Trình tạo biểu mẫu
Hướng dẫn tạo và quản lý biểu mẫu — lược đồ, phần, trường, thuộc tính và mẫu tài liệu đính kèm.
Biểu mẫu là gì?
Biểu mẫu là lược đồ dữ liệu dùng chung. Mỗi bước Công việc người dùng (Human task) trong quy trình tham chiếu đúng một biểu mẫu để hiển thị giao diện nhập liệu cho người thực hiện.
Trong ví dụ quy trình "Đề xuất mua sắm", biểu mẫu đầu vào thu thập thông tin như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tệp đính kèm báo giá.
Thư viện biểu mẫu
Vào Biểu mẫu trên thanh điều hướng để xem toàn bộ biểu mẫu của tổ chức. Dùng bộ lọc Đang dùng / Chưa dùng / Đã lưu trữ để tìm nhanh. Nhấp một dòng để mở trình thiết kế.
Cấu trúc biểu mẫu
Biểu mẫu được chia thành các Phần (section); mỗi phần chứa nhiều trường. Trong tab Lược đồ biểu mẫu:
- Nhấn Thêm phần để thêm nhóm trường mới.
- Kéo thả phần để sắp xếp lại thứ tự.
- Nhấn Thêm trường bên trong một phần để thêm trường.
Loại trường
| Loại trường | Khi nào dùng |
|---|---|
| Văn bản (Text) | Tên, ghi chú ngắn hoặc nhiều dòng |
| Số (Number / Integer) | Đơn giá, số lượng |
| Ngày (Date) | Ngày yêu cầu, thời hạn |
| Danh sách thả xuống (Dropdown) | Lựa chọn cố định, có thể chọn nhiều |
| Danh sách (List) | Nhiều mục tự do (văn bản, số, hoặc đối tượng) |
| Tệp đính kèm (File) | Báo giá, hợp đồng PDF |
| Có / Không (Boolean) | Xác nhận, đồng ý |
Thuộc tính trường
Chọn một trường để mở bảng Thuộc tính bên phải. Các thuộc tính quan trọng:
| Thuộc tính | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nhãn | Tên hiển thị trên biểu mẫu |
| Khóa | Tên thuộc tính JSON (snake_case), dùng trong biến quy trình |
| Bắt buộc | Gửi thất bại nếu để trống (xác thực phía máy chủ) |
| Nhạy cảm với AI | Loại trường này khỏi ngữ cảnh của Trợ lý AI — biểu tượng khóa xuất hiện trên khối |
| Chỉ đọc | Vô hiệu hóa nhập liệu; dùng cho giá trị tính toán / dẫn xuất |
| Công thức | Biểu thức tính tự động, ví dụ so_luong * don_gia; được tính phía máy chủ |
| Mô tả | Văn bản trợ giúp hiển thị dưới trường |
| Giá trị mặc định | Được điền sẵn khi bắt đầu công việc |
Dùng Nhạy cảm với AI cho các trường chứa thông tin cá nhân hoặc bảo mật. Trợ lý AI sẽ không đọc được giá trị đó, nhưng người dùng vẫn thấy và chỉnh sửa bình thường.
Tùy chọn danh sách thả xuống
Với loại trường Danh sách thả xuống (Dropdown), thêm từng tùy chọn gồm Giá trị (lưu vào dữ liệu) và Hiển thị (người dùng thấy). Để trống Hiển thị nếu muốn dùng lại Giá trị. Bật Cho phép chọn nhiều để lưu dưới dạng danh sách.
Tab Mẫu tài liệu
Mỗi biểu mẫu có thể đính kèm một Mẫu tài liệu (Document Template) ở tab Mẫu tài liệu. Template này dùng để tự động sinh file PDF hoặc DOCX từ dữ liệu biểu mẫu, phục vụ bước Generate Document trong quy trình "Đề xuất mua sắm".
Xem trước
Dùng nút Xem trước (góc trên bên phải) để kiểm tra giao diện biểu mẫu trước khi lưu. Chế độ xem trước có banner "Đã tắt gửi" — mọi thay đổi trực tiếp không được ghi lại.
Nhập và xuất JSON
- Xuất JSON: tải xuống toàn bộ lược đồ biểu mẫu (kèm cờ nhạy cảm và bố cục) dưới dạng tệp
.json. Ảnh mẫu không được đưa vào. - Nhập: từ thư viện biểu mẫu, nhấn Nhập rồi chọn tệp JSON. Nếu đã tồn tại biểu mẫu cùng ID, hệ thống hỏi xác nhận ghi đè.
Biểu mẫu đang được quy trình sử dụng không thể xóa. Hãy gỡ tham chiếu trong trình thiết kế quy trình trước, hoặc chọn Lưu trữ để ẩn biểu mẫu khỏi bộ chọn mà không xóa dữ liệu.