Công việc người dùng (Human task)

Mục đích

Bước Công việc người dùng (Human task) dừng phiên chạy lại và giao một phần việc cụ thể cho một người hoặc nhóm người. Người được giao nhận thông báo vào hộp công việc, điền biểu mẫu (nếu có), rồi nhấn một nút hành động để quy trình tiếp tục.

Khi nào dùng

Cần phê duyệt của con người trước khi đi tiếp (ví dụ: duyệt đề xuất mua sắm).
Cần thu thập thông tin bổ sung giữa chừng từ người thực hiện.
Cần xem xét tài liệu và ra quyết định (phê duyệt / từ chối / yêu cầu chỉnh sửa).
Cần chữ ký điện tử trước khi gửi hợp đồng hoặc quyết định.

Cài đặt chính

Cài đặt	Ý nghĩa
Người thực hiện	Chọn người dùng hoặc nhóm cụ thể (tĩnh), hoặc dùng quy tắc động: Người khởi tạo, Người thực hiện bước trước, Người quản lý (leo N cấp), hoặc Người dùng từ trường dữ liệu. Có thể đặt phương án dự phòng nếu quy tắc không trả về kết quả.
Biểu mẫu	Biểu mẫu người thực hiện cần điền. Chọn từ thư viện biểu mẫu của tổ chức.
Điền sẵn từ bước trước	Ánh xạ các trường biểu mẫu với dữ liệu đầu ra của bước trước để tránh nhập lại.
Tài liệu xem trước	Mẫu tài liệu hiển thị ở chế độ chỉ đọc bên cạnh biểu mẫu, để người xét duyệt tham chiếu nội dung trước khi quyết định.
Hành động	Các nút quyết định (ví dụ: Phê duyệt, Từ chối). Mỗi nút dẫn sang một nhánh khác nhau trong quy trình. Không có hành động → chỉ có nút Gửi mặc định, tiến thẳng bước tiếp theo.
Thời hạn (SLA)	Đặt thời gian hoàn thành (ví dụ: 8 giờ làm việc, 2 ngày làm việc). Hệ thống tính theo lịch làm việc của tổ chức và hiển thị hạn chót trong hộp công việc.
Yêu cầu ký số	Bật để yêu cầu người thực hiện ký điện tử vào một hoặc nhiều tài liệu trước khi hoàn tất bước. Chọn phương thức ký: vẽ chữ ký hoặc chứng thư số. Vị trí chữ ký được lấy từ mẫu tài liệu.

Chế độ xem thực thể đính kèm

Ngoài biểu mẫu và tài liệu xem trước, bước Công việc người dùng có thể nhúng thẳng một Chế độ xem thực thể (Entity view) đã lưu vào giao diện công việc, để người xử lý xem — hoặc thao tác — trên các bản ghi liên quan mà không cần rời khỏi công việc.

Thêm mục Chế độ xem thực thể, rồi chọn:

Cài đặt	Ý nghĩa
Thực thể	Thực thể chứa các bản ghi cần hiển thị.
Chế độ xem	Một chế độ xem đã lưu của thực thể đó. Loại chế độ xem quyết định phần đính kèm hiển thị dạng Chi tiết hay Bộ sưu tập bên dưới.

Chi tiết (Detail)

Nếu chế độ xem đã chọn thuộc loại Chi tiết, bước hiển thị đúng một bản ghi theo đúng bố cục 360° của trang bản ghi:

Bản ghi cần mở — biến trỏ tới bản ghi cần mở (mặc định là đối tượng — subject — của lần chạy, nếu để trống).
Cho phép người xử lý thao tác trên bản ghi này — tắt (mặc định): bản ghi hiển thị chỉ đọc, dùng để tham chiếu khi ra quyết định. Bật: người xử lý sửa được trường, chạy được hành động và chuyển giai đoạn ngay trong công việc, y như đang mở trang bản ghi thật — nhưng vẫn giới hạn theo quyền truy cập bản ghi của chính họ, không phải quyền của người thiết kế quy trình.

Bộ sưu tập (Collection)

Nếu chế độ xem thuộc loại khác — Lưới, Kanban, Lịch, Thư viện, Dòng thời gian, Hộp thư, … — bước hiển thị nhiều bản ghi đúng như chế độ xem đã thiết kế:

Hiển thị bản ghi khi — điều kiện lọc cộng thêm vào chế độ xem đã lưu; giá trị có thể gán biến (ví dụ lọc theo bản ghi liên quan tới đối tượng của lần chạy).
Chế độ — chỉ xuất hiện với Lưới và Kanban (hai loại duy nhất có ô chọn): Tham khảo (chỉ đọc) hoặc Cho phép chọn.
Tối thiểu / Tối đa — chỉ áp dụng ở chế độ Cho phép chọn: số bản ghi ít nhất/nhiều nhất người xử lý phải tick trước khi được nộp công việc (mặc định tối thiểu là 1). Các bản ghi đã chọn được đưa vào output.selection của công việc để bước sau sử dụng.
Hiển thị hành động thực thể — bật để hiện thanh hành động hàng loạt của thực thể ngay trong công việc, chạy trên các bản ghi đã chọn (hoặc trên toàn bộ tập đã lọc nếu không bật chọn).

Thời hạn & leo thang

Mục Leo thang (Escalation) mở rộng cài đặt Thời hạn (SLA) ở trên: định nghĩa điều xảy ra khi công việc sắp đến hạn và khi đã quá hạn. Cần bật Thời hạn (SLA) trước — nếu bật Leo thang mà chưa đặt thời hạn, Trình thiết kế sẽ cảnh báo.

Mỗi lần bật, bạn thêm một hoặc nhiều mốc (level); mỗi mốc gồm hai phần:

Khi — thời điểm mốc kích hoạt, tính theo thời hạn đã đặt ở trên:
- Tại % của thời hạn — ví dụ 50% nghĩa là khi đã trôi qua nửa thời gian cho phép.
- Trước hạn — một khoảng thời gian cố định trước lúc đến hạn.
- Đúng hạn — chính xác thời điểm đến hạn.
- Sau hạn — một khoảng thời gian cố định sau khi đã quá hạn.
Thì — hành động thực hiện khi mốc kích hoạt:
- Thông báo người phụ trách (nhắc nhở) — gửi nhắc nhở; công việc vẫn mở bình thường.
- Tự động chuyển tiếp (quá hạn) — đóng công việc và tự động định tuyến quy trình, không chờ nộp nữa. Chọn Định tuyến tới: dùng lại một Hành động đã có sẵn trên bước (đi theo đúng nhánh của hành động đó), hoặc chọn Nhánh quá hạn mới — một điểm nối riêng màu hổ phách trên canvas của chính bước này, kéo cạnh từ đó để vẽ nhánh xử lý quá hạn.

Mốc kích hoạt tại-hoặc-sau thời điểm đã đặt, và có thể thêm nhiều mốc trên cùng một bước (ví dụ: nhắc nhở ở 50% thời hạn, nhắc lại ở 90%, rồi tự động chuyển tiếp khi quá hạn 1 ngày).

Xem tác động phía người dùng cuối khi công việc bị leo thang / quá hạn tại Thời hạn & SLA.

Ví dụ

Trong quy trình Đề xuất mua sắm, sau khi Trợ lý AI (Agent) xem xét sơ bộ, bước Công việc người dùng được đặt để Trưởng phòng phê duyệt:

Người thực hiện: Động — Người quản lý cấp 1 của người khởi tạo; dự phòng là nhóm Ban mua sắm.
Biểu mẫu: Phiếu xét duyệt mua sắm với các trường đã điền sẵn từ đầu ra của bước Trợ lý AI (tên nhà cung cấp, tổng giá trị).
Tài liệu xem trước: Hợp đồng dự thảo được render từ mẫu tài liệu, hiển thị ở chế độ đọc.
Hành động: Phê duyệt (xanh lá) → bước Tạo tài liệu; Từ chối (đỏ) → bước thông báo kết thúc.
Thời hạn (SLA): 2 ngày làm việc.
Ký số: Bật, phương thức chứng thư số, hành động ký là Phê duyệt.

Kết quả: Trưởng phòng mở hộp công việc, đọc hợp đồng dự thảo, điền phiếu xét duyệt, nhấn Phê duyệt → hệ thống mở luồng ký → sau khi ký xong, quy trình tự động tiến sang bước Tạo tài liệu.

Xem thêm: