Quyền truy cập

Trang này dành cho lúc bạn đang tự hỏi "sao mình không thấy bản ghi này mà đồng nghiệp lại thấy?" hoặc "sao bản ghi hôm qua còn, hôm nay biến mất?". Ở đây chỉ giải thích vì sao và hỏi ai, bằng ngôn ngữ thường ngày — bạn không phải cấu hình gì cả. Nếu bạn chính là người thiết lập quyền truy cập cho một thực thể, xem Quyền truy cập thực thể (phía cấu hình).

Vì sao đôi khi bạn không thấy một thực thể

Thanh điều hướng chỉ liệt kê những thực thể bạn được phép dùng. Tổ chức có thể giới hạn một thực thể cho một số người nhất định — nếu bạn không nằm trong đó, thực thể không xuất hiện, y như nó không tồn tại. Đây là bình thường, không phải lỗi. Cần dùng một thực thể đang thiếu thì liên hệ quản trị viên tổ chức.

Vì sao hai người cùng tổ chức thấy hai tập bản ghi khác nhau

Phần lớn thực thể không bị giới hạn: ai có quyền dùng thực thể đó đều thấy mọi bản ghi như nhau. Nên đa số trường hợp, bạn và đồng nghiệp thấy giống hệt nhau.

Nhưng một thực thể có thể được đặt ở chế độ hạn chế. Khi đó quản trị viên viết ra từng dòng: ai được làm gì trên thực thể này, và mỗi việc thì chạm tới những bản ghi nào. "Những bản ghi nào" chỉ có sáu mức, và sáu mức này giải thích gần hết các khác biệt bạn gặp:

Hai người có thể được đặt ở hai mức khác nhau trên cùng một thực thể — đây là lý do phổ biến nhất khiến danh sách của bạn ngắn hơn của đồng nghiệp.

Ở cùng nhóm với ai đó không tự nó mở rộng tầm nhìn

Quyền có thể được cấp cho một nhóm thay vì từng người — khi đó mọi thành viên của nhóm nhận đúng mức đã ghi trong lần cấp ấy, và bạn được thấy thêm vì bạn ở trong nhóm được gọi tên. Chiều ngược lại thì không: bạn không thấy thêm bản ghi chỉ vì một đồng nghiệp cùng nhóm sở hữu chúng. Cùng nhóm chủ yếu là chuyện giao việc; nó chỉ ảnh hưởng tới quyền truy cập khi có một lần cấp quyền gọi đích danh nhóm đó.

Xem được không có nghĩa là sửa được

Những việc bạn có thể làm với bản ghi được quyết định riêng từng việc: Xem một bản ghi, Liệt kê nó trong danh sách, Tạo mới, Sửa và Xóa. Mỗi việc có mức riêng của nó — quyền sửa không kéo theo quyền xem, và ngược lại. Vì vậy các tình huống sau đều bình thường:

• Bạn mở được một bản ghi nhưng không sửa được nó.
• Bạn sửa được một bản ghi nhưng nó không hiện ra khi bạn duyệt danh sách — bạn chỉ tới được nó qua một liên kết, một công việc, hoặc khối liên quan trên bản ghi khác.
• Bạn duyệt được cả danh sách nhưng không có nút Bản ghi mới.

"Không tìm thấy" là câu trả lời bình thường

Với một bản ghi bạn không được xem, hệ thống trả lời giống hệt như với một bản ghi không tồn tại. Đây là chủ ý: nếu hai câu trả lời khác nhau, người ngoài phạm vi vẫn đoán ra được bản ghi nào đang tồn tại và của ai.

Hệ quả thực tế: khi đồng nghiệp gửi bạn liên kết tới một bản ghi ngoài tầm với của bạn, bạn nhận "không tìm thấy" chứ không nhận thông báo "bạn không có quyền". Đừng vội kết luận bản ghi đã bị xóa — đây đúng là triệu chứng của việc thiếu quyền, và cách xử lý là hỏi, chứ không phải thử lại.

Người sở hữu và Đơn vị

Đây là hai dữ kiện mà các mức ở trên đối chiếu vào, và cả hai đều nhìn thấy được ngay trên bản ghi. (Với hai mức Đơn vị của họ, còn một dữ kiện thứ ba: những đơn vị mà chính bạn đang được xếp vào — dữ kiện này không nằm trên bản ghi mà nằm ở sơ đồ tổ chức.)

Người sở hữu mặc định là người tạo ra bản ghi, và không cố định mãi mãi — bản ghi có thể được chuyển cho người khác khi bàn giao công việc hoặc khi quản lý phân công lại. Nếu một bản ghi bạn từng thấy hoặc từng sửa được bỗng biến mất hay chuyển sang chỉ đọc, khả năng cao là quyền sở hữu vừa đổi chủ.

Đơn vị chỉ có ở những thực thể được phân loại theo đơn vị tổ chức. Ở những thực thể đó, mỗi bản ghi mang thêm một trường Đơn vị chỉ đọc, cho biết nó được lưu ở đâu trong sơ đồ tổ chức. Bạn không sửa trực tiếp trường này: nó được đặt lúc tạo bản ghi, và về sau chỉ đổi qua thao tác Chuyển đơn vị… trên trang chi tiết. Một bản ghi được chuyển sang đơn vị khác có thể vì thế mà rời khỏi tầm nhìn của bạn.

Khi một quy trình tự động chạm vào dữ liệu

Một quy trình luôn chạy với tư cách một ai đó — người đã khởi chạy nó, hoặc một danh tính tự động riêng do quản trị viên lập ra. Những bản ghi quy trình chạm được đúng bằng những bản ghi danh tính đó chạm được, không hơn.

Điều đó đi theo cả hai chiều:

• Một bước tự động có thể đọc hoặc cập nhật bản ghi mà bạn mở lên thì không thấy — vì nó chạy với tư cách một danh tính có tầm với rộng hơn bạn. Đây là thiết kế, không phải lỗi.
• Ngược lại, một lượt chạy có thể dừng hẳn khi danh tính của nó mất quyền: bị vô hiệu hóa, mất vai trò, hoặc gặp một bản ghi ngoài phạm vi. Lượt chạy đó mang nhãn Bị chặn do phân quyền và đứng yên — không có gì tự đến để gỡ, và việc bấm lại hay gửi lại công việc cũng không đẩy nó đi tiếp. Quản trị viên khôi phục quyền rồi bấm Tiếp tục trên trang của lượt chạy; những lượt chạy như vậy cũng được gom lại trong báo cáo Tình trạng phân quyền dành cho quản trị viên. Bạn thường gặp nhãn này ở hai chỗ: khối Quy trình trên trang Chi tiết bản ghi, và hộp thoại kết quả mà một số nút hành động hiện ra ngay sau khi bấm. Cả hai chỗ đều gọi đúng tên tình trạng nhưng cố ý không nêu thực thể hay đơn vị của lời từ chối — muốn biết đầy đủ thì mở trang lượt chạy, xem Khởi chạy & theo dõi phiên.

Nếu bạn là người thiết kế quy trình, phần cấu hình nằm ở Chạy với tư cách (Run as).

Cần hỏi quản trị viên điều gì

Yêu cầu càng cụ thể càng nhanh được xử lý. Khi báo, hãy nêu đủ bốn điều:

Ví dụ

Nguyễn Thị Hà là cán bộ thụ lý. Một tuần làm việc của cô chạm đúng vào bốn tình huống ở trên.

Danh sách của cô ngắn hơn của người ngồi bên cạnh. Cô mở Hồ sơ vụ việc trên thanh điều hướng và thấy đúng một hồ sơ, HS-001. Trần Văn Lân ngồi cạnh, mở đúng thực thể đó, thấy ba. Không có gì hỏng cả: có người đã quyết định rằng Hà làm việc trên hồ sơ của chính mình, còn Lân theo dõi cả vùng.

Một liên kết đồng nghiệp gửi lại báo "không tìm thấy". Lân gửi cô liên kết tới HS-002. Trang trả lời là không tìm thấy bản ghi, chứ không phải "bạn không có quyền". Với Hà, một hồ sơ cô không được xem trông y hệt một hồ sơ không tồn tại — đây là chủ ý, không phải một thông báo lỗi viết thiếu. Nên cô không thử lại và cũng không kết luận hồ sơ đã bị xóa: cô nhắn cho người phụ trách phân quyền đúng hai điều — hồ sơ HS-002, trên thực thể Hồ sơ vụ việc.

Mở được không có nghĩa là lưu được. Sau khi cô hỏi, phần Xem và Liệt kê của cô được nới rộng, và HS-002 mở lên bình thường. Cô sửa một trường, nhấn Lưu, rồi nhận thông báo không lưu được thay đổi. Cũng không có gì hỏng: việc cô được mở một hồ sơ và việc cô được đổi nó là hai việc riêng, được quyết định riêng — lần này chỉ việc đầu được nới.

Một hồ sơ do máy đứng tên. Trong danh sách vừa rộng ra có một hồ sơ mà Người sở hữu ghi Invoice Import. Đó không phải một đồng nghiệp: quy trình Nhập hóa đơn đêm có danh tính riêng của nó, và việc tự động hóa đứng tên những hồ sơ nó tạo ra là bình thường.

Muốn biết ai đã quyết định từng điều trên và quyết định ở màn hình nào, xem Ví dụ: phân quyền cho một tổ chức — cùng tổ chức đó, cùng bốn hồ sơ đó, kể từ phía người cấu hình. Còn nếu bạn đang gặp đúng một trong bốn tình huống này, Khắc phục sự cố & câu hỏi thường gặp là bước tiếp theo.

Xem thêm

• Khi lưu bị từ chối — khi việc không lưu được là do một quy tắc của thực thể, không phải do thiếu quyền sửa.
• Khắc phục sự cố & câu hỏi thường gặp — các triệu chứng thường gặp khác và cách xử lý nhanh.
• Quyền truy cập thực thể (phía cấu hình) — dành cho người thiết lập quyền cho một thực thể.
• Tổng quan Ứng dụng — quay lại các trang khác trong mục Ứng Dụng.