Cách quy trình bắt đầu (Trigger)
Tìm hiểu các cách khởi động quy trình — thủ công qua biểu mẫu, theo lịch định kỳ, khi bản ghi dữ liệu thay đổi, hoặc khi bản ghi ứng dụng kết nối thay đổi.
Mỗi quy trình đều có một Nút bắt đầu (Start). Chính nút này quyết định quy trình khởi động như thế nào — không có bước trigger riêng biệt. Nhấp vào nút Start trên canvas rồi mở bảng thuộc tính bên phải để cấu hình.
Bốn chế độ khởi động
Bảng thuộc tính hiển thị một thẻ tóm tắt trigger hiện tại. Nhấp biểu tượng bút chì trên thẻ để mở hộp thoại chọn trigger — một danh sách có thể tìm kiếm, chia theo nhóm:
| Nhóm trong hộp thoại | Chế độ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tích hợp sẵn | Thủ công — mọi người điền biểu mẫu | Người dùng nhấn nút "Chạy" và điền biểu mẫu khởi đầu. Phù hợp với các yêu cầu được tạo bởi con người, ví dụ: đề xuất mua sắm. |
| Tích hợp sẵn | Theo lịch (Định kỳ) | Tự động chạy theo lịch lặp lại, ví dụ mỗi ngày lúc 8 giờ sáng. |
| Dữ liệu | Khi một bản ghi được tạo mới / cập nhật / xóa | Quy trình tự khởi động khi một bản ghi trong thực thể dữ liệu nội bộ của tổ chức bạn thay đổi — không liên quan tới hệ thống bên ngoài. |
| (tên ứng dụng đã kết nối, ví dụ HubSpot) | Khi một {đối tượng} được tạo mới / cập nhật / xóa | Quy trình tự khởi động khi một bản ghi trong hệ thống bên ngoài đã kết nối thay đổi. Nhóm này chỉ xuất hiện sau khi tổ chức đã kết nối ứng dụng đó. |
Chọn Thủ công trong hộp thoại sẽ xóa trigger đang gắn (quay quy trình về nhập liệu thủ công); chọn một chế độ khác sẽ tạo hoặc thay thế trigger của quy trình. Cấu hình các chế độ tự động (Theo lịch, Dữ liệu, Ứng dụng kết nối) đều được tự động lưu sau mỗi thay đổi — không cần nhấn nút lưu riêng.
Ba chế độ tự động — Theo lịch, Dữ liệu, Ứng dụng kết nối — khởi động lượt chạy khi không có ai là người khởi chạy. Vì vậy việc bật một trigger như thế bị từ chối nếu chính sách Chạy với tư cách (Run as) của quy trình vẫn để Người khởi chạy hoặc chưa được quyết định — và trình soạn trigger chỉ báo lỗi chung "Không thể lưu", không nói lý do. Hãy mở Cài đặt → Chạy với tư cách, chọn Một service principal, rồi mới bật trigger — xem Chạy với tư cách (Run as).
Chế độ thủ công
Khi trigger là Thủ công, bảng thuộc tính hiển thị hai trục cấu hình độc lập: Đối tượng (quy trình xử lý gì) và Tham số (quy trình nhận dữ liệu gì khi bắt đầu).
Trục Đối tượng (Subject)
| Tùy chọn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Không | Lần chạy không gắn với bản ghi cụ thể nào — mặc định cho các yêu cầu do con người khởi tạo từ đầu. |
| Thực thể | Lần chạy xử lý (các) bản ghi có sẵn của một Thực thể. Chọn thực thể, rồi chọn Số lượng: Đơn (mỗi lần chạy xử lý một bản ghi) hoặc Nhiều (một lần chạy xử lý toàn bộ tập bản ghi đã chọn cùng lúc). |
Gắn quy trình vào một thực thể làm Đối tượng chính là điều khiến quy trình xuất hiện như một nút hành động ngay trên trang chi tiết bản ghi của thực thể đó. Ví dụ: nếu quy trình "Phê duyệt đơn mua hàng" được gắn Đối tượng vào thực thể Đơn mua hàng (Số lượng: Đơn), một nút như "Gửi phê duyệt" sẽ xuất hiện ngay trên trang chi tiết của mỗi bản ghi Đơn mua hàng — người dùng bấm thẳng từ đó thay vì tìm quy trình trong danh sách.
Gắn Đối tượng vào thực thể chỉ khai báo cái gì quy trình xử lý — nó không tự tạo hành động. Nếu chưa có hành động nào trên thực thể trỏ tới quy trình này, bảng thuộc tính sẽ cảnh báo "Chưa có hành động nào khởi chạy quy trình này, nên không ai chạy được" kèm liên kết Quản lý hành động để thêm một hành động trên thực thể đó.
Với Số lượng Nhiều, quy trình phải thực sự dùng tập bản ghi đó — lặp qua "Chủ thể · các bản ghi đã chọn" hoặc tham chiếu nó trong một biểu thức — nếu không việc xuất bản sẽ bị từ chối.
Trục Tham số (Params)
| Tùy chọn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Không | Lần chạy khởi tạo với dữ liệu đầu vào trống. |
| Biểu mẫu | Gắn một Biểu mẫu (form) làm màn hình nhập liệu ban đầu; người dùng điền biểu mẫu này khi nhấn "Bắt đầu phiên". |
Khi chọn Biểu mẫu, bạn còn thấy công tắc Lưu bản xuất làm đầu ra — chỉ bật được khi biểu mẫu đã gắn có kèm mẫu tài liệu (document template); bật lên để phiên chạy lưu lại bản xuất của biểu mẫu như một đầu ra có thể dùng ở các bước sau.
Ví dụ quy trình "Đề xuất mua sắm": Đối tượng để Không, Tham số là Biểu mẫu với các trường Tên hàng, Số lượng, Nhà cung cấp đề xuất. Dữ liệu này sẽ có sẵn cho các bước sau qua input.*.
Chế độ Theo lịch (Định kỳ)
Chọn "Theo lịch (Định kỳ)" trong hộp thoại trigger để quy trình tự chạy theo một lịch lặp lại — ví dụ gửi email nhắc duyệt các đề xuất mua sắm đang chờ, mỗi ngày lúc 8 giờ sáng.
Bảng thuộc tính có hai cách xây lịch:
| Cách xây lịch | Cấu hình |
|---|---|
| Trình tạo đơn giản (mặc định) | Chọn Lặp lại: Mỗi ngày, Mỗi tuần, Mỗi giờ, hoặc Mỗi N giờ. Tùy tần suất, các trường phụ hiện ra: Lúc (giờ, cho Mỗi ngày/Mỗi tuần), Vào (chọn thứ trong tuần, cho Mỗi tuần), Phút (cho Mỗi giờ), hoặc Mỗi (giờ) + Phút (cho Mỗi N giờ). |
| Nâng cao (cron) | Nhập trực tiếp một biểu thức cron 5 trường chuẩn (phút giờ ngày tháng thứ), ví dụ 0 8 * * *. Bước nhảy phải viết trên một khoảng, ví dụ 5-59/5: dạng tắt 5/5 bị từ chối khi lưu một biểu thức mới hoặc vừa sửa (*/15 vẫn hợp lệ), còn lịch đã lưu từ trước vẫn chạy bình thường. Chuyển qua lại giữa hai cách bằng liên kết "Nâng cao (cron)" / "Dùng trình tạo đơn giản" ở cuối khối lịch. |
Cả hai cách đều dùng chung trường Múi giờ (mặc định theo múi giờ trình duyệt của bạn, ví dụ Asia/Ho_Chi_Minh) — lịch được tính theo múi giờ này, kể cả khi có giờ mùa hè. Khối Lần chạy kế tiếp cho biết thời điểm quy trình sẽ chạy lần tới.
Dùng công tắc Đang hoạt động để tạm dừng lịch mà không xóa cấu hình; nút Xóa lịch gỡ hẳn trigger (quay quy trình về Thủ công).
Vì một lần chạy theo lịch không có ai điền biểu mẫu, hiện tại phiên chạy được tạo với dữ liệu đầu vào trống — trục Tham số của chế độ Thủ công không áp dụng cho chế độ này.
Chế độ Dữ liệu — khi bản ghi thực thể thay đổi
Chọn một dòng trong nhóm "Dữ liệu" (Khi một bản ghi được tạo mới/cập nhật/xóa) để quy trình tự khởi động khi bản ghi của một thực thể nội bộ của tổ chức bạn thay đổi — không cần kết nối ứng dụng nào. Sau khi chọn, bảng thuộc tính yêu cầu cấu hình thêm:
| Cài đặt | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Thực thể | Có | Thực thể theo dõi thay đổi. |
| Khi | Có | Sự kiện kích hoạt: Tạo mới, Cập nhật, hoặc Xóa. |
| Bộ lọc (tùy chọn) | Không | Chỉ khởi động khi bản ghi khớp các điều kiện. Để trống = mọi thay đổi đều kích hoạt. |
| Ánh xạ dữ liệu | Không | Đưa trường của bản ghi vào đầu vào quy trình (input.*). |
| Đang hoạt động | — | Công tắc bật/tắt; tự động lưu, không cần nút lưu riêng. |
Vì quy trình được khởi động bởi chính bản ghi vừa thay đổi, trục Đối tượng tự động gắn vào thực thể đó (Số lượng: Đơn) — bảng thuộc tính ẩn bộ chọn Đối tượng thủ công trong khi trigger này còn gắn, và các bước sau có thể tham chiếu bản ghi qua subject.*. Chính bản ghi ấy cũng là thứ mà chế độ Đơn vị của bản ghi kích hoạt (Trigger's unit) trong ô Đơn vị đích (Destination unit) của bước Bản ghi thực thể đọc: hồ sơ mới sẽ được lưu vào đúng đơn vị của bản ghi đã kích hoạt lượt chạy.
Chỉ hai chế độ khởi động cấp được đơn vị cho chế độ đó: trigger Dữ liệu ở đây với sự kiện Tạo mới hoặc Cập nhật, và lượt chạy Thủ công có trục Đối tượng gắn vào một thực thể với Số lượng: Đơn. Những trường hợp còn lại không có bản ghi nội bộ nào để kế thừa: lượt chạy Theo lịch; lượt chạy Thủ công để Đối tượng là Không, hoặc Số lượng là Nhiều (một tập bản ghi không chỉ ra được một đơn vị); trigger ứng dụng kết nối (bản ghi kích hoạt nằm ở hệ thống bên ngoài); trigger Dữ liệu với sự kiện Xóa (bản ghi không còn để đọc đơn vị); và cả khi bản ghi kích hoạt vốn không thuộc đơn vị nào. Trong mọi trường hợp ấy, bước không báo lỗi mà lặng lẽ lùi về mặc định Đơn vị của chủ thể (Principal's unit) — đơn vị chính đang hoạt động của danh tính mà lượt chạy đại diện. Bảng thuộc tính cũng ghi đúng câu đó: "Nếu không có bản ghi kích hoạt, lượt chạy sẽ dùng đơn vị của chủ thể." Nếu đơn vị chính ấy không phải nơi bạn muốn lưu hồ sơ, hãy chọn Một đơn vị (A unit) thay vì trông cậy vào việc kế thừa.
Bộ lọc điều kiện
Mỗi điều kiện gồm một Trường, một Toán tử, và (tùy toán tử) một Giá trị. Có nhiều toán tử theo kiểu trường: so sánh (là / không phải / < / ≤ / > / ≥ / thuộc), sự hiện diện (có giá trị / trống), boolean (đúng / sai). Khi sự kiện là Cập nhật, còn có thêm hai toán tử theo dõi thay đổi: đã thay đổi và trước đó là — dùng để chỉ khởi động khi một trường vừa chuyển sang giá trị mới, thay vì mọi lần chỉnh sửa bất kỳ trường nào. Khi có nhiều điều kiện, dùng nút AND/OR để chọn logic kết hợp.
Để chỉ khởi động khi bản ghi bước vào một giai đoạn cụ thể (ví dụ Đơn mua hàng chuyển sang "Đã duyệt"), thêm hai điều kiện: Trạng thái đã thay đổi, và Trạng thái là Đã duyệt — nếu bỏ điều kiện "đã thay đổi", quy trình sẽ khởi động lại ở mọi lần sửa bản ghi đang ở trạng thái đó.
Ánh xạ dữ liệu vào input.*
Mỗi dòng ánh xạ gồm Trường sự kiện (một trường của thực thể, lấy theo ngữ cảnh sự kiện) → Khóa đầu vào (tên dùng ở các bước sau, truy cập qua input.<khóa>). Nút Điền mặc định tự sinh ánh xạ cho các trường thường dùng của thực thể; bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bớt. Trường được đánh dấu "nhạy cảm" chỉ hiện ra nếu bạn có quyền đọc dữ liệu nhạy cảm của thực thể.
Với sự kiện Xóa, ánh xạ dữ liệu là cách duy nhất để quy trình đọc được thông tin của bản ghi đã xóa — bản ghi không còn tồn tại vào lúc quy trình chạy.
Siêu dữ liệu trigger như trigger.change_kind luôn có sẵn cho mọi bước mà không cần ánh xạ thủ công.
Bạn cần quyền entity.list để tạo hoặc chỉnh sửa trigger Dữ liệu.
Chế độ ứng dụng kết nối — khi bản ghi bên ngoài thay đổi
Chọn một dòng trong nhóm theo tên nhà cung cấp (ví dụ HubSpot) để quy trình tự khởi động khi một bản ghi trong hệ thống bên ngoài đã kết nối thay đổi. Nhóm này chỉ xuất hiện sau khi tổ chức đã kết nối tài khoản của nhà cung cấp đó tại Quản trị → Tích hợp. Cấu hình gồm:
| Cài đặt | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tài khoản | Có | Tài khoản tích hợp đã kết nối. |
| Loại đối tượng | Có | Loại bản ghi theo dõi, ví dụ: Contact, Deal. |
| Khi | Có | Sự kiện kích hoạt: Tạo mới, Cập nhật, hoặc Xóa. |
| Bộ lọc (tùy chọn) | Không | Chỉ khởi động khi thuộc tính bản ghi khớp với điều kiện. Để trống = mọi thay đổi đều kích hoạt. |
| Ánh xạ dữ liệu | Không | Gán trường của bản ghi vào đầu vào quy trình (input.*). |
Bộ lọc điều kiện
Mỗi điều kiện gồm một Thuộc tính và một Giá trị (ví dụ: properties.dealstage = closedwon). Khi có nhiều điều kiện, tất cả phải cùng khớp (logic AND). Bỏ trống phần bộ lọc để kích hoạt với mọi thay đổi.
Ánh xạ dữ liệu vào input.*
Bảng Ánh xạ dữ liệu cho phép bạn đưa dữ liệu từ bản ghi tích hợp vào quy trình. Mỗi dòng gồm:
- Trường sự kiện — trường từ bản ghi của nhà cung cấp (ví dụ:
properties.email). - Khóa đầu vào — tên bạn muốn dùng ở các bước sau (ví dụ:
email), truy cập quainput.email.
Khi chọn loại đối tượng, hệ thống tự điền sẵn các ánh xạ phổ biến. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bớt.
Siêu dữ liệu trigger như trigger.objectId và trigger.changeKind luôn có sẵn cho mọi bước mà không cần ánh xạ thủ công.
Nếu nhiều tài khoản của cùng nhà cung cấp đã kết nối, trigger mới tạo sẽ ở trạng thái Tạm dừng (gắn tạm vào một tài khoản bất kỳ) cho tới khi bạn xác nhận đúng tài khoản và tự bật lên — tránh kích hoạt nhầm tài khoản.
Bạn cần quyền integration.admin để tạo hoặc chỉnh sửa trigger ứng dụng kết nối.
Ai được phép khởi chạy quy trình?
Bốn chế độ ở trên quyết định quy trình khởi động như thế nào; cài đặt Quyền chạy quyết định ai được phép tự tay bắt đầu một phiên mới (không ảnh hưởng tới việc thiết kế, chỉnh sửa, hay xuất bản). Mở nút Cài đặt trên thanh công cụ của trình thiết kế, rồi chọn dòng Quyền chạy để mở hộp thoại:
| Chế độ | Mô tả |
|---|---|
| Hạn chế | Chỉ những người dùng & nhóm bạn chọn trong bộ chọn bên dưới mới khởi chạy được. |
| Mọi người | Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức đều khởi chạy được. |
Quản trị viên có quyền "Khởi chạy mọi quy trình" luôn khởi chạy được, kể cả khi quy trình đang ở chế độ Hạn chế. Cài đặt này lưu ngay khi nhấn Lưu quyền truy cập trong hộp thoại và có hiệu lực tức thì — không cần xuất bản lại quy trình.
Quyền chạy và Chạy với tư cách là hai dòng khác nhau trong cùng popover Cài đặt và trả lời hai câu hỏi khác nhau: Quyền chạy quyết định ai được bấm nút bắt đầu, còn Chạy với tư cách quyết định lượt chạy hành động với tư cách ai khi nó đọc và ghi bản ghi. Khác với Quyền chạy, đổi chính sách chạy với tư cách chỉ áp dụng cho các lượt chạy mới — chủ thể được chốt một lần khi lượt chạy bắt đầu.
Bước tiếp theo
Sau khi cấu hình Nút bắt đầu, hãy thêm các bước xử lý tiếp theo vào quy trình: