Nhận & xử lý công việc

Công việc là gì?

Khi một quy trình chạy đến bước cần người xử lý — ví dụ bước duyệt đề xuất mua sắm trong quy trình Đề xuất mua sắm — hệ thống tạo ra một Công việc (task): một bản ghi của thực thể Workflow task, nói về đối tượng mà quy trình đang xử lý. Công việc xuất hiện trong My Work (danh sách Công Việc của bạn) cùng các việc khác bạn đang giữ hoặc có thể nhận, và chờ bạn hành động. Nhận, trả lại và giao lại một công việc dùng đúng các thao tác công việc như mọi bản ghi theo dõi công việc — ví dụ một phiếu hỗ trợ — nên những gì bạn đã biết về các thao tác đó áp dụng ở đây.

Việc không phải một bước quy trình là một bản ghi, không phải công việc (task) — xem Tạo công việc.

---

Vì sao công việc này đến tay bạn

Một bước thường tìm đến bạn theo một trong ba đường:

• Nêu đích danh bạn — người thiết kế chọn thẳng tên bạn, hoặc một quy tắc của bước tìm ra bạn khi việc mở (ví dụ người khởi tạo, người làm bước trước, hay quản lý của họ).
• Qua một nhóm bạn là thành viên — cả nhóm cùng thấy việc.
• Qua đơn vị bạn được xếp vào — bước được giao cho Người trong một đơn vị, và bạn đang có lượt gán trong đơn vị đó (hoặc trong một đơn vị bên dưới nó, nếu bước lấy cả cây). Có khi còn hẹp hơn: phải vừa thuộc đơn vị ấy, vừa là thành viên của một nhóm nhất định.

Đường thứ ba đọc theo lượt gán hiện tại của bạn, chứ không chốt danh sách tên vào lúc việc mở ra. (Ngược lại, tập đơn vị mà bước trải ra thì được chốt lúc mở việc: một đơn vị được chuyển vào bên dưới đơn vị neo sau đó không thuộc về việc đã mở.) Vừa chuyển sang Chi nhánh Hà Nội là hàng chờ của chi nhánh đó xuất hiện trong hộp công việc của bạn — kể cả những việc đã mở từ trước khi bạn tới — còn hàng chờ của đơn vị cũ thì không còn nữa.

Dù đến theo đường nào, việc vẫn chỉ do một người xử lý: ai nhấn Nhận xử lý trước thì việc rời khỏi hộp công việc của những người còn lại trong nhóm hoặc đơn vị đó.

Cây đơn vị và các lượt gán được quản lý tại Đơn vị tổ chức.

---

Nhận công việc

Khi chưa ai nhận công việc, phần tiêu đề ghi Đang chờ kèm những người hoặc nhóm được giao (ví dụ "Đang chờ · Nhóm Kế toán"), và bạn thấy nút Nhận xử lý nếu bạn là một trong số đó. Khung nhìn Chờ xử lý trong Hộp Công việc liệt kê các việc như vậy — nghĩa là chưa ai nhận, chứ không phải chưa giao cho ai.

1. Mở công việc từ danh sách Công Việc.
2. Nhấn Nhận xử lý.
3. Xác nhận trong hộp thoại — chọn Nhận xử lý để chốt.

Sau khi nhận, tên bạn hiển thị trong phần tiêu đề. Những người khác không thể chỉnh sửa hay gửi thay bạn.

---

Điền biểu mẫu

Sau khi nhận, phần Biểu mẫu ở giữa màn hình mở ra cho bạn nhập liệu. Một số trường có thể đã được Trợ lý AI (Agent) điền sẵn — bạn kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần.

Để khôi phục nội dung AI gốc sau khi đã chỉnh sửa, nhấn Khôi phục gợi ý AI và xác nhận.

---

Kiểm tra sẵn sàng trước khi gửi

Thanh trạng thái phía dưới biểu mẫu cho biết công việc đã sẵn sàng chưa:

• Hoàn thành X trên Y trường bắt buộc — còn trường bắt buộc chưa điền.
• N lỗi kiểm tra — có dữ liệu không hợp lệ, cần sửa trước khi gửi.
• Các nút hành động của bước bị vô hiệu hóa và hiển thị gợi ý Sửa các lỗi kiểm tra trước khi gửi cho đến khi tất cả lỗi được khắc phục.

---

Lưu tiến độ

Bạn có thể lưu bản nháp bất kỳ lúc nào mà không cần gửi:

1. Nhấn Lưu tiến độ.
2. Thông báo Đã lưu tiến độ xuất hiện ở góc màn hình.

Lần sau mở lại công việc, dữ liệu bạn đã nhập vẫn còn nguyên.

---

Trả lại hoặc giao lại công việc

Đã nhận mà không làm được? Có hai cách chuyển công việc đi, cả hai đều ở phần đầu công việc:

• Trả lại — đưa công việc về hàng chờ. Công việc quay lại với tất cả những người đang chờ nó — người, nhóm hoặc đơn vị được giao ban đầu — và bất kỳ ai trong số đó đều có thể nhận. Những gì bạn đã nhập sẽ bị xoá; hộp thoại xác nhận nói rõ điều này, và bạn bấm Giữ lại nếu đổi ý.
• Giao lại — chuyển công việc cho một người cụ thể: tìm người đó trong ô Giao cho rồi bấm Giao lại. Người mới trở thành người xử lý và nhận thông báo Một nhiệm vụ đã được giao lại cho bạn. Những người được giao ban đầu vẫn được giữ, nên nếu sau đó người mới trả lại, công việc về đúng hàng chờ cũ.

Mọi lần nhận, trả lại và giao lại đều được ghi vào mục Hoạt động bên dưới công việc.

---

Hoạt động và bình luận

Bên dưới mỗi công việc, mục Hoạt động ghi lại những gì đã xảy ra với nó: ai nhận, trả lại, giao lại, dời hạn, hoàn thành. Gõ vào ô Thêm bình luận… rồi bấm Bình luận để để lại ghi chú cho những người cùng xem công việc.

---

Hoàn tất công việc

Khi đã điền xong và không còn lỗi:

1. Nhấn nút hành động của bước — ví dụ Phê duyệt hoặc Từ chối. Mỗi nút dẫn quy trình sang một nhánh riêng, nên chọn nút nào là quyết định điều gì xảy ra tiếp theo.
2. Xác nhận trong hộp thoại.
3. Hệ thống chuyển quy trình sang bước tiếp theo — ví dụ sang bước Tạo tài liệu hoặc Ký.
4. Công việc biến khỏi danh sách Công Việc của bạn.

---

Khi bạn quản lý công việc của người khác

Người có quyền giao việc (assign) trên thực thể Workflow task gỡ được công việc bị kẹt mà không cần là người xử lý — ví dụ khi người đang giữ việc nghỉ phép. Đây cũng là quyền chi phối việc giao lại công việc của mọi bản ghi: nó được cấp trong phần quyền truy cập của thực thể, và không ai có cho đến khi quản trị viên cấp. Mở một công việc không giao cho mình, họ thấy dòng "Công việc không được giao cho bạn. Mọi thao tác của bạn được ghi lại dưới tên bạn." cùng các thao tác:

• Trả về hàng chờ — lấy công việc khỏi người đang giữ để người khác nhận; những gì người đó đã nhập bị xoá.
• Giao lại — giao công việc cho một người khác, người đó trở thành người được giao.

Họ mở được biểu mẫu, bản nháp và tài liệu của công việc vì quyền này chạm tới bản ghi của công việc, nhưng không bao giờ điền hay gửi thay người khác: chỉ người đang giữ công việc mới xử lý nó.

---

Xem thêm

• Tổng quan Công việc
• Tạo công việc
• Quy trình mẫu: Đề xuất mua sắm