Phân loại theo đơn vị

Trang này nằm giữa Hành động & Hoạt động và Quyền truy cập vì một lý do: phân loại theo đơn vị (unit classification) là điều kiện tiên quyết khiến các phạm vi theo đơn vị — đơn vị, cây con (subtree) và hai phạm vi theo lượt gán (Đơn vị của họ / Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới) — trở nên khai báo được trong chính sách truy cập. Cả bốn phạm vi đó so khớp trên đơn vị mà bản ghi được lưu vào; khi thực thể chưa phân loại, giá trị đó không tồn tại, nên chính sách truy cập từ chối thẳng: “Hãy bật phân loại đơn vị cho thực thể này trước khi dùng phạm vi theo đơn vị.”

Bản thân cây đơn vị được dựng ở nơi khác — xem Đơn vị tổ chức. Trang này nói về việc gắn bản ghi của MỘT thực thể vào cây đó.

Công tắc nằm ở đâu

Mở Thực thể, chọn thực thể, sang tab Quyền truy cập. Thẻ Phân loại theo đơn vị nằm trên cùng, phía trên chính sách truy cập.

Thẻ có một chip Bật / Tắt và ba ô số: Hồ sơ, Chưa có đơn vị, và ô thứ ba đổi theo trạng thái — Có thể bật khi đang tắt, Quyền dùng phạm vi đơn vị khi đang bật.

Thực thể tích hợp sẵn không bao giờ phân loại được: hệ thống từ chối vì thực thể tích hợp sẵn không có bản ghi để phân loại. Xem Thực thể hệ thống.

Bật phân loại làm những gì

Ba việc, trong cùng một giao dịch:

Khi đã bật, thẻ còn có liên kết Mở các hồ sơ chưa có đơn vị, mở thẳng trình duyệt bản ghi đã lọc sẵn theo điều kiện đơn vị trống.

Cổng chặn: mọi bản ghi phải có đơn vị

Việc bật bị từ chối chừng nào còn bất kỳ bản ghi nào chưa có đơn vị, và thông báo nêu rõ số lượng: “Bật bị từ chối — {số} hồ sơ chưa có đơn vị.” Ô Chưa có đơn vị trên thẻ là con số đó.

Quy trình xử lý gồm ba bước:

1. Nhấn Gán đơn vị… và chạy hết luồng gán hàng loạt ở mục dưới, cho tới khi không còn bản ghi nào chưa có đơn vị.
2. Nhấn Chạy lại kiểm tra trước cho đến khi báo có thể bật. Nút Bật phân loại vẫn mờ chừng nào kiểm tra trước còn báo chưa an toàn.
3. Nhấn Bật phân loại. Thực thể có thêm trường hệ thống chỉ đọc unit, và các phạm vi theo đơn vị — đơn vị, cây con, theo lượt gán — dùng được trong chính sách truy cập bên dưới.

Gán đơn vị hàng loạt

Nhấn Gán đơn vị… để mở hộp thoại ba bước Quy tắc → Xem trước → Áp dụng. Dòng dẫn ghi rõ phạm vi tác động: chỉ các hồ sơ chưa có đơn vị; hồ sơ đã có đơn vị không bao giờ bị đụng tới.

Bước Quy tắc cho chọn một trong hai cách suy ra đơn vị:

Sau đó là hai bước còn lại:

1. Nhấn Tiếp · xem trước. Bước Xem trước mang huy hiệu Xem trước · chạy thử · chưa ghi gì và ba ô số: Khớp, Sẽ được gán, Không xác định. Chạy thử không khoá gì, không ghi gì, kể cả nhật ký kiểm toán.
2. Đối chiếu con số. Ô Không xác định là phần quy tắc này không xử lý được — hoặc đổi quy tắc, hoặc sửa dữ liệu, hoặc chấp nhận rồi gán nốt bằng tay.
3. Nhấn Áp dụng cho {số} hồ sơ. Thanh tiến trình chạy theo từng lô 500 bản ghi cho tới hết; ô giữa đổi nhãn từ Sẽ được gán thành Đã gán, và cả ba con số cộng dồn qua các lô.

Nếu bạn đổi quy tắc hoặc đổi trường giữa chừng, mã tiếp tục của lần chạy cũ không còn hợp lệ và hộp thoại chỉ còn một lựa chọn: bắt đầu lại để xem trước.

Tạo bản ghi khi đã bật

Khi thực thể đã phân loại, biểu mẫu tạo bản ghi có thêm khối Đơn vị, kèm gợi ý Nơi bản ghi được lưu. Chỉ chọn được các đơn vị mà quyền tạo của bạn bao phủ. Khối này nằm ở đâu là do người soạn biểu mẫu quyết định: nếu họ đã đặt trường Đơn vị lên biểu mẫu tạo — nhấn Thêm trường, rồi chọn Đơn vị dưới đề mục Thêm trường từ ‹tên thực thể› ở đầu bảng chọn loại trường — thì ô chọn hiện đúng tại vị trí đó; nếu chưa, khối vẫn được ghép vào dưới các trường dữ liệu y như trước, nên mọi biểu mẫu đang có không đổi gì cả. Hai trường hợp dùng chung một ô chọn, với cùng các quy tắc phạm vi bên dưới. Nhãn Đơn vị mang dấu sao bắt buộc, và khi chưa chọn gì thì ngay dưới ô chọn có dòng “Chọn đơn vị trước khi tạo bản ghi.”; nút Tạo bản ghi mờ cho tới khi bạn chọn xong một đơn vị. Xem Tạo bản ghi thủ công.

Ô chọn là cây đơn vị đầy đủ, có ô tìm kiếm, và phạm vi tạo của bạn quyết định đơn vị nào được phép chọn. Đơn vị nào bạn được lưu vào thì chọn được; đơn vị chính đang hoạt động của bạn được chọn sẵn và gắn nhãn đơn vị của bạn.

Hai tình huống nữa được ô chọn xử lý ra mặt chứ không âm thầm:

• Nếu một lần tải lại thu hẹp phạm vi tạo của bạn tới mức đơn vị đang chọn không còn được phép, lựa chọn đó vẫn được giữ nguyên và bị gắn nhãn “Ngoài quyền tạo của bạn”, còn nút Tạo bản ghi khoá lại cho tới khi bạn chọn đơn vị khác. Nó không bao giờ bị lặng lẽ đổi về đơn vị chính của bạn — đổi ngầm nghĩa là hồ sơ rơi vào một chỗ khác mà không ai nói cho bạn biết.
• Trong lúc danh sách đơn vị đang tải, hoặc sau khi tải hỏng, nút Tạo bản ghi vẫn khoá; trường hợp hỏng hiện “Không tải được danh sách đơn vị bạn có thể lưu vào.” kèm đúng một nút Thử lại.

Khi lời từ chối đi tới được trình duyệt — chủ yếu với lời gọi API, vì ô chọn đã chặn sẵn ở trên — thông báo nêu đúng lý do:

Chuyển bản ghi sang đơn vị khác

Chuyển đơn vị là thao tác duy nhất làm đổi đơn vị của một bản ghi. Mọi đường ghi khác đều từ chối trường này đích danh — sửa trực tiếp bản ghi, gắn unit dạng ghi được lên biểu mẫu, hay gắn nó trên bước Bản ghi thực thể của quy trình — với thông báo “Đơn vị của hồ sơ chỉ thay đổi qua thao tác chuyển đơn vị.”

Hai thứ dễ bị đọc nhầm thành ngoại lệ, nhưng không phải: đặt trường chỉ-đọc unit lên biểu mẫu tạo chỉ dời vị trí của ô chọn đơn vị đích chứ không phải một ràng buộc ghi, và thiết lập Đơn vị đích trên bước Bản ghi thực thể chỉ quyết định nơi lưu của một bản ghi mới — với upsert thì chỉ nhánh thêm mới, còn nhánh cập nhật giữ nguyên đơn vị đang có. Không cái nào dời được một bản ghi đã tồn tại; việc đó vẫn chỉ chuyển đơn vị làm được.

Mở Chi tiết bản ghi, nhấn menu Thao tác bản ghi, chọn Chuyển đơn vị…. Mục này chỉ xuất hiện khi thực thể đã phân loại, bạn có quyền ghi trên thực thể đó, và đó không phải thực thể hệ thống.

Hộp thoại Chuyển sang đơn vị khác hiển thị dòng Đang ở kèm tên đơn vị hiện tại và đường dẫn cha của nó (hoặc Chưa có đơn vị), rồi tới đúng ô chọn đơn vị của biểu mẫu tạo, với đúng các quy tắc làm mờ ở trên.

Ô tick Chuyển cả các bản ghi liên quan đang ở cùng đơn vị mở rộng thao tác sang các bản ghi con, kèm gợi ý Mọi bản ghi liên quan được kiểm tra trước; nếu một bản ghi không thể chuyển, không gì được chuyển. Một bản ghi liên quan chỉ đi theo khi hội đủ mọi điều kiện: thực thể của nó cũng đã phân loại, chưa lưu trữ và không phải thực thể hệ thống; nó trỏ về bản ghi này qua một tham chiếu ngược đã khai báo; và nó đang nằm đúng trong đơn vị mà bản ghi cha rời đi. Bản ghi liên quan ở đơn vị khác thì đứng yên.

Vài hành vi còn lại đáng biết trước khi bấm Chuyển:

• Chuyển về đúng đơn vị bản ghi đang ở là không làm gì cả — không tăng phiên bản, không sinh sự kiện. Giao diện chặn luôn từ đầu: “Bản ghi đã ở trong đơn vị đó.”
• Một lần chuyển thật sự có tăng phiên bản và có phát sinh sự kiện cập nhật mang theo đơn vị cũ và mới, nên trigger theo sự kiện bản ghi sẽ chạy.
• Thao tác được khoá theo phiên bản: nếu bản ghi đã đổi kể từ lúc bạn mở, thông báo là “Bản ghi đã thay đổi kể từ khi bạn mở (409 phiên bản cũ). Tải lại rồi thử lại.”
• Không có màn hình chuyển hàng loạt. Sắp xếp lại nhiều bản ghi nghĩa là chuyển từng bản ghi một, hoặc sửa dữ liệu trước khi bật phân loại.

Tắt phân loại

Nút Tắt phân loại viền đỏ nằm ở cuối thẻ. Hệ thống từ chối tắt trong hai trường hợp, theo thứ tự này:

Qua được hai cổng đó, hộp thoại xác nhận nói rõ điều gì biến mất: trường chỉ-đọc unit rời khỏi thực thể, nên cột trong trình duyệt bản ghi, ô chọn đơn vị trên biểu mẫu tạo và thao tác chuyển đơn vị đều biến mất, và bản ghi mới có thể được lưu mà không có đơn vị. Hai hệ quả nữa đi kèm mà hộp thoại không liệt kê: bộ lọc / sắp xếp / facet theo đơn vị không còn khai báo được, và biến unit rời khỏi cây biến của quy trình.

Cả hai lần bật và tắt đều được ghi vào nhật ký thay đổi chính sách ngay trên tab Quyền truy cập, dưới dạng Đã bật phân loại theo đơn vị / Đã tắt phân loại theo đơn vị; mỗi lần áp dụng gán hàng loạt ghi thêm một dòng Đã gán hồ sơ vào đơn vị kèm quy tắc và ba con số.

Ví dụ

Ví dụ dưới đây chạy trên tổ chức mẫu ở trang Ví dụ: phân quyền cho một tổ chức — cùng cây đơn vị, cùng ba người, cùng thực thể Hồ sơ vụ việc. Trang đó kể trọn câu chuyện phân quyền; ở đây chỉ là phần đơn vị, theo đúng thứ tự một quản trị viên gặp phải.

Bốn hồ sơ cũ, chưa hồ sơ nào có đơn vị

Thực thể đang có bốn hồ sơ và không hồ sơ nào có đơn vị, nên nhấn Bật phân loại chỉ nhận lại đúng một câu: “Bật bị từ chối — 4 hồ sơ chưa có đơn vị.” Theo dữ liệu tiếp nhận, bốn hồ sơ này thuộc về Accounts Payable, Accounts Payable, Human Resources và South.

Nhấn Gán đơn vị…, chọn Vị trí chính của chủ sở hữu, rồi Tiếp · xem trước. Bản xem trước đọc Khớp 4 · Sẽ được gán 2 · Không xác định 2 — và đó là lý do để không nhấn Áp dụng:

Bắt đầu lại với quy tắc Từ một trường, trỏ vào trường ma_don_vi mà bộ phận tiếp nhận vẫn điền. Bản xem trước lần này đọc Khớp 4 · Sẽ được gán 3 · Không xác định 1:

Nhấn Áp dụng cho 3 hồ sơ. Còn lại đúng HS-004, nên chạy thêm một lượt nữa với Vị trí chính của chủ sở hữu: lần này Khớp chỉ còn 1 — ba hồ sơ kia đã có đơn vị nên không bị đụng tới — và Bảo có đơn vị chính South, nên Sẽ được gán 1 và Không xác định 0. Áp dụng nốt, Chạy lại kiểm tra trước, rồi Bật phân loại.

Hồ sơ mới rơi vào đâu

Hà tạo hồ sơ tiếp theo. Biểu mẫu tạo có thêm khối Đơn vị, và North — đơn vị chính của cô ấy — đã được chọn sẵn kèm nhãn đơn vị của bạn; nhấn Tạo bản ghi ngay thì hồ sơ nằm ở North. Quyền tạo của Hà là Toàn tổ chức, nên cô ấy đổi sang đơn vị khác cũng được — trừ Legacy Ops, hiện mờ kèm huy hiệu Đã lưu trữ.

Lân mở đúng biểu mẫu đó và không thấy ô chọn nào, chỉ một dòng: “Quyền tạo của bạn không bao phủ đơn vị nào ở đây.” Hai lý do cùng lúc, và lý do nào cũng đủ: anh ấy không có quyền Tạo nào trên thực thể này, và anh ấy không có đơn vị chính ở bất cứ đâu để lấy làm mặc định.

Chuyển HS-003 sang South

HS-003 bị nộp nhầm vào Human Resources. Một quản trị viên nắm đủ cả hai quyền mở Chi tiết bản ghi, nhấn Thao tác bản ghi, chọn Chuyển đơn vị…, chọn South, rồi Chuyển. Chủ sở hữu vẫn là Lân.

Đơn vị vừa đổi chính là dữ kiện mà các phạm vi theo đơn vị so khớp, nên tầm với đổi theo ngay:

Tắt rồi bật lại

Vài tháng sau, tổ chức muốn tắt phân loại. Lần nhấn đầu tiên bị từ chối: “Tắt bị từ chối — vẫn có quyền trên thực thể này dùng phạm vi theo đơn vị.” — thẻ nêu đích danh quyền cây con ▾ North của Lân và quyền đơn vị ▪ AP của Nhóm trưởng nhóm AP. Đổi phạm vi hai quyền đó rồi tắt lại thì được.

Phần đáng nói là lần bật lại. Bốn hồ sơ vẫn đang nằm ở Accounts Payable, Accounts Payable, South và South — đơn vị đã lưu không rời đi cùng với trường. Nên lần bật lại không phải làm lại ba lượt Gán đơn vị ở trên: kiểm tra trước báo Có thể bật ngay, và Bật phân loại là việc duy nhất còn phải làm.

Xem thêm

• Đơn vị tổ chức — nơi dựng cây đơn vị, lưu trữ đơn vị, và đặt vị trí chính cho người dùng.
• Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi — các phạm vi mà phân loại theo đơn vị mở khoá.
• Thực thể (Entities) — nơi tab Quyền truy cập và thẻ này nằm.
• Bản ghi thực thể — thiết lập Đơn vị đích trên bước, nơi quy trình chọn đơn vị để lưu bản ghi nó tạo ra.
• Chạy với tư cách (Run as) — chủ thể thực thi cấp đơn vị mặc định, và quyền tạo của nó quyết định đích nào của bước thật sự lưu được khi chạy.