Chữ ký (Signature)

Mục đích

Bước Chữ ký (Signature) gửi tài liệu tới dịch vụ eSign để thu thập chữ ký từ nhiều người ký — có thể là người dùng nội bộ trong hệ thống hoặc bên ngoài tổ chức. Mỗi người ký được gắn với một vai trò chữ ký (signature role) đã định nghĩa sẵn trong mẫu tài liệu; hệ thống tự động xác định vị trí đặt chữ ký từ khối chữ ký trong template.

Khi nào dùng

Hợp đồng, đề xuất, hoặc biên bản cần chữ ký của nhiều bên (nội bộ và bên ngoài).
Quy trình phê duyệt yêu cầu chữ ký số pháp lý (chứng thư số).
Cần kiểm soát thứ tự ký: giám đốc ký trước, sau đó đến khách hàng.

Trong ví dụ quy trình Đề xuất mua sắm: sau khi Trợ lý AI xem xét và người phê duyệt xác nhận, bước Chữ ký thu thập chữ ký của trưởng phòng (nội bộ) và nhà cung cấp (bên ngoài) trên hợp đồng được tạo tự động.

Cài đặt chính

Cài đặt	Mô tả
Tài liệu (Documents)	Một hoặc nhiều tài liệu cần ký. Nguồn tài liệu có thể là: mẫu tài liệu (Mẫu tài liệu), biểu mẫu có template, hoặc file PDF từ đầu ra của bước trước.
Người ký (Signers)	Danh sách người ký, mỗi người được gán vào một vai trò chữ ký lấy từ template. Vai trò này không nhập tay — hệ thống tự nhận diện từ các khối chữ ký trong tài liệu.
Loại người ký	Nội bộ (Internal): người dùng hoặc nhóm trong hệ thống, ký qua giao diện AgentFlow. Bên ngoài (External): nhập tên và email (có thể lấy từ biến quy trình); eSign gửi link ký qua email.
Phương thức ký (Signing method)	Ký tay/gõ (Draw/type): eSign tạo chữ ký hình ảnh và đóng dấu vào trường chữ ký. Chứng thư số (Digital certificate): khóa riêng của người ký không rời khỏi thiết bị; tạo dấu PAdES không nhìn thấy.
Hiển thị dấu chứng thư (Show stamp)	Chỉ áp dụng khi dùng chứng thư số. Bật (mặc định) = hiển thị hình dấu ký tại trường chữ ký; Tắt = dấu ẩn (invisible seal).
Thứ tự ký (Signing order)	Song song (Parallel): tất cả người ký nhận yêu cầu cùng lúc. Tuần tự (Sequential): người ký theo thứ tự trong danh sách; người tiếp theo chỉ nhận yêu cầu sau khi người trước hoàn tất. Kéo-thả để sắp xếp lại thứ tự khi chọn Tuần tự.

Ví dụ

Trong quy trình Đề xuất mua sắm, bước Chữ ký được cấu hình như sau:

Tài liệu: Mẫu tài liệu “Hợp đồng mua sắm” (tự động điền số hợp đồng và tổng giá trị từ đầu ra của bước Trợ lý AI).
Người ký:
- Vai trò manager → Nội bộ → Nhóm “Trưởng phòng mua sắm” (ký trong AgentFlow).
- Vai trò supplier → Bên ngoài → Tên: nodes.intake.output.supplier_name, Email: nodes.intake.output.supplier_email.
Phương thức ký: Ký tay/gõ.
Thứ tự ký: Tuần tự — trưởng phòng ký trước, nhà cung cấp nhận email ký sau.

Sau khi cả hai bên ký xong, phiên chạy tự động chuyển sang bước tiếp theo (Email gửi hợp đồng đã ký).

Xem thêm: Mẫu tài liệu | Bước Tạo tài liệu (Generate document)