Chữ ký (Signature)
Thu thập chữ ký của một hoặc nhiều người trên một hoặc nhiều tài liệu thông qua dịch vụ eSign.
Mục đích
Bước Chữ ký (Signature) gửi tài liệu tới dịch vụ eSign để thu thập chữ ký từ nhiều người ký — có thể là người dùng nội bộ trong hệ thống hoặc bên ngoài tổ chức. Mỗi người ký được gắn với một vai trò chữ ký (signature role) đã định nghĩa sẵn trong mẫu tài liệu; hệ thống tự động xác định vị trí đặt chữ ký từ khối chữ ký trong template.
Khi nào dùng
- Hợp đồng, đề xuất, hoặc biên bản cần chữ ký của nhiều bên (nội bộ và bên ngoài).
- Quy trình phê duyệt yêu cầu chữ ký số pháp lý (chứng thư số).
- Cần kiểm soát thứ tự ký: giám đốc ký trước, sau đó đến khách hàng.
Trong ví dụ quy trình Đề xuất mua sắm: sau khi Trợ lý AI xem xét và người phê duyệt xác nhận, bước Chữ ký thu thập chữ ký của trưởng phòng (nội bộ) và nhà cung cấp (bên ngoài) trên hợp đồng được tạo tự động.
Cài đặt chính
| Cài đặt | Mô tả |
|---|---|
| Tài liệu (Documents) | Một hoặc nhiều tài liệu cần ký. Nguồn tài liệu có thể là: mẫu tài liệu (Mẫu tài liệu), biểu mẫu có template, hoặc file PDF từ đầu ra của bước trước. |
| Người ký (Signers) | Danh sách người ký, mỗi người được gán vào một vai trò chữ ký lấy từ template. Vai trò này không nhập tay — hệ thống tự nhận diện từ các khối chữ ký trong tài liệu. |
| Loại người ký | Người dùng nội bộ (ký trong ứng dụng): đúng một người — một người dùng cụ thể, hoặc một quy tắc trả về đúng một người (ví dụ: quản lý của người khởi tạo). Bên ngoài (ký qua email): nhập tên và email (có thể lấy từ biến quy trình); eSign gửi link ký qua email. |
| Phương thức ký (Signing method) | Ký tay/gõ (Draw/type): eSign tạo chữ ký hình ảnh và đóng dấu vào trường chữ ký. Chứng thư số (Digital certificate): khóa riêng của người ký không rời khỏi thiết bị; tạo dấu PAdES không nhìn thấy. |
| Hiển thị dấu chứng thư (Show stamp) | Chỉ áp dụng khi dùng chứng thư số. Bật (mặc định) = hiển thị hình dấu ký tại trường chữ ký; Tắt = dấu ẩn (invisible seal). |
| Thứ tự ký (Signing order) | Song song (Parallel): tất cả người ký nhận yêu cầu cùng lúc. Tuần tự (Sequential): người ký theo thứ tự trong danh sách; người tiếp theo chỉ nhận yêu cầu sau khi người trước hoàn tất. Kéo-thả để sắp xếp lại thứ tự khi chọn Tuần tự. |
Vai trò chữ ký (ví dụ: manager, customer) được định nghĩa trong Mẫu tài liệu. Nếu danh sách người ký hiển thị cảnh báo "stale", hãy kiểm tra lại template — vai trò đó đã bị xóa khỏi tài liệu.
Phương thức ký áp dụng cho tất cả người ký trong bước. Nếu cần kết hợp ký tay và chứng thư số, hãy tách thành hai bước Chữ ký riêng biệt.
Mỗi vai trò chữ ký là một người, không phải một tập người. Vì vậy với người ký nội bộ, hai lựa chọn quen thuộc của bước Công việc người dùng đều bị từ chối: Một nhóm cụ thể và Người trong một đơn vị. Cả hai đều mô tả một tập người mà ai trong đó cũng có thể nhận việc — đúng cho một việc cần xử lý, nhưng chữ ký thì phải nêu đích danh ai đã ký. Điều này áp cho cả Phương án dự phòng của một quy tắc: dự phòng cũng phải là một người, không phải nhóm hay đơn vị.
Trình thiết kế cảnh báo ngay khi bạn chọn, và bản phát hành bị từ chối nếu vẫn giữ nguyên. Quy tắc thì dùng được — nhưng phải trả về đúng một người tại thời điểm ký; trả về nhiều người, hoặc không ai, thì bước Chữ ký thất bại khi chạy.
Ví dụ
Trong quy trình Đề xuất mua sắm, bước Chữ ký được cấu hình như sau:
- Tài liệu: Mẫu tài liệu "Hợp đồng mua sắm" (tự động điền số hợp đồng và tổng giá trị từ đầu ra của bước Trợ lý AI).
- Người ký:
- Vai trò
manager→ Người dùng nội bộ → quy tắc Người khởi tạo → Quản lý của họ (một người, ký trong ứng dụng). - Vai trò
supplier→ Bên ngoài → Tên:nodes.intake.output.supplier_name, Email:nodes.intake.output.supplier_email.
- Vai trò
- Phương thức ký: Ký tay/gõ.
- Thứ tự ký: Tuần tự — trưởng phòng ký trước, nhà cung cấp nhận email ký sau.
Sau khi cả hai bên ký xong, phiên chạy tự động chuyển sang bước tiếp theo (Email gửi hợp đồng đã ký).
Xem thêm: Mẫu tài liệu | Bước Tạo tài liệu (Generate document)