Xuất bản ghi ra Excel
Tải danh sách bản ghi thành tệp .xlsx — từ Trình duyệt bản ghi, từ danh sách đã chọn hoặc từ danh sách liên quan — và những gì bạn nhận được trong tệp.
Bạn có thể tải bất kỳ danh sách bản ghi nào thành một tệp Excel (.xlsx) để lọc, sắp xếp, tổng hợp hoặc gửi cho người không dùng AgentFlow.
Tệp xuất ra dùng kiểu dữ liệu gốc của Excel — ngày là ngày thật, số là số thật, đúng/sai là ô boolean — nên bạn có thể SUM, lọc theo khoảng ngày hay tạo PivotTable ngay, không cần xử lý lại.
Xuất từ đâu
Nút Xuất Excel xuất hiện ở bốn nơi. Chỗ bạn bấm quyết định bản ghi nào được xuất:
| Bấm ở đâu | Xuất những gì |
|---|---|
| Thanh công cụ Trình duyệt bản ghi | Toàn bộ bản ghi khớp bộ lọc hiện tại — không cần tick chọn dòng nào. |
| Thanh hành động hàng loạt (sau khi tick dòng) | Đúng những dòng bạn đã tick, hoặc toàn bộ theo bộ lọc nếu bạn đang ở chế độ "tất cả". |
| Đầu khối Danh sách liên quan | Mọi bản ghi con của bản ghi cha đang mở, theo view và bộ lọc của khối đó. |
| Thanh chọn trong danh sách liên quan | Những dòng con bạn đã tick. |
Nút trên thanh công cụ là cách nhanh nhất: lọc danh sách cho tới khi màn hình đúng ý, rồi bấm Xuất Excel. Những gì bạn thấy chính là những gì nằm trong tệp.
Chọn cột
Bấm Xuất Excel mở một bảng nhỏ. Dòng đầu cho biết đối tượng sẽ xuất — Toàn bộ theo bộ lọc hiện tại hoặc N bản ghi đã chọn — rồi tới hai lựa chọn cột:
| Lựa chọn | Nghĩa là |
|---|---|
| Các cột trong khung nhìn này | Đúng các cột đang hiển thị, theo đúng thứ tự đó. Mặc định. |
| Toàn bộ trường có thể xem | Mọi trường của thực thể mà bạn có quyền đọc — kể cả trường không nằm trong view. Trường của bạn xếp trước; các trường hệ thống — ngày tạo, ngày cập nhật, người tạo, chủ sở hữu, và Đơn vị nếu thực thể được phân loại theo đơn vị — xếp cuối, để cột nhận diện bản ghi luôn nằm đầu bảng. |
Trường Đơn vị ghi ra ba cột chứ không phải một — tên đơn vị, mã đơn vị và id — để tệp giữ được cả cái tên người đọc hiểu lẫn cái không đổi khi đơn vị được đổi tên.
Nút xác nhận hiện luôn số bản ghi — ví dụ Xuất 1284 bản ghi — nên bạn biết kích thước trước khi chờ. Nếu không có bản ghi nào khớp, nút chuyển thành Không có gì để xuất và bị vô hiệu hóa.
Bạn nhận được gì trong tệp
Dòng đầu là tiêu đề cột (in đậm, được ghim khi cuộn) và có sẵn bộ lọc Excel. Mỗi trường được chuyển sang kiểu Excel tương ứng:
| Kiểu trường | Trong Excel |
|---|---|
| Văn bản, danh sách, nhiều lựa chọn | Chuỗi. Giá trị danh sách hiện nhãn hiển thị, không phải mã lưu trữ. |
| Số | Số thật, kèm định dạng (phân cách nghìn, số chữ số thập phân). |
| Tiền tệ | Số thật kèm mã tiền tệ — ví dụ #,##0 [$VND]. |
| Phần trăm | Ô phần trăm thật của Excel (xem lưu ý bên dưới). |
| Thời lượng | Số thật định dạng [h]:mm — cộng trừ được, và vượt quá 24 giờ vẫn hiện đúng (26 chứ không phải 2). |
| Đánh giá (sao) | Số, không phải chuỗi ★★★☆☆ — để còn tính trung bình và sắp xếp được. |
| Đúng/sai | Ô boolean thật (TRUE/FALSE theo ngôn ngữ Excel của bạn). |
| Ngày, Ngày giờ | Ngày thật của Excel (xem lưu ý múi giờ bên dưới). |
| Tham chiếu, Nhiều tham chiếu | Tên hiển thị của bản ghi được trỏ tới, cách nhau bởi dấu phẩy. |
| Tệp | Tên các tệp đính kèm, cách nhau bởi dấu phẩy — không phải nội dung tệp. |
Ô trống trong bản ghi để trống thật sự trong Excel, nên ISBLANK và bộ lọc "(Chỗ trống)" hoạt động đúng.
Ngày và giờ: hai kiểu khác nhau
Đây là điểm dễ gây bất ngờ nhất, và nó là cố ý:
- Trường Ngày (ví dụ Ngày ký) không bao giờ bị đổi theo múi giờ. Hợp đồng ký ngày 01/03 là ngày 01/03 với mọi người đọc, ở bất kỳ đâu.
- Trường Ngày giờ (ví dụ Tiếp nhận lúc) được quy đổi về múi giờ của tổ chức, vì nó chỉ một thời điểm cụ thể trên đồng hồ. Tiêu đề cột ghi rõ múi giờ — ví dụ
Tiếp nhận lúc (Asia/Ho_Chi_Minh)— vì Excel không có kiểu dữ liệu nào lưu được múi giờ.
Hệ quả: một trường Ngày và một trường Ngày giờ cùng lưu 01/03 20:00 UTC sẽ hiển thị lệch nhau một ngày trong tệp. Đó là đúng, không phải lỗi.
Trường ngày định dạng tương đối ("3 ngày trước") được xuất thành ngày cụ thể. Bảng nhỏ có nhắc điều này khi thực thể của bạn có trường như vậy — nếu giữ nguyên chữ "3 ngày trước", tệp mở lại vào tuần sau sẽ sai.
Phần trăm: con số trong ô khác con số trên màn hình
Trường phần trăm hiển thị 62,50% trên màn hình và lưu giá trị 62.5. Trong Excel, ô chứa 0.625 với định dạng phần trăm — vì đó là cách Excel lưu phần trăm thật.
Chữ số hiển thị giống hệt nhau (62,50%). Khác biệt chỉ lộ ra nếu bạn nhìn vào thanh công thức. Đây là điều kiện để =A1*B1, định dạng có điều kiện và nút "Format as Percentage" hoạt động đúng.
Giới hạn và thông báo
| Bạn thấy | Nghĩa là | Làm gì |
|---|---|---|
| Lựa chọn gồm N bản ghi; giới hạn là M | Vượt quá số dòng tối đa cho một lần xuất. | Thu hẹp bộ lọc rồi thử lại. Tệp không bao giờ bị cắt bớt — hệ thống từ chối hẳn, vì một tệp thiếu dòng trông y hệt tệp đầy đủ. |
| Tất cả tiến trình xuất đang bận | Máy chủ đang xử lý số lần xuất tối đa cùng lúc. | Chờ vài giây rồi bấm lại. |
| Thực thể này chưa có khung nhìn nào | Chưa có view nào để duyệt, nên cũng chưa có gì để xuất. | Nhờ người thiết kế thêm một view. |
| Không có gì để xuất | Bộ lọc hiện tại không khớp bản ghi nào. | Nới bộ lọc. |
Giới hạn số dòng do quản trị viên hệ thống đặt (mặc định 50.000). Nếu bạn thường xuyên chạm giới hạn, hãy trao đổi với quản trị viên — hoặc chia nhỏ theo bộ lọc, ví dụ xuất theo từng tháng.
Bạn xuất được những gì
Tệp xuất ra chỉ chứa đúng những gì bạn đã xem được trên màn hình — không hơn:
- Tệp chứa đúng những bản ghi bạn được liệt kê và đọc — cùng tập bản ghi mà danh sách trên màn hình đang cho bạn thấy, không hơn.
- Trường nhạy cảm mà bạn không có quyền xem bị bỏ hẳn cột, chứ không phải để trống — một cột trắng trơn sẽ khiến người đọc tưởng dữ liệu không tồn tại.
- Tham chiếu tới bản ghi ở thực thể bạn không có quyền xem để trống, không hiện mã định danh.
Vì vậy hai người xuất cùng một view có thể nhận hai số dòng khác nhau — người có phạm vi hẹp hơn (ví dụ chỉ bản ghi của mình, hoặc chỉ đơn vị của mình) nhận đúng phần của họ. Đó là bình thường, không phải tệp bị cắt: tệp thiếu dòng vì lý do kỹ thuật thì hệ thống từ chối hẳn thay vì gửi ra.
Mỗi lần xuất đều được ghi vào nhật ký quản trị: ai xuất, thực thể nào, bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột. Xem Quyền truy cập.
Xem thêm
- Xem và lọc bản ghi — lọc danh sách trước khi xuất.
- Danh sách liên quan — xuất bản ghi con của một bản ghi cha.
- Quyền truy cập — vì sao có bản ghi hoặc cột không xuất hiện.