Ký tài liệu điện tử

Bước ký là gì?

Trong quy trình “Đề xuất mua sắm”, sau khi người phê duyệt đồng ý, hệ thống tự động tạo tài liệu (hợp đồng, biên bản…) và chuyển sang bước Ký tài liệu (Signature). Người ký thấy công việc này xuất hiện trong hộp thư Công Việc của mình.

Nhận và mở công việc ký

Vào Công Việc và tìm công việc có nhãn “Ký…”.
Nhấn Nhận xử lý để giao công việc cho chính mình — hệ thống hiển thị nút Tiếp tục ký thay thế.
Nhấn Tiếp tục ký để mở khung xem trước tài liệu.

Ký nhiều tài liệu trong một phong bì

Khi bước ký có nhiều tài liệu (ví dụ: hợp đồng + phụ lục), tất cả nằm trong cùng một phong bì. Hệ thống hiển thị từng tài liệu lần lượt ở khung phía trên.

Ký hết tài liệu này rồi chuyển sang tài liệu tiếp theo.
Thanh tiến trình hiển thị tài liệu nào đã ký, tài liệu nào chưa.
Sau khi ký xong tất cả tài liệu, bước tự động hoàn tất — không cần nhấn thêm nút gửi.

Người ký nội bộ và bên ngoài

Loại người ký	Cách ký
Nội bộ (thành viên trong tổ chức)	Ký trực tiếp trong AgentFlow; liên kết ký xuất hiện ngay trong công việc.
Bên ngoài (khách hàng, đối tác)	Nhận email có liên kết ký riêng; không cần tài khoản AgentFlow.

Bạn có thể xem danh sách tất cả người ký trong phần Người ký ở thanh bên phải công việc.

Thứ tự ký: tuần tự và song song

Người thiết kế quy trình có thể cấu hình hai chế độ:

Tuần tự — người ký theo thứ tự. Nếu chưa đến lượt, bạn thấy thông báo “Đang chờ người ký trước hoàn tất — liên kết ký của bạn sẽ xuất hiện ở đây khi đến lượt.”
Song song — tất cả người ký nhận liên kết cùng lúc và ký độc lập. Bước hoàn tất khi tất cả các bên đã ký.

Sau khi bạn ký xong nhưng vẫn còn người ký khác, hệ thống hiện “Bạn đã ký. Đang chờ những người ký khác.”

Tải xuống tài liệu đã ký

Sau khi Tất cả các bên đã ký, phần Tài liệu đã ký xuất hiện ở cuối trang công việc.

Nhấn Tải xuống bên cạnh tên tài liệu muốn lưu.
File PDF có chữ ký điện tử được tải về máy của bạn.

Tài liệu đã ký cũng có thể được gửi tự động qua bước Email tiếp theo trong quy trình (nếu người thiết kế đã cấu hình).

Hủy ký

Nếu cần dừng lại giữa chừng, nhấn Hủy ký. Hệ thống hỏi xác nhận rồi đưa bạn về màn hình chọn hành động. Chữ ký đã ký trước đó trên phong bì này sẽ bị hủy toàn bộ.

Xem thêm: Tổng quan Công Việc