xuất sẽ tự động thành đầu ra của phiên chạy để các bước sau (ký số, gửi email) dùng lại.

Người dùng mở màn hình Bắt đầu một phiên mới, điền biểu mẫu rồi bấm Bắt đầu phiên. Bước Trợ lý AI (Agent) phía sau đọc dữ liệu vừa điền qua đường dẫn input.<mã trường>.

Xem thêm cách gộp tệp thành hồ sơ tại Gộp tệp (Group files) và cách lặp qua chúng tại Lặp theo phần tử (For each).