Chi tiết bản ghi
Đọc thẻ tiêu đề, thanh hành động và trạng thái "Bước tiếp theo" trên trang chi tiết một bản ghi — và biết khi nào bạn thao tác được ngay tại đó.
Bấm vào một bản ghi ở bất kỳ đâu bạn thấy nó — trong Xem và lọc bản ghi, trong Chế độ xem lịch, hay từ một dòng trong khối liên quan trên một bản ghi khác — đều mở ra trang chi tiết của đúng bản ghi đó: nơi tổng hợp mọi thứ về MỘT bản ghi duy nhất — thông tin trường, quy trình đang chạy trên nó, các bản ghi liên quan, và nhật ký hoạt động.
Đầu trang luôn theo một khuôn cố định — thẻ tiêu đề rồi tới thanh hành động — mô tả chi tiết bên dưới. Các khối nội dung phía dưới (Chi tiết, Liên quan, Quy trình, Hoạt động…) do người thiết kế bố cục thực thể sắp xếp, nên thứ tự và số lượng khối có thể khác nhau giữa các thực thể.
Hai người mở cùng một bản ghi có thể thấy hai bộ nút/khối/trường khác nhau — thứ bạn không có quyền đã được lọc sẵn ở phía máy chủ trước khi tới trình duyệt, không phải bị ẩn tạm bằng giao diện. Không thấy một nút hay một khối nào đó không có nghĩa là trang bị lỗi. Quyền còn được cấp riêng cho từng việc, nên mở được một bản ghi không kéo theo sửa được nó — xem Quyền truy cập.
Thẻ tiêu đề
Ở đầu trang chi tiết:
- Icon + màu nền của thực thể, cạnh đó là tên thực thể — bấm vào để quay lại danh sách bản ghi của thực thể này.
- Tên bản ghi làm tiêu đề lớn — chính là giá trị của trường đã chọn làm Trường hiển thị cho thực thể (xem Views & cài đặt duyệt).
- Dòng nhỏ bên dưới cho biết bản ghi cập nhật khi nào (thời gian tương đối, ví dụ "cập nhật 2 giờ trước"), kèm tên người cập nhật gần nhất nếu hệ thống xác định được từ nhật ký hoạt động.
Góc phải thẻ có menu ba chấm khi bạn còn ít nhất một thao tác trên chính bản ghi này. Mục Xóa hiện nếu bạn có năng lực Xóa trên thực thể (và đây không phải một thực thể hệ thống như Người dùng/Nhóm) — chọn Xóa mở hộp thoại xác nhận. Xóa sẽ chuyển bản ghi vào thùng rác của Ứng dụng, ở đó nó còn khôi phục được suốt thời hạn lưu giữ — thông báo sau khi xoá có nút Hoàn tác trong 30 giây, và trang Thùng rác là đường quay lại sau đó. Nếu bản ghi vừa bị người khác sửa hoặc xóa trong lúc bạn đang mở trang, hộp thoại sẽ báo bạn tải lại trang thay vì âm thầm ghi đè. Một lượt xoá cũng có thể chạm XA HƠN bản ghi bạn chọn, khi một quan hệ trỏ tới nó được đặt là xoá theo dây chuyền — xem Khi bản ghi đích bị xoá. Mục Chuyển đơn vị… hiện trên thực thể được phân loại theo đơn vị — xem mục "Người sở hữu và Đơn vị" bên dưới.
Thanh hành động
Ngay dưới thẻ tiêu đề là thanh hành động — dải nút khởi chạy quy trình mà người thiết kế đã gắn cho thực thể này (xem Hành động nếu bạn là người cấu hình). Thanh này chỉ xuất hiện khi thực thể có ít nhất một hành động, hoặc khi thực thể có nhiều view Chi tiết (xem bộ chuyển bố cục bên dưới).
Vài điều cần biết khi dùng:
- Nút mờ kèm lý do — một nút vẫn hiện nhưng không bấm được khi quy trình gắn kèm chưa xuất bản, hoặc đã được xuất bản lại và không còn nhận bản ghi của thực thể này. Di chuột vào nút để xem lý do cụ thể.
- Bấm nút mở một bước xác nhận, không chạy ngay lập tức — nếu quy trình cần thêm thông tin mà trang chưa tự suy ra được từ bản ghi, một biểu mẫu ngắn hiện ra để bạn điền nốt (những phần đã lấy sẵn từ bản ghi hiện ra ở dạng chỉ đọc); nếu không cần gì thêm, bạn chỉ thấy một bản tóm tắt những gì sẽ được gửi đi kèm nút xác nhận. Quy trình chỉ thật sự bắt đầu chạy sau khi bạn xác nhận.
- Kết quả — với hành động khai báo chạy đồng bộ, hộp thoại tự chuyển sang hiển thị kết quả ngay sau khi xác nhận: hoàn tất, lỗi, vẫn đang chạy nền, đã gửi và đang chờ một bước nào đó (hộp thoại nêu tên bước; nếu bước đó là nhiệm vụ của một người thì có thêm liên kết Mở trong hộp thư → đi thẳng tới nhiệm vụ), hoặc bị chặn do phân quyền; các hành động còn lại chỉ báo "đã bắt đầu" rồi đóng lại — theo dõi tiến độ tiếp theo ở khối Quy trình phía dưới trang. Mọi hộp thoại kết quả đều có liên kết Mở lượt chạy → ở chân, dẫn thẳng tới trang của lượt chạy vừa khởi động.
- Không thấy nút mà đồng nghiệp có? Bình thường — một nút hành động có thể được cấu hình chỉ hiện với đúng bản ghi hoặc đúng người xem (điều kiện Hiển thị khi), nên hai người mở cùng một bản ghi có thể thấy hai bộ nút khác nhau. Xem Hành động nếu bạn muốn biết cách điều kiện này được thiết lập.
Hai kết quả cần đọc kỹ hơn "đã bắt đầu"
Bị chặn do phân quyền. — quy trình đã khởi chạy, rồi bị từ chối một thao tác trên bản ghi nào đó và dừng hẳn. Nó sẽ không tự đi tiếp, và bấm lại nút cũng không đẩy nó đi. Hộp thoại nêu thao tác bị từ chối và lý do, đúng bằng chữ mà trang lượt chạy dùng — nhưng cố ý không nêu thực thể lẫn đơn vị, vì một cái chỉ là mã định danh trần, còn cái kia hé lộ nơi cất giữ những bản ghi bạn có thể không được phép thấy. Nhấn Mở lượt chạy → để xem thêm các dòng Thực thể, Từ lúc và Chạy với tư cách; việc gỡ do quản trị viên làm — xem Khởi chạy & theo dõi phiên.
"Quy trình này chưa có chủ thể thực thi nên không thể khởi chạy. Quản trị viên cần đặt một lần." — quy trình gắn với nút chưa được ai quyết định là nó chạy với tư cách ai, nên không lượt khởi chạy nào thành công được: bấm lại là vô ích. Đây là một thiết lập quản trị viên đặt đúng một lần cho cả quy trình, không phải trục trặc nhất thời. Hãy báo cho họ kèm tên nút và tên quy trình — xem Chạy với tư cách (Run as).
Khi thực thể có nhiều hơn một view Chi tiết, đầu mút phải của thanh hành động còn có bộ chuyển Bố cục để đổi qua lại giữa các cách trình bày đã thiết kế sẵn cho trang này.
Trạng thái "Bước tiếp theo"
Ở mọi nơi khác trong Trình duyệt bản ghi — dòng trong Lưới, thẻ Kanban, ảnh trong Thư viện, ô trên Lịch, hàng trong Công việc — mỗi bản ghi mang theo một pill nhỏ tên Bước tiếp theo, cho biết bản ghi đang dừng ở đâu trong quy trình đang chạy trên nó:
| Màu pill | Ý nghĩa | Bấm vào để làm gì |
|---|---|---|
| Chàm (indigo) | Đang dừng ở một nhiệm vụ con người, còn trong hạn xử lý | Mở danh sách quyết định của nhiệm vụ đó — chọn một quyết định sẽ nộp nhiệm vụ thay bạn ngay tại chỗ, giống hệt như tự mở đúng nhiệm vụ đó trong Công việc rồi gửi. |
| Đỏ | Như trên, nhưng nhiệm vụ đã quá hạn xử lý (SLA) | Như trên. |
| Xám | Đang dừng ở một bước không phải nhiệm vụ con người (ví dụ bước AI hoặc gọi webhook) | Không có gì — pill chỉ cho biết tên bước, bấm vào không mở được quyết định nào. |
| (không hiện gì) | Bản ghi chưa có, hoặc không còn, phiên chạy quy trình nào đang sống — hoặc phiên đang chạy của nó đã bị chặn do phân quyền, nên không còn dừng ở bước nào để pill nêu tên | Không có gì — mở khối Quy trình trên trang chi tiết để biết đó là trường hợp nào. |
Hai tình huống gộp chung ở dòng cuối trông giống hệt nhau ở mọi nơi có pill — pill im lặng vì không còn bước nào để nêu tên, và nó không cho biết là không còn gì đang chạy hay là có một phiên đã dừng vì bị chặn. Chỗ duy nhất phân biệt được là khối Quy trình mô tả ngay dưới đây.
Trên chính trang chi tiết, thông tin này không nằm cạnh tiêu đề mà nằm trong khối Quy trình: mỗi phiên chạy có chủ thể là bản ghi này — kể cả phiên chạy hàng loạt trên một tập bản ghi có chứa nó — được liệt kê ở đây, phiên còn sống xếp trước rồi mới tới phiên đã kết thúc, mỗi nhóm mới nhất trước, kèm giai đoạn hiện tại nếu phiên đang dừng ở một bước nào đó. Nếu giai đoạn đó là một nhiệm vụ đang chờ người xử lý, dòng đó hiện thêm hạn xử lý (kèm dấu quá hạn nếu có) và tên người được giao. Khối này không có nút quyết định: bấm tên quy trình để mở trang lượt chạy, rồi bấm nhiệm vụ ở đó để sang hộp thư Công việc mà quyết định. Nói cách khác: trên trang này bạn đi tới nhiệm vụ để quyết định, thay vì quyết định ngay tại pill như ở các nơi khác. Bản ghi chưa từng có quy trình nào chạy thì khối Quy trình để trống.
Một dòng trong khối này có thể mang chip màu hồng Bị chặn do phân quyền thay cho chip Đang chờ màu hổ phách. Hai chip giống nhau ở chỗ đều là "chưa xong", nhưng ý nghĩa ngược hẳn nhau: Đang chờ nghĩa là có người hoặc có việc gì đó sắp tới; Bị chặn do phân quyền nghĩa là phiên đã bị từ chối một thao tác trên bản ghi và đứng yên cho tới khi quản trị viên gỡ — nó đã thôi chạm vào bản ghi này rồi, nên đừng chờ nó. Dòng bị chặn cũng không kèm giai đoạn, hạn xử lý hay tên người được giao — không có nhiệm vụ nào để nêu. Bấm vào tên quy trình để mở trang phiên.
Khối này cố ý chỉ nói bị chặn, chứ không nói bị chặn ở thực thể nào hay đơn vị nào — đó là những thông tin nói về chỗ cất giữ các bản ghi bạn có thể không được phép thấy, và đây là trang của một bản ghi. Nó cũng không nêu lý do lẫn thời điểm: Thao tác, Thực thể, Lý do, Từ lúc và cách gỡ đều nằm trên trang lượt chạy — xem Khởi chạy & theo dõi phiên.
Các khối khác trên trang
Tùy bố cục người thiết kế chọn, trang còn có thể có:
- Chi tiết — các trường của bản ghi, trình bày dạng nhãn/giá trị theo đúng cột đã cấu hình. Trường đánh dấu nhạy cảm hiện icon khóa; nếu bạn không có quyền đọc dữ liệu nhạy cảm, giá trị hiện "đã che" thay vì giá trị thật. Trên thực thể được phân loại theo đơn vị, khối này còn có thể chứa trường Đơn vị chỉ đọc — xem mục ngay dưới đây.
- Liên quan — bản ghi ở thực thể khác đang trỏ về bản ghi này — xem chi tiết ở Danh sách liên quan.
- Hoạt động — nhật ký các lần bản ghi được tạo/sửa/xóa cùng các sự kiện quy trình liên quan, mới nhất trước; danh sách dài tự thu gọn còn 10 dòng kèm nút "Xem tất cả".
- Việc con, Tệp đính kèm — đã có chỗ trên bố cục nhưng báo "sắp có", chưa hoạt động ở bản phát hành hiện tại.
Người sở hữu và Đơn vị
Mỗi bản ghi luôn có một người sở hữu — mặc định là người tạo ra nó. Đây là một trường bình thường trên bản ghi, nên người có quyền phù hợp chuyển nó cho người khác được, ví dụ khi bàn giao công việc.
Trên thực thể được phân loại theo đơn vị, bản ghi còn mang trường Đơn vị chỉ đọc, cho biết nó đang được lưu ở đâu trong sơ đồ tổ chức. Bạn không sửa trường này trực tiếp ở bất kỳ đâu: nó chỉ đổi qua Chuyển đơn vị… trong menu ba chấm. Hộp thoại Chuyển sang đơn vị khác cho biết bản ghi Đang ở đơn vị nào (hoặc Chưa có đơn vị), rồi để bạn chọn đơn vị đích — những đơn vị nằm ngoài quyền tạo của bạn vẫn hiện trong cây nhưng bị làm mờ, để bạn thấy lý do thay vì thấy thiếu lựa chọn. Chủ sở hữu không thay đổi khi chuyển.
Ô tick Chuyển cả các bản ghi liên quan đang ở cùng đơn vị kéo theo những bản ghi con đang nằm đúng trong đơn vị mà bản ghi này rời đi. Thao tác này là tất-cả-hoặc-không-gì: mọi bản ghi liên quan được kiểm tra trước, và nếu một bản ghi không chuyển được thì không gì được chuyển — kể cả bản ghi bạn đang mở.
Đổi đơn vị là đổi ai với tới được bản ghi. Một bản ghi chuyển sang đơn vị khác có thể vì thế mà rời khỏi tầm nhìn của bạn hoặc của một đồng nghiệp đang cần nó. Cả việc đổi người sở hữu lẫn việc chuyển đơn vị đều được ghi vào khối Hoạt động của chính bản ghi — đó là chỗ để nhìn khi một bản ghi bỗng đổi tầm nhìn. Xem Quyền truy cập.
Bước tiếp theo
- Xem và lọc bản ghi — quay lại danh sách để mở một bản ghi khác.
- Danh sách liên quan — đọc kỹ hơn về khối Liên quan, lọc và chạy hành động hàng loạt ngay từ đó.
- Quyền truy cập — vì sao bạn mở được bản ghi này mà không sửa được, và vì sao nó có thể biến mất sau một lần chuyển đơn vị.
- Hành động — phía thiết kế: cách các nút trên thanh hành động, và điều kiện Hiển thị khi, được cấu hình.