Danh sách liên quan
Xem, lọc và phân trang các bản ghi ở thực thể khác liên kết tới bản ghi đang mở, và cách chọn "những bản ghi này" hay "tất cả" khi chạy hành động hàng loạt.
Danh sách liên quan là gì?
Trên trang chi tiết bản ghi, một số khối hiển thị danh sách liên quan — các bản ghi ở một thực thể khác có trường tham chiếu trỏ ngược về bản ghi bạn đang mở.
Ví dụ: mở một bản ghi Nhà cung cấp, khối Hóa đơn liệt kê mọi hóa đơn có trường tham chiếu "nhà cung cấp" trỏ tới đúng bản ghi này — bạn không cần tự đi tìm ở thực thể Hóa đơn và lọc thủ công.
Cột, sắp xếp và loại hiển thị lấy từ đâu
Danh sách liên quan không tự bịa ra cột hay cách sắp xếp — nó hiển thị qua một View đã lưu của thực thể con (cùng loại View bạn thấy khi tự mở thực thể đó trong Trình duyệt bản ghi). View quyết định:
- Cột nào hiển thị và sắp xếp mặc định.
- Danh sách vẽ dạng Lưới (hàng/cột) hay Kanban (thẻ theo trạng thái) — tùy loại View được gắn.
- Bộ lọc cơ sở của chính View đó (nếu có).
Tiêu đề khối cho biết tên View (hoặc tiêu đề riêng do người thiết kế đặt) kèm số lượng bản ghi, ví dụ (12). Dấu + sau số, ví dụ (50+), nghĩa là con số đã chạm mức đếm tối đa của máy chủ — thực tế có thể còn nhiều hơn.
Việc gắn View nào cho khối này là thao tác của người thiết kế bố cục bản ghi, không phải của bạn. Xem Views & cài đặt duyệt nếu bạn là người cấu hình.
Bộ lọc nhanh trên danh sách
Nếu View được gắn có bộ lọc nhanh, chúng hiện thành các chip có tên ở tiêu đề khối — ví dụ Tất cả · Chưa ký · Của tôi. Cách dùng giống hệt trên trình duyệt bản ghi: Tất cả là trạng thái danh sách mở lên, mỗi lần chỉ một bộ đang bật, và chọn một bộ chỉ thu hẹp riêng khối này.
Người thiết kế trang bản ghi có thể ẩn bớt bộ lọc nhanh của View ở từng khối, nên hai khối gắn cùng một View có thể hiển thị số chip khác nhau. Không khối nào tự tạo được bộ lọc nhanh — chúng luôn được soạn trên View.
Lọc thêm trong danh sách này
Nếu thực thể con có ít nhất một trường lọc được, khối hiển thị nút Thêm bộ lọc ngay dưới tiêu đề. Bấm vào để dựng các quy tắc trường / toán tử / giá trị — giống bộ lọc bạn dùng khi tự duyệt một thực thể. Quy tắc đang bật hiện thành chip bên cạnh.
Bộ lọc này cộng thêm vào bộ lọc sẵn có của View và bộ lọc nhanh, và chỉ áp dụng cho riêng khối này trên trang bản ghi — không đổi cấu hình của View, cũng không ảnh hưởng tới khối khác đang dùng cùng View đó ở nơi khác.
Đổi bộ lọc sẽ đưa danh sách về trang đầu tiên và bỏ chọn mọi dòng đang tick — vì tập bản ghi hiển thị đã đổi, các dòng bạn chọn trước đó có thể không còn nằm trong danh sách.
Phân trang
Cuối khối có nút Trước / Sau để lật trang. Danh sách liên quan dùng phân trang kiểu con trỏ (không nhảy thẳng tới số trang bất kỳ) — chỉ đi từng trang một, tới khi hết bản ghi.
Mở một bản ghi rồi quay lại
Mọi thứ bạn đặt trên một khối — View đang chọn, bộ lọc nhanh, các bộ lọc bạn tự thêm, và trang bạn đang xem — đều được giữ trong địa chỉ trang. Nhờ vậy, mở một bản ghi từ danh sách rồi bấm nút Quay lại của trình duyệt sẽ trả khối về đúng trạng thái bạn để lại, thay vì reset về Tất cả ở trang đầu.
Ba điều đi kèm:
- Mỗi khối được nhớ riêng. Lọc một khối không đụng tới các khối khác trên cùng bản ghi.
- Theo từng bản ghi, không dính cố định. Mở bản ghi khác thì các khối ở đó vẫn mở như mặc định — bộ lọc bạn đặt ở đây không đi theo bạn.
- Địa chỉ chia sẻ được. Sao chép và gửi đi, người mở sẽ thấy đúng bản ghi đó với đúng khối được lọc như vậy (trong phạm vi quyền của họ).
Không có gì lưu vào tài khoản của bạn và cũng không ghi vào View — đóng tab là mất.
Có một ngoại lệ hiếm gặp: bộ lọc chứa hàng trăm bản ghi được chọn tay có thể vượt quá độ dài địa chỉ trang chứa được. Khi đó bộ lọc luôn được giữ; thứ bị bỏ là vị trí trang — Quay lại sẽ đưa bạn về trang đầu của đúng bộ lọc, thay vì đúng trang bạn đang xem.
Riêng lựa chọn số dòng mỗi trang thì ngược lại, và đây là chủ ý: đó là tuỳ chọn cá nhân, nên được nhớ cho View đó ở mọi nơi và không nằm trong địa chỉ trang.
Chọn bản ghi và chạy hành động: "những bản ghi này" hay "tất cả"
Nếu thực thể con có hành động hàng loạt và khối cho phép chọn nhiều dòng, mỗi hàng có ô tick. Chọn ít nhất một dòng sẽ mở thanh hành động phía trên bảng, hiển thị số đã chọn và các nút hành động (kèm nhãn Đơn lẻ hoặc Tập hợp tùy cách quy trình được khai báo chạy).
Khi trường tham chiếu ngược của quan hệ này lọc được (một cấu hình phía thiết kế trên chính trường đó), thanh hành động còn có nút chuyển đổi hai chế độ đối tượng:
| Chế độ | Chạy trên |
|---|---|
| N bản ghi này | Chỉ những dòng bạn đã tick. |
| Tất cả trong danh sách này | Mọi bản ghi đang khớp với danh sách này — nghĩa là khớp View + bộ lọc khối + bộ lọc bạn vừa thêm ở trên, và vẫn thuộc về đúng bản ghi cha đang mở. Không phải toàn bộ bản ghi của thực thể con trong cả tổ chức. |
Nếu trường tham chiếu ngược không lọc được, nút chuyển đổi này không xuất hiện — bạn chỉ chạy được trên các dòng đã tick tay.
Chọn tay quá 200 bản ghi sẽ bị chặn kèm cảnh báo — hãy chuyển sang Tất cả trong danh sách này thay vì cố tick hết từng dòng.
Khi thấy "Không hiển thị được danh sách"
Thay vì tự bịa cột để hiển thị cho có, một khối danh sách liên quan chưa gắn View hợp lệ sẽ hiện rõ thông báo Không hiển thị được danh sách, với một trong ba lý do:
| Lý do | Ý nghĩa |
|---|---|
| Danh sách này chưa được gắn View. | Khối được tạo từ trước khi việc gắn View trở thành bắt buộc. |
| View mà danh sách này dùng đã bị xoá. | View từng gắn không còn tồn tại. |
| Quan hệ mà danh sách này hiển thị không còn tồn tại. | Trường tham chiếu tạo ra quan hệ này đã bị đổi hoặc xoá. |
Đây không phải lỗi — là thiết kế cố ý. Cột, sắp xếp và loại hiển thị của danh sách liên quan hoàn toàn phụ thuộc vào View được gắn; nếu không có View, hệ thống không có căn cứ nào để biết nên hiện cột gì. Tự đoán một bộ cột mặc định có nguy cơ âm thầm lộ sai trường (kể cả trường nhạy cảm) hoặc hiện nhầm dữ liệu, nên khối này thà báo rõ "chưa xem được" còn hơn hiển thị một danh sách không ai kiểm soát.
Nếu gặp trạng thái này, hãy nhờ người quản trị/thiết kế gắn một View còn hiệu lực — xem Views & cài đặt duyệt.
Bước tiếp theo
- Chi tiết bản ghi — các khối khác trên cùng trang, và cách mở một bản ghi.
- Xuất bản ghi ra Excel — tải các bản ghi con của bản ghi cha đang mở thành tệp
.xlsx. - Tạo bản ghi thủ công — tự tạo bản ghi mới bằng biểu mẫu, khi được cho phép.
- Views & cài đặt duyệt — phía thiết kế: gắn View cho một danh sách liên quan.