Mẫu tài liệu
Tạo và quản lý mẫu PDF/DOCX tái sử dụng với hợp đồng dữ liệu riêng, kết xuất từ dữ liệu quy trình.
Mẫu tài liệu là tài liệu PDF hoặc DOCX tái sử dụng, có hợp đồng dữ liệu độc lập — tách biệt hoàn toàn với Biểu mẫu. Trong ví dụ quy trình "Đề xuất mua sắm", bước Tạo tài liệu (Generate document) dùng mẫu này để xuất ra Phiếu đề nghị mua sắm sau khi Trợ lý AI và Trưởng phòng đã duyệt.
Thư viện mẫu
Vào Tài liệu từ thanh điều hướng bên trái để xem toàn bộ mẫu. Bạn có thể lọc theo:
| Bộ lọc | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tất cả | Hiển thị mọi mẫu đang hoạt động |
| Đang dùng | Mẫu đang được ít nhất một nút quy trình tham chiếu |
| Chưa dùng | Mẫu chưa được nút nào dùng |
| Đã lưu trữ | Mẫu đã bị ẩn khỏi bộ chọn |
Tạo mẫu mới
- Nhấn Mẫu mới.
- Nhập Tên (ví dụ: "Phiếu đề nghị mua sắm") và Mô tả tùy chọn.
- Chọn Nhóm nếu bạn đang dùng nhóm để tổ chức mẫu.
- Nhấn Tạo — trình soạn thảo mở ra với hai tab: Trường và Bố cục.
Tab Trường — Lược đồ biến
Tab Trường định nghĩa hợp đồng dữ liệu của mẫu: những trường nào mà các nút quy trình (bước Tạo tài liệu) phải cung cấp giá trị.
| Thuộc tính | Mô tả |
|---|---|
| Khóa | Tên kỹ thuật dùng trong bố cục (field_key, chỉ chữ cái/số/gạch dưới) |
| Nhãn | Tên hiển thị cho người thiết kế quy trình |
| Kiểu | Văn bản, Số, Số nguyên, Có/Không, Đối tượng, Danh sách, Lựa chọn |
| Bắt buộc | Nếu bật, nút quy trình phải ánh xạ giá trị vào trường này |
| Nhạy cảm | Nếu bật, giá trị bị ẩn với người đọc không phải quản trị viên |
Đặt Nhạy cảm cho các trường như lương, số CCCD, hoặc thông tin ngân hàng. Người xem không có quyền instance.admin sẽ thấy giá trị bị che.
Sau khi thêm hoặc sửa trường, nhấn Lưu trường để áp dụng thay đổi.
Tab Bố cục
Tab Bố cục là trình soạn thảo WYSIWYG hiển thị trang A4 thực. Bạn chèn biểu thức {{ field_key }} vào vị trí muốn điền dữ liệu. Kết xuất cuối cùng (PDF hoặc DOCX) thay thế biểu thức bằng giá trị thực từ phiên chạy.
Tên trường trong bố cục phải khớp chính xác với Khóa đã khai báo ở tab Trường.
Trạng thái Đang dùng / Chưa dùng
- Đang dùng: mẫu đang được tham chiếu bởi ít nhất một nút trong quy trình đã xuất bản hoặc bản nháp. Không thể xóa — hãy gỡ tham chiếu ở nút đó trước.
- Chưa dùng: mẫu chưa được nút nào dùng, có thể xóa tự do.
Lưu trữ mẫu
Khi một mẫu không còn cần thiết nhưng vẫn đang được quy trình hiện có dùng, chọn Lưu trữ thay vì xóa:
- Mẫu ẩn khỏi danh sách và bộ chọn nút, nhưng vẫn kết xuất được cho các phiên chạy đang chạy.
- Để khôi phục, chọn Bỏ lưu trữ — mẫu trở lại danh sách hoạt động.
Xóa mẫu là thao tác vĩnh viễn. Nếu mẫu đang được nút nào đó tham chiếu, hệ thống sẽ chặn xóa cho đến khi bạn gỡ tham chiếu đó.