Tạo bản ghi thủ công

Phần lớn bản ghi bạn thấy trong mục Ứng dụng do quy trình tự động ghi xuống. Nhưng với những thực thể mà tổ chức đã cấu hình, bạn cũng có thể tự thêm một bản ghi mới bằng tay — ví dụ tạo thẳng một Liên hệ hay một Khách hàng tiềm năng, không cần chạy qua quy trình nào.

Khi nào bạn thấy nút "Bản ghi mới"

Nút Bản ghi mới ở góc trên Trình duyệt bản ghi chỉ xuất hiện khi cả hai điều kiện sau đều đúng:

• Người quản trị đã gắn một biểu mẫu tạo bản ghi cho thực thể đó, ở tab Cài đặt → Tạo mới của thực thể — xem Views & cài đặt duyệt.
• Bạn có quyền ghi (và đọc) trên thực thể đó.

Nút hiện lên với quyền ghi nói chung, nhưng việc tạo được xét thành một việc riêng, với phạm vi bản ghi riêng của nó. Vì vậy nút vẫn có thể hiện ra trong khi lần tạo bị từ chối — bạn sửa được bản ghi của thực thể đó không có nghĩa là bạn tạo mới được.

Hộp thoại hay trang riêng

Người quản trị chọn nút mở ra một hộp thoại ngay trên trang danh sách, hoặc chuyển bạn sang một trang riêng. Với bạn, khác biệt chỉ nằm ở chỗ đó: hộp thoại đóng lại tại chỗ, còn trang riêng có nút quay lại danh sách — nội dung biểu mẫu bên trong và cách hoạt động thì giống hệt nhau.

Điền biểu mẫu

Tiêu đề hộp thoại/trang có dạng "‹Tên thực thể› mới", ví dụ "Khách hàng mới". Bên dưới là đúng biểu mẫu người quản trị đã gắn cho thực thể — dùng chung bộ hiển thị trường với biểu mẫu bắt đầu quy trình, nên các loại trường (văn bản, số, ngày, lựa chọn, tham chiếu…) và việc báo lỗi trường bắt buộc hoạt động quen thuộc như khi bạn khởi chạy một quy trình có biểu mẫu.

Vài điểm cần biết khi điền:

• Trường bắt buộc còn trống sẽ khiến nút Tạo bản ghi bị khóa cho tới khi bạn điền đủ.
• Bạn chỉ thấy tên và nhãn của biểu mẫu — không thấy trường thực thể nào bên dưới nó sẽ ghi vào. Việc ánh xạ trường-biểu-mẫu-vào-trường-thực-thể là cấu hình phía người thiết kế, không phải việc của bạn khi điền.
• Trường thực thể kiểu công thức hay tự đánh số không xuất hiện trên biểu mẫu này dưới bất kỳ hình thức nào — hai loại trường đó luôn do máy chủ tự tính khi lưu bản ghi, không thể điền tay.
• Trường tham chiếu tới thực thể hệ thống Đơn vị (Units) hiện ra một ô chọn đơn vị như mọi trường tham chiếu khác; trước đây chỗ đó là một khung cảnh báo màu hổ phách nói rằng bạn không có quyền chọn bản ghi ở đây, vì Đơn vị là thực thể hệ thống không mở cho duyệt. Nếu trường được đặt chỉ đọc, bạn thấy đường dẫn đầy đủ của đơn vị dưới dạng chữ, hoặc một dấu gạch ngang khi nó còn trống. Đây là một trường dữ liệu bình thường do người soạn biểu mẫu thêm vào — đừng nhầm với ô chọn đơn vị lưu bản ghi ở mục dưới, vốn chỉ cho chọn những đơn vị mà quyền tạo của bạn bao phủ.

Nhấn Hủy để đóng lại mà không tạo gì cả.

Chọn đơn vị lưu bản ghi

Trên thực thể được phân loại theo đơn vị, biểu mẫu tạo bản ghi có một ô chọn Đơn vị (Unit) — nơi bản ghi sẽ được lưu vào. Chỗ đứng của ô chọn do người soạn biểu mẫu quyết định: nếu họ đã đặt trường Đơn vị lên biểu mẫu tạo, ô chọn hiện đúng tại vị trí đó, xen giữa các trường khác; nếu chưa, ô chọn vẫn được ghép vào dưới toàn bộ các trường như trước nay, nên không biểu mẫu nào đang dùng bị xê dịch. Hai trường hợp là cùng một ô chọn, cùng bộ quy tắc dưới đây. Mở nó ra, cuối cây đơn vị có dòng nhắc "Nơi bản ghi được lưu. Chỉ chọn được các đơn vị mà quyền tạo của bạn bao phủ."

Ô này mặc định là đơn vị chính đang hoạt động của bạn trong sơ đồ tổ chức, gắn nhãn đơn vị của bạn, nên thường bạn không phải chạm tới; nếu quyền tạo của bạn chỉ bao đúng một đơn vị thì đơn vị đó cũng được chọn sẵn. Quyền tạo của bạn bao những đơn vị nào là do phạm vi của lượt cấp quyền quyết định — với phạm vi Đơn vị của họ, đó đúng là các đơn vị bạn đang được xếp vào; với Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới, thêm cả các đơn vị bên dưới chúng; trong cả hai trường hợp chỉ những đơn vị đang hoạt động.

Cây chọn hiện toàn bộ đơn vị của tổ chức chứ không chỉ những đơn vị bạn dùng được — đơn vị nằm ngoài phạm vi được làm mờ kèm ghi chú Ngoài quyền tạo của bạn, đơn vị đã lưu trữ được làm mờ kèm nhãn Đã lưu trữ. Chúng được hiện chứ không bị ẩn, để bạn thấy lý do thay vì thấy thiếu lựa chọn. Ô chọn đơn vị đích trong bước Bản ghi thực thể của quy trình trông giống nhưng cố ý không làm mờ theo tầm với của người mở nó — ở đó chỉ đơn vị đã lưu trữ bị làm mờ. Lý do: người quyết định lúc lượt chạy diễn ra là chủ thể thực thi của lượt chạy chứ không phải người thiết kế. Nhãn Đơn vị mang dấu sao bắt buộc, và chừng nào chưa có đơn vị nào được chọn thì ngay dưới ô chọn có dòng Chọn đơn vị trước khi tạo bản ghi. — nút Tạo bản ghi vẫn khóa cho tới lúc đó. Dấu sao và dòng nhắc ấy có mặt để bạn biết vì sao nút bị khóa, thay vì chỉ nhìn thấy một nút chết.

Nếu giữa chừng phạm vi tạo của bạn bị thu hẹp — một quyền bị thu lại, hoặc trang tải lại danh sách — khiến đơn vị bạn đang chọn không còn được phép, lựa chọn đó vẫn được giữ nguyên và bị đánh dấu: ô chọn chuyển sang viền đỏ, bên dưới hiện đúng dòng chữ dùng cho các đơn vị bị làm mờ, Ngoài quyền tạo của bạn, còn nút Tạo bản ghi bị khóa cho tới khi bạn chọn đơn vị khác. Hệ thống cố ý không tự đổi sang đơn vị chính của bạn: đổi ngầm nghĩa là bản ghi rơi vào một chỗ khác mà không ai báo cho bạn biết.

Trong lúc danh sách đơn vị còn đang tải, nút Tạo bản ghi cũng bị khóa. Nếu tải hỏng, bạn thấy dòng Không tải được danh sách đơn vị bạn có thể lưu vào. kèm đúng một nút Thử lại (Retry) — chứ không phải một cây đơn vị rỗng, vốn dễ bị đọc thành "tổ chức này không có đơn vị nào".

Với phạm vi tạo Của mình, đơn vị duy nhất bạn lưu vào được là đơn vị chính của bạn, và bạn luôn là người sở hữu bản ghi vừa tạo. Sau khi tạo, đơn vị chỉ đổi qua thao tác Chuyển đơn vị… trên trang chi tiết bản ghi.

Sau khi tạo

Nhấn Tạo bản ghi để gửi. Nếu thành công:

• Bạn thấy thông báo "Đã tạo bản ghi".
• Ở chế độ hộp thoại: hộp thoại đóng lại, bạn quay về danh sách và bản ghi mới đã có mặt trong đó ngay, không cần tự tải lại trang.
• Ở chế độ trang riêng: bạn được chuyển thẳng tới trang chi tiết của bản ghi vừa tạo.

Nếu tạo thất bại — ví dụ vi phạm một ràng buộc dữ liệu ở máy chủ — bạn thấy một thông báo lỗi (nội dung cụ thể nếu máy chủ trả về, hoặc "Không thể tạo bản ghi" nếu không có chi tiết nào khác), và biểu mẫu vẫn giữ nguyên những gì bạn đã điền để bạn sửa lại và gửi lần nữa.

Xem thêm

• Danh sách liên quan — bản ghi bạn vừa tạo thường xuất hiện ngay trong danh sách liên quan trên bản ghi cha của nó.
• Quyền truy cập — vì sao bạn tạo được (hoặc không tạo được) bản ghi trên một thực thể, và đơn vị ảnh hưởng thế nào.
• Khi lưu bị từ chối — thông báo cụ thể khi tạo bị một quy tắc của thực thể chặn, và cần báo gì cho quản trị viên.
• Views & cài đặt duyệt (thiết kế) — cách người quản trị gắn biểu mẫu tạo bản ghi và chọn hộp thoại hay trang riêng.