Công việc người dùng (Human task)

Mục đích

Bước Công việc người dùng (Human task) dừng phiên chạy lại và giao một phần việc cụ thể cho một người hoặc nhóm người. Người được giao nhận thông báo vào hộp công việc, điền biểu mẫu (nếu có), rồi nhấn một nút hành động để quy trình tiếp tục.

Khi nào dùng

• Cần phê duyệt của con người trước khi đi tiếp (ví dụ: duyệt đề xuất mua sắm).
• Cần thu thập thông tin bổ sung giữa chừng từ người thực hiện.
• Cần xem xét tài liệu và ra quyết định (phê duyệt / từ chối / yêu cầu chỉnh sửa).
• Cần chữ ký điện tử trước khi gửi hợp đồng hoặc quyết định.

Cài đặt chính

Giao việc cho người trong một đơn vị

Quy tắc Người trong một đơn vị giao bước cho những người đang được gán vào một đơn vị tổ chức, tùy chọn thu hẹp thêm bằng một nhóm. Nó nằm ở cuối danh sách loại người phụ trách, sau bốn loại kia: bốn loại ấy đều xuất phát từ một quan hệ với một con người cụ thể — người khởi tạo, người làm bước trước, người làm một bước đã chọn, hay người mà một trường dữ liệu nêu tên (mỗi loại còn chọn tiếp được Quản lý của họ — trừ khi trường được chọn trỏ tới một nhóm, vì nhóm không có quản lý) — còn loại này xuất phát từ sơ đồ tổ chức. Đó cũng là lý do mục này đổi tên từ Giao theo quan hệ thành Gán theo quy tắc.

Trước khi có nó, cách thông thường để diễn đạt "ai đó ở Chi nhánh Hà Nội xử lý" là lập một nhóm cho mỗi đơn vị rồi giao bước cho nhóm ấy — tức là chép tay lại cây tổ chức, và phải nhớ sửa cả hai nơi mỗi lần có người chuyển công tác. Bản chép ấy lệch ngay ở lần chuyển công tác đầu tiên. Quy tắc này đọc thẳng lượt gán đơn vị, nên không còn bản chép thứ hai để lệch.

Đơn vị nào?

Với Tham chiếu, sau mỗi lần tự động lưu, trình thiết kế xem thứ bạn trỏ tới có thể giữ một đơn vị hay không. Nếu đó là một trường văn bản, một con số, hay một tham chiếu tới thực thể khác, dải kiểm tra hiện cảnh báo Assignment — … looks like …, not a unit. If it doesn't hold a unit when this runs, the step will fail. Đó chỉ là cảnh báo, vì lúc chạy giá trị vẫn có thể là một đơn vị; nhưng nếu không phải, bước sẽ thất bại ngay khi tới lượt giao việc.

Đơn vị đã lưu trữ vẫn được liệt kê trong cây chọn nhưng bị làm mờ, nên bạn không chọn mới được. Còn một đơn vị được chọn từ trước rồi mới bị lưu trữ thì quy tắc vẫn tìm ra người: lưu trữ chặn hồ sơ mới vào đơn vị đó, chứ không cho nhân sự nghỉ việc — người trong đơn vị vẫn còn đó và vẫn nhận việc được. Nhưng đơn vị đã lưu trữ cũng không nhận thêm lượt gán, nên tập người ấy chỉ có thể co lại: muốn bổ sung người thì phải Bỏ lưu trữ đơn vị, hoặc neo quy tắc sang đơn vị khác.

Phạm vi

• Đơn vị — chỉ những người thuộc đúng đơn vị đó.
• Cả cây — đơn vị đó và mọi đơn vị bên dưới, cố định khi công việc bắt đầu.

Phạm vi chỉ mở rộng xuống dưới từ điểm neo, và lượt gán của người xem thì không được mở rộng theo chiều ngược lại: một người chỉ được gán vào Chi nhánh Hà Nội sẽ không thấy công việc neo tại Kế toán nằm bên dưới nó. Muốn cấp trên cùng thấy, hãy neo tại đơn vị cấp trên và chọn Cả cây.

Chỉ nhóm này

Ô Chỉ nhóm này (mặc định Bất kỳ ai trong đơn vị) thu hẹp tập người: phải vừa thuộc một trong các đơn vị của quy tắc, vừa là thành viên của nhóm đó. Đây là một phép giao, và nó chỉ áp cho chính quy tắc này.

Danh sách người phụ trách của cả bước vẫn là phép hợp của mọi mục trong đó. Ví dụ, một bước có:

• quy tắc Người trong một đơn vị: Chi nhánh Hà Nội, Chỉ nhóm này = Kế toán; và
• một nhóm riêng đứng cạnh: Helpdesk,

thì một thành viên Helpdesk ở bất kỳ chi nhánh nào vẫn nhận được việc. Nhóm Kế toán không thu hẹp Helpdesk — nó chỉ thu hẹp những người trong Chi nhánh Hà Nội.

Số người có thể nhận việc

Ngay dưới quy tắc, trình thiết kế hiện "Hiện có n người có thể nhận việc này." — số người dùng đang hoạt động thỏa mãn đúng phạm vi và nhóm bạn vừa đặt, tính ở thời điểm bạn đang thiết kế.

Dòng này chỉ xuất hiện ở chế độ Một đơn vị với một đơn vị chọn tĩnh: một Tham chiếu chưa có giá trị nào cho tới lúc chạy, còn hai chế độ kia không nêu tên đơn vị nào, nên không có gì để đếm.

Khi con số bằng không, chỗ ấy hiện cảnh báo thay cho con số:

• "Không có ai thuộc đơn vị đó. Bước này sẽ thất bại khi bắt đầu nếu bạn không thêm phương án dự phòng."
• "Không có ai thuộc cả hai. Bước này sẽ thất bại khi bắt đầu nếu bạn không thêm phương án dự phòng." — khi có đặt Chỉ nhóm này.

Cảnh báo thứ hai đáng dừng lại đọc, vì đó đúng là lỗi mà tính năng này mời gọi: đơn vị có người, nhóm có người, mà phần giao lại rỗng — nhìn riêng từng danh sách đều không thấy được điều đó, và không có gì khác cảnh báo bạn trước khi bước chạy.

Nếu đơn vị đã chọn không còn trong tổ chức thì không còn gì để đếm; thay vào đó ô chọn hiện "Đơn vị {id} không thuộc tổ chức này. Quy tắc sẽ không tìm được ai trừ khi đơn vị đó trở lại." — id vẫn được giữ nguyên trên màn hình để bạn còn khôi phục được.

Khi quy tắc không tìm được ai

Quy tắc không tìm được ai trong những tình huống sau, và chúng đều là chuyện thường ngày chứ không phải hỏng hóc:

• lượt chạy không có người khởi tạo — một lượt khởi chạy tự động (theo lịch, do bản ghi kích hoạt, hay qua webhook) không ghi nhận người nào đã bấm chạy;
• người khởi tạo chưa có đơn vị chính đang hoạt động;
• ở chế độ Một đơn vị, biến mà Tham chiếu trỏ tới đang rỗng;
• đơn vị được nêu không còn trong tổ chức này, hoặc thuộc tổ chức khác;
• lượt chạy không có bản ghi kích hoạt, hoặc bản ghi ấy không thuộc đơn vị nào;
• không ai được gán vào đơn vị đó — kể cả trường hợp trong đơn vị chỉ có chủ thể dịch vụ;
• phần giao giữa đơn vị và Chỉ nhóm này rỗng.

Trong những trường hợp trên, bước chuyển sang Phương án dự phòng đã đặt. Nếu không có dự phòng và cũng không còn người phụ trách nào khác, bước thất bại ngay khi mở — hệ thống không mở ra một công việc mà không ai nhìn thấy.

Có một trường hợp không rơi về dự phòng: nếu Cả cây trải ra quá nhiều đơn vị, bước thất bại ngay khi mở kể cả khi đã đặt dự phòng. Nếu bạn chọn cứng một đơn vị trên cây, trình thiết kế báo trước ngay tại quy tắc, thay chỗ dòng đếm người: "{n} đơn vị — quá nhiều cho một quy tắc. Hãy chọn đơn vị thấp hơn, hoặc dùng Đơn vị thay vì Cả cây." Hai chế độ còn lại, và cả khi trỏ vào một trường dữ liệu, thì không có cảnh báo nào lúc thiết kế — chỉ lộ ra khi chạy.

Chỉ người dùng mới nhận được việc: chủ thể dịch vụ được gán vào đơn vị không phải người nhận và cũng không được thông báo — giao việc, hộp công việc và thông báo đều chỉ dành cho người dùng. Người dùng đã ngừng hoạt động cũng bị loại khỏi tập.

Khi công việc mở, mọi người trong tập ấy đều nhận thông báo (đã thu hẹp theo Chỉ nhóm này nếu có đặt). Vì vậy một quy tắc neo cao kèm Cả cây là một thông báo gửi tới cả phòng ban: nếu không muốn thế, hãy neo thấp hơn hoặc thu hẹp bằng một nhóm.

Mỗi bước một quy tắc

Một bước chỉ được có một quy tắc Người trong một đơn vị. Quy tắc thứ hai bị từ chối ngay khi xuất bản, và bị từ chối lại một lần nữa khi công việc mở. Trình thiết kế nói luôn cách đi vòng: "Mỗi bước chỉ được một quy tắc “người trong một đơn vị”. Hãy chọn một đơn vị bao trùm cả hai và dùng Cả cây, hoặc tách thành hai bước."

Lý do là công việc chỉ ghi được một tập đơn vị và một nhóm thu hẹp, nên "nhóm Kế toán trong Chi nhánh Hà Nội, cộng nhóm Ban mua sắm trong Chi nhánh Đà Nẵng" không có chỗ nào để ghi nhóm nào thu hẹp đơn vị nào.

Hai trường hợp còn lại cũng không xuất bản được:

• chế độ Một đơn vị mà chưa chọn đơn vị nào: "Hãy chọn một đơn vị. Không thể phát hành bước này khi chưa chọn.";
• Phương án dự phòng lại là một quy tắc chứ không phải người hoặc nhóm cụ thể — một quy tắc cũng có thể không tìm được ai, nên nó không che được gì.

Ai nhìn thấy và ai nhận

Công việc giao theo đơn vị hiện ra ở trạng thái Chờ xử lý kèm nút Nhận xử lý cho mọi người trong tập, chứ không phải "đã giao cho bạn". Ai bấm trước thì người đó nhận. Tên người phụ trách hiển thị trên công việc là tên đơn vị điểm neo (kèm tên nhóm nếu có thu hẹp), không phải danh sách các đơn vị đã trải phẳng.

Khi đã có người nhận, những người còn lại mất công việc khỏi danh sách của mình — và mất luôn các mặt đọc rộng hơn quanh công việc ấy: xuất biểu mẫu, xem trước bản nháp, tài liệu xem trước, và trợ lý AI trên chính công việc đó. Người đã nhận thì giữ nguyên tất cả. Lý do: một cây con còn sống không giới hạn được số người, mà những mặt ấy chạm tới dữ liệu của chính lượt chạy. Danh sách công việc đã xong cũng chỉ hiện công việc đó cho đúng người đã nhận nó, không hiện cho cả đơn vị.

Ẩn/hiện hành động theo điều kiện

Mỗi hành động có thể kèm một điều kiện hiển thị: nút chỉ xuất hiện khi điều kiện đúng. Dùng để chỉ mở Trình cấp trên khi số tiền vượt ngưỡng, hoặc chỉ cho phép Phê duyệt vượt cấp với người có quyền phù hợp.

Bấm dòng tóm tắt điều kiện ngay dưới mỗi hành động trong bảng thuộc tính để mở trình soạn điều kiện. Có hai cách viết:

• Trình dựng — các dòng điều kiện ghép bằng VÀ/HOẶC, chọn biến từ danh sách giống như ở bước Quyết định.
• Biểu thức — viết trực tiếp khi trình dựng không diễn đạt được (so sánh ngày tháng, tìm chuỗi con).

Điều kiện đọc được:

• Biến của lần chạy — dữ liệu đầu vào, kết quả các bước trước, đối tượng của lần chạy.
• viewer.permissions — quyền của chính người đang mở công việc. Đây là cách diễn đạt "chỉ cấp quản lý mới thấy nút này".

Chế độ xem thực thể đính kèm

Ngoài biểu mẫu và tài liệu xem trước, bước Công việc người dùng có thể nhúng thẳng một Chế độ xem thực thể (Entity view) đã lưu vào giao diện công việc, để người xử lý xem — hoặc thao tác — trên các bản ghi liên quan mà không cần rời khỏi công việc.

Thêm mục Chế độ xem thực thể, rồi chọn:

Chi tiết (Detail)

Nếu chế độ xem đã chọn thuộc loại Chi tiết, bước hiển thị đúng một bản ghi theo đúng bố cục 360° của trang bản ghi:

• Bản ghi cần mở — biến trỏ tới bản ghi cần mở (mặc định là đối tượng — subject — của lần chạy, nếu để trống).
• Cho phép người xử lý thao tác trên bản ghi này — tắt (mặc định): bản ghi hiển thị chỉ đọc, dùng để tham chiếu khi ra quyết định. Bật: người xử lý sửa được trường, chạy được hành động và chuyển giai đoạn ngay trong công việc, y như đang mở trang bản ghi thật — nhưng vẫn giới hạn theo quyền truy cập bản ghi của chính họ, không phải quyền của người thiết kế quy trình.

Bộ sưu tập (Collection)

Nếu chế độ xem thuộc loại khác — Lưới, Kanban, Lịch, Thư viện, Dòng thời gian, Hộp thư, ... — bước hiển thị nhiều bản ghi đúng như chế độ xem đã thiết kế:

• Hiển thị bản ghi khi — điều kiện lọc cộng thêm vào chế độ xem đã lưu; giá trị có thể gán biến (ví dụ lọc theo bản ghi liên quan tới đối tượng của lần chạy).
• Chế độ — chỉ xuất hiện với Lưới và Kanban (hai loại duy nhất có ô chọn): Tham khảo (chỉ đọc) hoặc Cho phép chọn.
• Tối thiểu / Tối đa — chỉ áp dụng ở chế độ Cho phép chọn: số bản ghi ít nhất/nhiều nhất người xử lý phải tick trước khi được nộp công việc (mặc định tối thiểu là 1). Các bản ghi đã chọn được đưa vào output.selection của công việc để bước sau sử dụng.
• Hiển thị hành động thực thể — bật để hiện thanh hành động hàng loạt của thực thể ngay trong công việc, chạy trên các bản ghi đã chọn (hoặc trên toàn bộ tập đã lọc nếu không bật chọn).

Thời hạn & leo thang

Mục Leo thang (Escalation) mở rộng cài đặt Thời hạn (SLA) ở trên: định nghĩa điều xảy ra khi công việc sắp đến hạn và khi đã quá hạn. Cần bật Thời hạn (SLA) trước — nếu bật Leo thang mà chưa đặt thời hạn, Trình thiết kế sẽ cảnh báo.

Mỗi lần bật, bạn thêm một hoặc nhiều mốc (level); mỗi mốc gồm hai phần:

• Khi — thời điểm mốc kích hoạt, tính theo thời hạn đã đặt ở trên:
  • Tại % của thời hạn — ví dụ 50% nghĩa là khi đã trôi qua nửa thời gian cho phép.
  • Trước hạn — một khoảng thời gian cố định trước lúc đến hạn.
  • Đúng hạn — chính xác thời điểm đến hạn.
  • Sau hạn — một khoảng thời gian cố định sau khi đã quá hạn.
• Thì — hành động thực hiện khi mốc kích hoạt:
  • Thông báo người phụ trách (nhắc nhở) — gửi nhắc nhở; công việc vẫn mở bình thường.
  • Tự động chuyển tiếp (quá hạn) — đóng công việc và tự động định tuyến quy trình, không chờ nộp nữa. Chọn Định tuyến tới: dùng lại một Hành động đã có sẵn trên bước (đi theo đúng nhánh của hành động đó), hoặc chọn Nhánh quá hạn mới — một điểm nối riêng màu hổ phách trên canvas của chính bước này, kéo cạnh từ đó để vẽ nhánh xử lý quá hạn.

Mốc kích hoạt tại-hoặc-sau thời điểm đã đặt, và có thể thêm nhiều mốc trên cùng một bước (ví dụ: nhắc nhở ở 50% thời hạn, nhắc lại ở 90%, rồi tự động chuyển tiếp khi quá hạn 1 ngày).

Xem tác động phía người dùng cuối khi công việc bị leo thang / quá hạn tại Thời hạn & SLA.

Ví dụ

Duyệt đề xuất mua sắm

Trong quy trình Đề xuất mua sắm, sau khi Trợ lý AI (Agent) xem xét sơ bộ, bước Công việc người dùng được đặt để Trưởng phòng phê duyệt:

• Người phụ trách: Động — Người quản lý cấp 1 của người khởi tạo; dự phòng là nhóm Ban mua sắm.
• Biểu mẫu: Phiếu xét duyệt mua sắm với các trường đã điền sẵn từ đầu ra của bước Trợ lý AI (tên nhà cung cấp, tổng giá trị).
• Tài liệu xem trước: Hợp đồng dự thảo được render từ mẫu tài liệu, hiển thị ở chế độ đọc.
• Hành động: Phê duyệt (xanh lá) → bước Tạo tài liệu; Từ chối (đỏ) → bước thông báo kết thúc.
• Thời hạn (SLA): 2 ngày làm việc.
• Ký số: Bật, phương thức chứng thư số, hành động ký là Phê duyệt.

Kết quả: Trưởng phòng mở hộp công việc, đọc hợp đồng dự thảo, điền phiếu xét duyệt, nhấn Phê duyệt → hệ thống mở luồng ký → sau khi ký xong, quy trình tự động tiến sang bước Tạo tài liệu.

Kiểm tra chứng từ tại chính chi nhánh đã lập

Quy trình Đề nghị thanh toán chạy khi có một bản ghi đề nghị mới, và bản ghi ấy được lập ở một chi nhánh. Kế toán của chính chi nhánh đó phải kiểm tra chứng từ trước:

• Người phụ trách: quy tắc Người trong một đơn vị — Đơn vị nào? = Đơn vị của bản ghi kích hoạt, Phạm vi = Cả cây, Chỉ nhóm này = Kế toán. Phương án dự phòng: nhóm Ban mua sắm.
• Biểu mẫu: Phiếu kiểm tra chứng từ.
• Hành động: Hợp lệ → bước duyệt chi; Trả lại → bước yêu cầu bổ sung.
• Thời hạn (SLA): 1 ngày làm việc.

Kết quả: một đề nghị lập tại Chi nhánh Hà Nội hiện ở trạng thái Chờ xử lý trong danh sách của mọi kế toán thuộc Chi nhánh Hà Nội và các đơn vị bên dưới nó; ai nhấn Nhận xử lý trước thì người đó xử lý, những người còn lại không còn thấy công việc trong danh sách. Nếu chi nhánh ấy chưa có ai vừa được gán vào đơn vị vừa thuộc nhóm Kế toán, việc rơi về Ban mua sắm thay vì dừng lại. Và không cần lập một nhóm kế toán riêng cho từng chi nhánh: hàng chờ của mỗi chi nhánh do chính những người đang được gán vào chi nhánh ấy xử lý, nên chuyển một kế toán sang chi nhánh khác là họ chuyển sang phục vụ hàng chờ của chi nhánh mới — không ai phải sửa quy trình.

Xem thêm:

• Biểu mẫu
• Mẫu tài liệu
• Biến và biểu thức
• Đơn vị tổ chức