Thực thể hệ thống
Người dùng, Nhóm và Đơn vị là ba Thực thể tích hợp sẵn, chỉ đọc — dùng làm mục tiêu tham chiếu chung cho toàn hệ thống.
Thực thể hệ thống là gì?
Bên cạnh các Thực thể bạn tự tạo, hệ thống luôn có sẵn ba Thực thể hệ thống: Người dùng (record.user.*), Nhóm (record.group.*) và Đơn vị (record.org_unit.*). Chúng có id cố định, không phải là bản ghi trong bảng entity_definitions mà được tổng hợp trực tiếp từ danh bạ tài khoản, nhóm và cây đơn vị của tổ chức.
Trong danh sách Thực thể ở trang quản trị, ba thực thể này xuất hiện y như một Thực thể thường — cùng route, cùng trang chi tiết — nhưng luôn ở trạng thái chỉ đọc:
| Thực thể | Khóa | Trường |
|---|---|---|
| Người dùng | user | email, name (Tên), is_active (Đang hoạt động), manager (Quản lý — tham chiếu tới một người dùng khác) |
| Nhóm | group | name (Tên), description (Mô tả), member_count (Số thành viên) |
| Đơn vị | org_unit | name (Tên), code (Mã), parent (Đơn vị cha — tham chiếu tới một đơn vị khác), archived (Đã lưu trữ) |
Vì sao tồn tại
Nhiều Thực thể của bạn cần một trường trỏ tới "người phụ trách" hay "nhóm duyệt" — ví dụ trường Người phê duyệt trên Thực thể Đơn mua hàng. Thay vì mỗi Thực thể phải tự định nghĩa lại khái niệm "người dùng" theo cách riêng, Thực thể hệ thống Người dùng và Nhóm cho toàn hệ thống một mục tiêu tham chiếu duy nhất, nhất quán: trường tham chiếu / danh sách tham chiếu trỏ tới chúng bằng đúng cơ chế trỏ tới bất kỳ Thực thể nào khác, không cần cơ chế đặc biệt riêng cho "chọn người dùng".
Đơn vị đóng vai trò tương tự cho cơ cấu tổ chức: khi một Thực thể bật phân loại theo đơn vị, trường hệ thống unit trên bản ghi chính là một tham chiếu trỏ vào danh bạ này.
Quản trị viên không thể làm gì với thực thể hệ thống?
Trang chi tiết của Người dùng, Nhóm và Đơn vị chỉ hiển thị một biểu ngữ "tích hợp sẵn, chỉ đọc" cùng bảng trường phẳng (Trường / Khóa / Kiểu) — không có các tab Trường, View, Cài đặt, Quyền truy cập, Hành động, Hoạt động như một Thực thể tự tạo. Cụ thể, bạn không thể:
- Thêm, sửa hay xóa trường.
- Xóa thực thể hoặc lưu trữ (archive) nó.
- Tạo thêm view duyệt.
- Cấu hình quyền truy cập theo kiểu phân quyền chi tiết — quyền xem/sửa từng danh bạ nằm ở khu vực quản trị tương ứng, tách khỏi mô hình quyền của Thực thể thường.
Cả ba đều chỉ đọc ở trang này, nhưng vì lý do khác nhau. Danh bạ Người dùng và Nhóm đến từ hệ thống tài khoản. Đơn vị thì ngược lại — bạn tự dựng và sửa cây đơn vị tại Quản trị → Đơn vị tổ chức: tạo, đổi tên, di chuyển (kèm bản xem trước ảnh hưởng quyền truy cập), lưu trữ, và gán người dùng vào đơn vị. Xem Đơn vị tổ chức.
Người dùng cuối có thể làm gì?
Ở phía sử dụng, Người dùng, Nhóm và Đơn vị hoạt động như mục tiêu tham chiếu của bất kỳ Thực thể nào khác:
- Khi một Thực thể có trường tham chiếu hoặc danh sách tham chiếu trỏ tới Người dùng hay Nhóm, ô chọn giá trị sẽ tìm kiếm trực tiếp trong danh bạ đó — cùng cách tìm-và-chọn như tham chiếu tới một Thực thể tự tạo.
- Trường trỏ tới Đơn vị dùng chung đúng ô tìm-và-chọn ấy, nhưng mỗi dòng đọc theo cây: hiện đường dẫn đầy đủ của đơn vị (
Cấp trên / Cấp trên / Tên) kèm Mã, để hai đơn vị trùng tên vẫn phân biệt được. Đơn vị đã lưu trữ vẫn chọn được, chỉ gắn thêm huy hiệu Đã lưu trữ (Archived) — một bản ghi hoàn toàn có thể đang trỏ tới đơn vị về sau mới lưu trữ, giấu nó đi thì trường thành ra không sửa lại được. Ở chế độ chỉ đọc, trường hiện đường dẫn đó dưới dạng văn bản thuần chứ không phải một ô chọn bị làm mờ, và hiện dấu gạch ngang (—) khi chưa có giá trị. - Giá trị đã chọn hiển thị trên bản ghi với cùng quy ước tên/nhãn như mọi trường tham chiếu khác.
Với trường tham chiếu trỏ tới Người dùng, người thiết kế Thực thể có thể giới hạn danh sách người dùng được chọn theo nhóm mà họ thuộc về (bao gồm/loại trừ) — xem Trường dữ liệu.
Trước bản phát hành này, biểu mẫu nào mang một trường tham chiếu trỏ tới Đơn vị đều hiện một ô cảnh báo ngay chỗ đáng lẽ là ô chọn, nói rằng bạn không có quyền chọn bản ghi ở đây và khuyên đi đề nghị quản trị viên cấp quyền truy cập bản ghi cho vai trò của bạn — một lời khuyên không giúp được gì, vì nguyên nhân thật sự là Đơn vị là Thực thể hệ thống, mà Thực thể hệ thống thì không duyệt bản ghi được như Thực thể thường. Nay ô chọn đã hiện đúng, nên nếu bạn từng vướng thông báo đó thì chỉ cần mở lại biểu mẫu — không phải sửa gì trong thiết kế biểu mẫu, và cũng không cần cấp thêm quyền nào.
Đừng nhầm ô chọn này với khối Đơn vị trên biểu mẫu tạo bản ghi của một Thực thể đã bật phân loại theo đơn vị. Khối đó là cây đơn vị và bị bó theo phạm vi tạo của bạn — đơn vị ngoài phạm vi hiện mờ, đơn vị đã lưu trữ cũng mờ — và nó quyết định bản ghi được lưu vào đâu. Trường tham chiếu tới Đơn vị nói ở đây chỉ là một trường dữ liệu bình thường: nó ghi lại một đơn vị chứ không quyết định nơi lưu bản ghi, nên nó liệt kê cả danh bạ. Thấy một đơn vị trong ô chọn này không có nghĩa là bạn được tạo bản ghi vào đó.
Xem thêm Tổng quan về Thực thể để quay lại phần tổng quan.