Quyền truy cập

Nếu bạn đang tự hỏi “sao mình không thấy bản ghi này, mà đồng nghiệp lại thấy?” — trang này giải thích lý do bằng ngôn ngữ đơn giản. Đây không phải hướng dẫn cấu hình; nếu bạn là người cần thiết lập quyền truy cập cho một Thực thể, xem Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi (dành cho người thiết kế/quản trị).

Vì sao đôi khi bạn không thấy một Thực thể

Mục Ứng Dụng ở thanh điều hướng chỉ liệt kê những Thực thể bạn được phép dùng. Tổ chức có thể giới hạn một Thực thể chỉ cho một số người hoặc nhóm cụ thể — nếu bạn không nằm trong danh sách đó, Thực thể sẽ không xuất hiện trong mục Ứng Dụng của bạn, giống như nó không tồn tại. Đây là bình thường, không phải lỗi. Nếu bạn cần dùng một Thực thể đang thiếu, liên hệ quản trị viên tổ chức để được cấp quyền.

Vì sao bạn không thấy một Bản ghi mà đồng nghiệp thấy

Ngay cả khi hai người cùng có quyền dùng một Thực thể, không phải lúc nào các bạn cũng thấy cùng một tập Bản ghi. Một số Thực thể được cấu hình để mỗi người chỉ thấy phần Bản ghi liên quan tới mình, thay vì toàn bộ:

Bạn chỉ thấy Bản ghi mình sở hữu — thường là Bản ghi do chính bạn tạo, hoặc được người khác gán/chuyển cho bạn.
Bạn cũng thấy Bản ghi của nhóm mình — nếu Thực thể mở rộng theo nhóm, bạn thấy thêm cả Bản ghi thuộc về bất kỳ ai cùng nhóm với bạn (không chỉ của riêng bạn).
Quản lý của bạn có thể thấy Bản ghi bạn sở hữu — một số Thực thể cho phép quản lý xem (nhưng không sửa) Bản ghi của toàn bộ cấp dưới trực tiếp.

Nếu Thực thể không giới hạn theo kiểu này, mọi người có quyền dùng Thực thể đều thấy tất cả Bản ghi như nhau — đây là cách hoạt động mặc định, nên phần lớn Thực thể bạn gặp sẽ không có sự khác biệt nào giữa các đồng nghiệp cả.

Trường “Người sở hữu” là gì

Mỗi Bản ghi đều có một trường hệ thống tên Người sở hữu (owner), mặc định là người đã tạo ra Bản ghi đó. Trường này quyết định ai được tính là “chủ” khi Thực thể giới hạn hiển thị theo sở hữu hoặc theo nhóm ở trên.

Người sở hữu không cố định mãi mãi — Bản ghi có thể được chuyển cho người khác, ví dụ khi bàn giao công việc hoặc khi một quản lý phân công lại. Nếu một Bản ghi bạn từng thấy/sửa được bỗng biến mất hoặc chuyển sang chỉ đọc, khả năng cao là quyền sở hữu của nó vừa được chuyển sang người khác.

Tự động hóa vẫn có thể chạm vào Bản ghi bạn không thấy

Một quy trình (workflow) chạy tự động không phải lúc nào cũng bị giới hạn giống bạn. Người thiết kế quy trình có một tùy chọn gọi là Nâng quyền cho phép các bước của quy trình đọc/ghi mọi Bản ghi, kể cả những Bản ghi mà chính người khởi chạy quy trình không thấy được. Vì vậy, đừng ngạc nhiên nếu một quy trình tự động vẫn cập nhật được một Bản ghi mà bạn mở lên thì không thấy — đây là thiết kế có chủ đích, không phải lỗi hệ thống. Cơ chế đầy đủ được giải thích tại Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi.

Xem tiếp: Tạo bản ghi thủ công · Quay lại Tổng quan Ứng dụng