Xem và lọc bản ghi

Mở Trình duyệt bản ghi

Trên thanh điều hướng bên trái, bấm vào thực thể muốn duyệt (ví dụ Nhà cung cấp, Hợp đồng) — nằm trên một dòng riêng hoặc trong một nhóm. Trang Trình duyệt bản ghi của thực thể đó mở ra, với tên và mô tả thực thể ở đầu trang.

Ở góc trên bên phải là nút Bản ghi mới — chỉ hiện khi thực thể có cấu hình biểu mẫu tạo mới và bạn có quyền ghi trên thực thể đó. Xem Tạo bản ghi thủ công.

Danh sách bên dưới chỉ chứa những bản ghi bạn vừa được liệt kê vừa được mở — hai việc này được cấp riêng, nên hai đồng nghiệp mở cùng một view có thể thấy hai tập bản ghi khác nhau. Đó là bình thường; xem Quyền truy cập nếu danh sách của bạn ngắn hơn bạn nghĩ.

Chọn chế độ xem

Ngay dưới tiêu đề là bộ chuyển đổi view — mỗi view do người thiết kế cấu hình sẵn xuất hiện dưới dạng một nút icon + tên riêng (ví dụ "Theo giai đoạn", "Tất cả nhà cung cấp"). Bấm vào một view để chuyển sang ngay; bộ lọc, sắp xếp và cột hiển thị nạp lại theo đúng cấu hình của view đó. Icon trên nút cho biết view thuộc kiểu hiển thị nào:

Thực thể cũng có thể có view kiểu Lịch — đặt bản ghi lên lịch theo trường ngày; xem trang riêng Chế độ xem Lịch.

Tìm kiếm

Nếu thực thể có ít nhất một trường văn bản được đánh dấu tìm kiếm được, ô Tìm kiếm xuất hiện phía trên danh sách; gợi ý trong ô cho biết cụ thể những trường nào được tìm (tối đa 3 tên). Nhập từ khóa để thu hẹp bản ghi theo các trường đó — áp dụng cho chế độ xem đang mở.

Bộ lọc nhanh

Nếu người thiết kế chế độ xem đã thiết lập, một hàng chip có tên sẽ nằm phía trên thanh công cụ — ví dụ Tất cả · Của tôi · Quá hạn · Chờ ký. Đây là lối tắt cho những lát cắt mà đồng nghiệp của bạn cần hằng ngày, để không ai phải dựng lại chúng bằng tay.

• Tất cả là trạng thái mọi chế độ xem mở lên, và luôn là chip đầu tiên. Bấm vào đó sẽ bỏ bộ lọc nhanh đang bật.
• Mỗi lần một bộ. Bấm một chip sẽ thay cho chip trước đó, chứ không cộng dồn.
• Chúng cộng với bộ lọc của bạn. Bộ lọc nhanh thu hẹp danh sách; những gì bạn thêm ở thanh bộ lọc sẽ thu hẹp tiếp trên nền đó.

Khi một bộ lọc nhanh đang bật, các điều kiện của nó hiện thành chip có màu bên cạnh chip của bạn. Những chip đó không có dấu ✕: chúng thuộc về bộ lọc nhanh, không phải của bạn. Chip của bạn vẫn giữ dấu ✕ và xoá được.

Chip có màu nói lên ý nghĩa của bộ lọc nhanh chứ không phải giá trị nó tính ra cho bạn — "Hạn xử lý trước Hôm nay", không phải một ngày cố định — vì quy tắc kiểu đó được tính lại mỗi lần danh sách tải.

Đặt lại chỉ xuất hiện khi bạn đã thêm bộ lọc của riêng mình lên trên. Nó bỏ bộ lọc của bạn và giữ nguyên bộ lọc nhanh. Muốn bỏ luôn bộ lọc nhanh thì bấm Tất cả.

Chế độ xem nào chưa được thiết lập bộ lọc nhanh thì không hiển thị hàng chip nào cả.

Lọc theo trường

Thanh bộ lọc nằm ngay dưới bộ chuyển đổi view. Để thêm một bộ lọc:

1. Bấm + Thêm bộ lọc.

2. Chọn Trường cần lọc.

3. Chọn Toán tử — tập toán tử khả dụng đổi theo kiểu trường:

   Kiểu trường	Toán tử khả dụng
   Văn bản	=, ≠, chứa, không chứa, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, trống, không trống
   Số / Ngày / Ngày giờ	=, ≠, >, ≥, <, ≤, trong khoảng, trống
   Danh sách / Tham chiếu	là một trong, không thuộc, trống, không trống
   Nhiều lựa chọn / Nhiều tham chiếu	là một trong, không thuộc, trống, không trống
   Đúng/sai	=, ≠
   Tệp	trống, không trống

4. Nhập giá trị: một ô cho toán tử đơn; hai ô Từ/Đến cho "trong khoảng"; danh sách giá trị cách nhau bởi dấu phẩy cho "là một trong"/"không thuộc". Toán tử "trống"/"không trống" không cần giá trị.

5. Bấm Áp dụng.

Với trường ngày/ngày giờ, thay vì nhập một giá trị cụ thể bạn có thể chọn Ngày tương đối. Các mốc dựng sẵn gồm: Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tháng này, Quý này, Năm nay; chọn N ngày qua… để tự nhập số ngày bất kỳ, tối đa 3.660 ngày.

Mỗi bộ lọc đã áp dụng hiện thành một chip (trường · toán tử · giá trị); bấm × trên chip để gỡ. Góc phải thanh bộ lọc là ô Sắp xếp — chọn trường rồi bấm mũi tên để đổi chiều tăng/giảm dần.

Trên thực thể được phân loại theo đơn vị, mỗi bản ghi còn mang trường Đơn vị — lọc, sắp xếp, làm bộ lọc nhóm và đưa vào cột như mọi trường tham chiếu khác; toán tử trống trên trường này là cách tìm nhanh những bản ghi chưa được gán đơn vị. Trường này không tự vào các view đã lưu — người thiết kế phải thêm cột đó vào view.

Bộ lọc nhóm

Khi người thiết kế đã chọn một số trường làm facet cho thực thể, nút Bộ lọc nhóm xuất hiện cạnh thanh bộ lọc. Bấm để mở/đóng bảng facet bên cạnh danh sách bản ghi.

Mỗi trường facet hiện một trong hai dạng:

• Giá trị (danh sách, đúng/sai, tham chiếu, nhiều lựa chọn) — liệt kê các giá trị đang có kèm số đếm bản ghi; tick vào một giá trị để lọc theo nó (tick nhiều giá trị nghĩa là "là một trong"). Nhãn (hạn chế) nghĩa là giá trị bị che vì bạn thiếu quyền xem trường nhạy cảm đó — đây là chuyện của riêng một trường, không phải chế độ truy cập Hạn chế đặt cho cả thực thể; nếu danh sách bị cắt bớt, dòng cuối hiện "Còn giá trị bên dưới".
• Khoảng (số, ngày, ngày giờ) — liệt kê các khoảng giá trị dựng sẵn kèm số đếm; tick một khoảng để lọc theo nó. Phía dưới hiện giá trị nhỏ nhất – lớn nhất của toàn bộ tập dữ liệu hiện tại.

Facet dùng chung danh sách bộ lọc với thanh bộ lọc phía trên: tick một giá trị facet cũng thêm chip lên thanh bộ lọc, và gỡ chip trên thanh bộ lọc cũng bỏ tick facet tương ứng.

Kanban — theo dõi theo giai đoạn

Thẻ được nhóm theo cột dựa trên một trường trạng thái (hoặc giai đoạn quy trình) của thực thể; mỗi thẻ hiện các trường được cấu hình cùng chấm trạng thái, và nút Bước tiếp theo nếu có việc đang chờ.

Nếu thực thể áp dụng mô hình giai đoạn có kiểm soát, thẻ không kéo-thả tự do giữa các cột. Mở thẻ và dùng nút chuyển giai đoạn thay vào đó — nút chỉ đưa ra các giai đoạn kế tiếp hợp lệ, và có thể yêu cầu điền thêm trường bắt buộc trước khi xác nhận chuyển.

Thư viện — bản ghi ưu tiên hình ảnh

Mỗi bản ghi hiện thành một thẻ với ảnh bìa lấy từ trường tệp/hình ảnh được cấu hình, cùng các trường phụ bên dưới. Bản ghi không có ảnh (hoặc ảnh không tải được) hiện khung giữ chỗ thay vì ảnh vỡ.

Dòng thời gian — bản ghi theo trục thời gian

Mỗi bản ghi vẽ thành một thanh trải từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc trên một trục thời gian dùng chung. Bản ghi thiếu ngày bắt đầu không hiện; thiếu ngày kết thúc hiện thành một điểm mốc thay vì thanh. Nếu thực thể có gắn trường phụ thuộc, một gợi ý kết nối nhỏ nối các thanh liên quan.

Hộp thư — xử lý tuần tự theo hạn chót

Màn hình chia đôi: danh sách bên trái xếp theo hạn chót gần nhất trước (bản ghi không có hạn thì xếp theo trường sắp xếp đã cấu hình, bản ghi không có mốc nào xếp cuối); bên phải hiện bản xem chi tiết record-360 chỉ đọc của bản ghi đang chọn. Dùng phím mũi tên lên/xuống để đổi bản ghi đang chọn. Mỗi dòng đều hiện chấm trạng thái và (nếu có) hạn chót; riêng dòng đang chọn còn hiện thêm nút Bước tiếp theo ngay trong danh sách.

Mở chi tiết một bản ghi

Bấm vào bất kỳ bản ghi nào — từ Lưới, Kanban, Thư viện hay Dòng thời gian — sẽ mở trang chi tiết đầy đủ (bố cục record-360) của bản ghi đó: nhóm trường, bản ghi liên quan, phiên chạy quy trình gắn với nó, và nhật ký hoạt động. Xem Chi tiết bản ghi.

Xem thêm

• Tổng quan Ứng dụng — các trang khác trong mục Ứng dụng.
• Chế độ xem Lịch — đặt bản ghi lên lịch theo tháng/tuần/danh sách.
• Xuất bản ghi ra Excel — tải danh sách đang lọc thành tệp .xlsx.
• Chi tiết bản ghi — bố cục record-360 đầy đủ và nút Bước tiếp theo.
• Quyền truy cập — vì sao danh sách của bạn và của đồng nghiệp có thể khác nhau.
• Views (thiết kế) — cách người thiết kế tạo view, cấu hình cột/bộ lọc/facet.