Khởi chạy & theo dõi phiên

Cách khởi chạy một phiên quy trình mới, điền biểu mẫu đầu vào và theo dõi tiến độ qua dòng thời gian, sơ đồ và hoạt động.

Trang này nói về việc khởi chạy thật một quy trình đã xuất bản. Muốn thử một bản nháp trước khi xuất bản (không có tác động thật lên hệ thống), xem Kiểm thử quy trình (Test run).

Khởi chạy một phiên mới

Mở trang Phiên chạy từ menu bên trái, sau đó nhấn nút Khởi chạy phiên ở góc trên bên phải.

Một cửa sổ tìm kiếm hiện ra — gõ tên quy trình cần chạy (ví dụ: "Đề xuất mua sắm") rồi chọn từ danh sách.

Chỉ những quy trình đã Xuất bản mới xuất hiện trong danh sách. Nếu không thấy quy trình mình cần, hãy liên hệ người thiết kế để xuất bản phiên bản mới nhất.

Điền biểu mẫu khởi chạy

Nếu quy trình có biểu mẫu ở bước đầu (Start form), một hộp thoại sẽ mở ra với các trường cần điền. Trong ví dụ "Đề xuất mua sắm":

Trường	Ví dụ
Tên phiên	Mua máy chiếu phòng họp A
Bộ phận yêu cầu	Phòng Hành chính
Tổng giá trị dự kiến	25.000.000 ₫
Lý do mua sắm	Thiết bị cũ hỏng, cần thay thế gấp

Trường Tên phiên không bắt buộc nhưng nên điền để dễ tìm kiếm sau này. Nếu để trống, hệ thống hiển thị (chưa đặt tên).

Một số quy trình cho phép điều chỉnh các biến quy trình (workflow variables) trước khi chạy — ví dụ ngưỡng phê duyệt tự động hoặc thời hạn xử lý (SLA). Nếu có, các trường này xuất hiện ở cuối biểu mẫu khởi chạy. Giá trị mặc định đã được người thiết kế cấu hình sẵn; chỉ thay đổi khi thực sự cần thiết.

Nhấn Khởi chạy phiên để bắt đầu. Hệ thống tạo phiên và chuyển ngay vào trang chi tiết.

Theo dõi phiên đang chạy

Trang chi tiết phiên có ba tab:

Tab	Nội dung
Tổng quan	Danh sách các bước và công việc đang hoạt động; nhấp vào bước để xem kết quả đầu ra
Sơ đồ	Đồ thị quy trình với màu trạng thái theo thời gian thực
Hoạt động	Nhật ký sự kiện theo thứ tự thời gian

Trạng thái của từng bước hiển thị theo màu:

Trạng thái bước	Ý nghĩa
Đang chờ	Bước đang chờ đầu vào bên ngoài (ví dụ: phê duyệt)
Đang chạy	Trợ lý AI hoặc hệ thống đang xử lý
Đã nhận	Công việc đã được người dùng nhận
Hoàn thành	Bước kết thúc thành công
Thất bại	Bước gặp lỗi

Trạng thái phiên chạy

Trạng thái	Ý nghĩa
Đang chạy	Phiên đang thực thi — ít nhất một bước đang hoạt động
Hoàn thành	Phiên đã đi đến bước Kết thúc thành công
Thất bại	Một bước gặp lỗi không thể tự phục hồi
Đã hủy	Người dùng hoặc quản trị viên đã dừng phiên thủ công
Tạm dừng	Phiên đang chờ tại một bước — thường là Công việc người dùng (Human task)
Bị chặn do phân quyền	Bên dưới vẫn là trạng thái Tạm dừng, nhưng phiên đã bị từ chối một thao tác bản ghi và dừng lại — xem mục bên dưới
Đã lưu trữ	Phiên đã hoàn tất và được ẩn khỏi danh sách chính

Hủy phiên

Trong trang chi tiết phiên, nhấn Hủy ở góc trên. Hộp thoại xác nhận sẽ hiện ra — nhấn Hủy phiên chạy để xác nhận.

Hủy phiên sẽ đóng tất cả các công việc đang mở. Thao tác này không thể hoàn tác.

Thử lại từ bước bị lỗi

Khi phiên ở trạng thái Thất bại, nút Thử lại xuất hiện bên cạnh nút Hủy. Nhấn vào đó và xác nhận trong hộp thoại. Phiên sẽ tiếp tục từ bước bị lỗi — các bước đã hoàn thành trước đó sẽ không chạy lại.

Khi phiên bị chặn do phân quyền

Mọi thao tác đọc và ghi bản ghi trong một phiên đều được cấp quyền theo chủ thể thực thi của phiên đó — xem Chạy với tư cách (Run as). Nếu chủ thể mất quyền giữa chừng (bị thu hồi vai trò, mất quyền trên thực thể, đổi vị trí đơn vị, hoặc chính chủ thể bị vô hiệu hóa), thao tác tiếp theo bị từ chối và phiên dừng lại chờ quản trị viên — nó không thất bại và cũng không tự thử lại.

Nhận ra một phiên bị chặn

Trạng thái bên dưới vẫn là Tạm dừng — đúng cùng một chữ với một phiên đang chờ người xử lý — nên bộ lọc "Thất bại" không tìm ra nó. Bù lại, mọi màn hình có hiển thị phiên chạy đều tự nói ra tình trạng này, và nói bằng đúng một bộ từ ngữ:

Nhìn ở đâu	Thấy gì
Danh sách phiên	Biểu tượng đầu dòng đổi từ dấu tạm dừng màu hổ phách sang hình chiếc khiên màu hồng, và chip trạng thái đổi từ Đang chờ sang Bị chặn do phân quyền.
Trang chi tiết phiên	Chip màu hồng trên tiêu đề, cộng khối cảnh báo đỏ Bị chặn do phân quyền. mô tả ngay dưới đây — nơi duy nhất đọc được lý do, và cũng là nơi duy nhất có nút Tiếp tục.
Khối Quy trình trên trang chi tiết bản ghi	Chip màu hồng Bị chặn do phân quyền thay cho chip Đang chờ. Chỉ có vậy: khối này nằm trên trang của một bản ghi, nên nó cố ý không mang theo thực thể hay đơn vị của lời từ chối. Xem Chi tiết bản ghi.
Hộp thoại kết quả sau khi bấm một nút hành động (chỉ với hành động khai báo chạy đồng bộ)	Tiêu đề Bị chặn do phân quyền. kèm câu nêu thao tác bị từ chối và lý do, đúng bằng chữ mà trang phiên dùng — cũng không nêu thực thể hay đơn vị — và liên kết Mở lượt chạy → dẫn thẳng tới khối cảnh báo đầy đủ. Xem Chi tiết bản ghi.

Nơi một phiên bị chặn không xuất hiện

Không có công việc nào được mở, nên nó không vào hộp thư Công việc của ai cả. Không có thông báo nào được gửi, kể cả cho người đã khởi chạy nó — xem Thông báo & tùy chọn. Và vì trạng thái bên dưới vẫn là Tạm dừng, bộ lọc Thất bại cũng bỏ qua nó — trong danh sách phiên, nó nằm lẫn ở bộ lọc Tạm dừng cùng những phiên đang thật sự chờ người xử lý. Một phiên bị chặn không tự gây chú ý: nó chỉ nằm im cho tới khi có người nhìn vào một trong bốn màn hình ở trên, hoặc vào trang Tình trạng phân quyền (Quản trị → Đơn vị tổ chức → Tình trạng phân quyền) — nơi đếm và liệt kê các phiên đang bị chặn trong toàn hệ thống.

Đọc lý do và gỡ chặn

Trên trang chi tiết, khối cảnh báo đỏ Bị chặn do phân quyền. liệt kê Thao tác bị từ chối, Thực thể, Lý do, Từ lúc, và Chạy với tư cách — chủ thể mà phiên đang hành động với tư cách.

Lý do là một trong sáu nhóm nguyên nhân được ghi lại cùng lúc phiên bị chặn — chủ thể bị vô hiệu hóa, mất quyền thô, không có quyền nào cho phép, bản ghi nằm ngoài phạm vi, không có đơn vị đích, hoặc phiên không có chủ thể thực thi. Chính nhóm này là chỉ dẫn khắc phục cho quản trị viên.

Riêng nhóm không có đơn vị đích còn một nguồn gốc nữa rất dễ bỏ sót: bước Bản ghi thực thể có thể tự chỉ định Đơn vị đích (Destination unit) cho bản ghi sắp tạo, thay cho mặc định là đơn vị chính của chủ thể. Hãy mở quy trình và xem ô đó trước khi nhờ quản trị viên đổi phân quyền — chỗ cần sửa có thể nằm ở bước chứ không ở vị trí đơn vị của chủ thể. Có hai tình huống, và cách gỡ khác nhau:

Bước chỉ đích danh một đơn vị mà chủ thể không được tạo vào — khối cảnh báo không nêu tên đơn vị đó: nó có được ghi lại, nhưng chỉ để phục vụ lần kiểm tra khi bạn nhấn Tiếp tục. Muốn biết là đơn vị nào, hãy mở ô Đơn vị đích của bước. Trỏ bước sang đơn vị khác chỉ có tác dụng với những phiên khởi chạy sau. Muốn gỡ chính phiên đang bị chặn thì phải cấp cho chủ thể quyền tạo vào đơn vị đó rồi nhấn Tiếp tục (đơn vị đã lưu trữ thì không nhận bản ghi mới, dù có cấp quyền).
Ô đó bỏ trống, hoặc biến được trỏ tới không trả về đơn vị nào — không có đơn vị nào để cấp quyền, nên chỉ sửa bước mới xử lý được. Phiên đang bị chặn thì không cứu được: nhấn Tiếp tục sẽ gỡ chặn rồi phiên dừng lại đúng ở bước đó. Hãy sửa bước, xuất bản lại, rồi hủy phiên cũ và khởi chạy lại.

Bản ghi bị từ chối cố ý không được ghi lại và không hiển thị ở đâu cả — không trên trang phiên, không trên trang Tình trạng phân quyền. Màn hình theo dõi không được phép trở thành cách dò ra những bản ghi nào tồn tại bên ngoài phạm vi của phiên.

Đây không phải trạng thái Thất bại, nên không có nút Thử lại. Khối cảnh báo có nút Tiếp tục (cần quyền instance.admin): hãy khôi phục quyền truy cập của chủ thể trước, rồi nhấn Tiếp tục. Thao tác này kiểm tra lại đúng thao tác đã bị chặn với chủ thể đã lưu của phiên chứ không mặc định là bạn đã khắc phục xong — nếu việc từ chối vẫn còn hiệu lực, yêu cầu bị từ chối và phiên vẫn bị chặn, không có gì thay đổi. Kiểm tra đó chỉ dựa trên những gì đã ghi lại lúc phiên bị chặn, nên nó không bắt được nguyên nhân nằm trong chính thiết lập của bước (ví dụ ô Đơn vị đích bỏ trống, nêu ở trên): khi đó lệnh gỡ được chấp nhận và phiên dừng lại lần nữa ngay tại bước cũ.

Đổi cài đặt Chạy với tư cách của quy trình không gỡ được một phiên đã bị chặn: chủ thể của phiên được chốt khi nó bắt đầu. Sửa Đơn vị đích trên bước cũng vậy, nhưng vì lý do khác: một phiên đang chạy vẫn thực thi bản sao quy trình được chốt lúc nó khởi chạy, còn nút Tiếp tục thì không đọc thiết lập của bước — nó chỉ kiểm tra lại thao tác đã bị từ chối với chủ thể đã lưu của phiên. Cả hai loại chỉnh sửa chỉ có hiệu lực với những phiên khởi chạy sau đó. Sáu nhóm nguyên nhân, cách khắc phục từng nhóm, và trường hợp phiên cũ chưa có chủ thể thực thi được mô tả tại Chạy với tư cách (Run as).

Lưu trữ phiên

Sau khi phiên hoàn thành (hoặc bị hủy), bạn có thể lưu trữ để dọn gọn danh sách. Nhấn biểu tượng ba chấm trên hàng phiên rồi chọn Lưu trữ.

Các phiên đã lưu trữ vẫn truy cập được tại tab Đã lưu trữ. Muốn khôi phục, chọn Bỏ lưu trữ từ cùng menu đó.

Xem thêm: Công việc người dùng · Thiết kế quy trình · Chạy với tư cách (Run as)