Bảng thuật ngữ
Đối chiếu các khái niệm chính của AgentFlow bằng tiếng Việt.
Các thuật ngữ dưới đây khớp với nhãn hiển thị trên giao diện tiếng Việt.
| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Quy trình | Bản thiết kế các bước nối với nhau (workflow). |
| Phiên chạy | Một lần thực thi cụ thể của quy trình (instance/case). |
| Công việc | Việc cần con người xử lý (task): một bước trong phiên chạy quy trình. Việc khác là một bản ghi của thực thể công việc — xem Tạo công việc. |
| Workflow task | Bản ghi mà một bước Người dùng hoặc Chữ ký giao ra, trong thực thể dựng sẵn Workflow task, được giao và tính hạn ngay khi bước mở. Vì là bản ghi nên nó hiện trong My Work như mọi việc khác và được nhận, trả lại, giao lại bằng cùng các thao tác; nhưng chỉ bước của nó mới kết thúc được nó (gửi, ký hoặc hết hạn), không bao giờ bằng cách sửa trạng thái. Nền tảng sở hữu thực thể này: bạn thêm được trường, trạng thái chờ và quyền của riêng mình, không đổi được những gì nền tảng giữ. |
| Chuỗi định kỳ | Một lịch tạo đi tạo lại một bản ghi của thực thể công việc; mỗi bản ghi là một bản ghi bình thường. Xem Công việc định kỳ. |
| Hàng chờ | Những người được giao một công việc chưa ai nhận. Trả lại đưa công việc về hàng chờ; Giao lại chuyển nó cho một người cụ thể. |
| Bước / Nút | Một mắt xích trong quy trình (step/node). |
| Phân nhánh / Hợp nhất | Cặp bước chạy nhiều nhánh cùng lúc (fork) rồi chờ mọi nhánh xong mới đi tiếp (join) — khác với một bước thường có nhiều cạnh đi vào, vốn chạy ngay khi nhánh đầu tiên tới. Các nhánh loại trừ nhau của bước Quyết định được gom bằng bước thường, không bằng Hợp nhất. Xem Hợp nhất (Join). |
| Biểu mẫu | Bộ trường nhập liệu (form). |
| Mẫu tài liệu | Khuôn tạo PDF/DOCX (document template). |
| Thực thể / Bản ghi | Bảng dữ liệu có cấu trúc và các dòng của nó (entity/record). |
| Khóa định danh | Một hoặc nhiều trường quyết định hai bản ghi có phải "cùng một thứ" không (identity key, còn gọi là khóa nghiệp vụ / khóa tự nhiên). Là quy tắc duy nhất trên toàn bộ thực thể, kể cả những bản ghi người tra không được xem — nên một lượt tra khóa không bao giờ trả lời "khóa còn trống" chỉ vì bản ghi đang giữ nó nằm ngoài phạm vi. Xem Trường dữ liệu. |
| Quy tắc bản ghi | Một điều kiện từ chối lưu khi nó đúng, trải trên cả bản ghi — khác với ràng buộc giá trị, vốn chỉ nói về hình dạng của một trường. Xem Quy tắc bản ghi. |
| Xuất bản | Đưa bản nháp thành bản chính thức (publish). |
| Bản nháp | Bản đang chỉnh sửa, chưa xuất bản (draft). |
| Trợ lý AI | Bước trong quy trình gọi mô hình AI (agent), chạy tự động bên trong một phiên chạy. Khác với Hỏi AI. |
| Hỏi AI | Trợ lý bạn trò chuyện trực tiếp để hỏi về công việc, hồ sơ, tiến trình, hoặc nhờ chuẩn bị một việc để bạn bấm bắt đầu. Xem Hỏi AI và các cuộc trò chuyện. |
| Cuộc trò chuyện | Một chuỗi hỏi đáp với Hỏi AI, được lưu lại để bạn quay lại sau (conversation). Chỉ bạn xem được. |
| Tích hợp | Kết nối tới dịch vụ bên thứ ba (integration). |
| Khóa bí mật | API key/token được mã hóa (secret). |
| Vai trò / Quyền | Tập hợp quyền và từng quyền riêng lẻ (role/permission). Quyền của vai trò là mức trần: lượt cấp quyền chỉ thu hẹp được, không bao giờ nới rộng. |
| Nhóm | Tập hợp chủ thể (group) — dùng để giao việc, và cũng có thể là bên nhận một lượt cấp quyền trên thực thể. Thành viên có thể là người dùng hoặc chủ thể dịch vụ. |
| Thời hạn (SLA) | Hạn xử lý theo lịch làm việc. |
Truy cập & phân quyền
Các thuật ngữ dưới đây thuộc mô hình phân quyền theo đơn vị và phạm vi. Chi tiết đầy đủ nằm tại Quyền truy cập Thực thể & Bản ghi, Đơn vị tổ chức, Chủ thể dịch vụ (Service principal) và Chạy với tư cách (Run as).
| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chủ thể | Bất cứ ai hoặc thứ gì hành động trong hệ thống (principal): người dùng, nhóm, hoặc chủ thể dịch vụ. |
| Chủ thể dịch vụ | Danh tính bền vững mà tự động hóa hành động dưới danh nghĩa đó (service principal) — thứ được ủy quyền, được ghi vào lượt chạy, và đứng tên chủ sở hữu bản ghi. |
| Thông tin xác thực | Khóa API chứng minh cuộc gọi đến từ đâu (credential). Khóa xoay vòng được; danh tính, quyền và lịch sử của chủ thể thì giữ nguyên. |
| Thao tác công khai | Một thao tác có trong tài liệu API được công bố (public operation) — thứ duy nhất khóa của chủ thể dịch vụ gọi được. Xem Tổng quan API. |
| Điểm cuối nội bộ | Điểm cuối mà ứng dụng web AgentFlow dùng nhưng không có trong tài liệu API được công bố (internal endpoint). Nó từ chối khóa của chủ thể dịch vụ và token bearer của một người với 403 ENDPOINT_NOT_PUBLIC. |
| Chế độ truy cập | Một thực thể ở chế độ Mọi người — ai có quyền vai trò đều chạm tới mọi bản ghi — hoặc Hạn chế, chỉ những gì danh sách cấp quyền nêu ra. |
| Lượt cấp quyền | Một dòng trong chính sách truy cập của thực thể (grant): nêu một chủ thể và, với từng thao tác, một phạm vi. |
| Thao tác theo bản ghi | Năm việc được phân giải riêng từng cái: Xem, Liệt kê, Tạo, Sửa, Xóa. Quyền Sửa không giúp gì cho quyền Xem. |
| Phạm vi | Một thao tác chạm tới những bản ghi nào (scope), chọn riêng cho từng thao tác: Của mình, Đơn vị, Cây con, Đơn vị của họ, Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới, Toàn tổ chức. |
| Đơn vị / Cây con | Đơn vị chỉ gồm bản ghi nằm đúng trong đơn vị neo, không tính đơn vị cấp dưới; Cây con gồm đơn vị neo và mọi đơn vị bên dưới nó. Cả hai được tính lại ở mỗi lần đọc, nên khi cây được sắp xếp lại thì tầm với đi theo. Quy tắc giao việc Người trong một đơn vị ở phần dưới cũng có một ô Phạm vi đọc trên chính cây đơn vị ấy và cũng dùng chữ Đơn vị cho một lựa chọn của nó — nhưng nó không hoạt động như hai phạm vi này. |
| Đơn vị của họ / Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới | Hai phạm vi theo lượt gán (placement-based), không có đơn vị neo: Đơn vị của họ gồm bản ghi trong bất kỳ đơn vị nào chủ thể đang được gán vào — mọi lượt gán đều tính, không riêng đơn vị chính, không gồm đơn vị con; Đơn vị của họ và mọi cấp bên dưới cộng thêm mọi đơn vị bên dưới. Một lượt cấp quyền như vậy phủ mọi đơn vị cùng lúc — chuyển lượt gán là tầm với đi theo, không cần sửa chính sách; chủ thể chưa được gán vào đơn vị nào thì phạm vi không khớp bản ghi nào cả. |
| Đơn vị neo | Đơn vị cụ thể mà phạm vi Đơn vị hoặc Cây con đọc (anchor unit). Là đơn vị mà lượt cấp quyền nêu tên, không bao giờ là đơn vị mà người được cấp đang đứng — khi hai chỗ đó nằm khác nhánh, trình soạn thảo hiện một dòng tư vấn chứ không từ chối lần lưu. Của mình, Toàn tổ chức và hai phạm vi theo lượt gán không mang đơn vị neo. |
| Đơn vị đích | Đơn vị mà một lượt Tạo lưu bản ghi mới vào (destination unit) — được xét trên lượt tạo đang đề xuất, chứ không phải trên một bản ghi đã có. Ba cách quyết định: Đơn vị của chủ thể (Principal's unit) — đơn vị chính của chủ thể thực thi, và là mặc định; Một đơn vị (A unit) do bước Bản ghi thực thể nêu tên; hoặc Đơn vị của bản ghi kích hoạt (Trigger's unit). Nêu một đích không nới rộng quyền: nó chỉ chọn trong số các đơn vị mà chủ thể vốn đã được phép lưu vào. |
| Đơn vị tổ chức | Một nút trong cây tổ chức — phòng, ban, chi nhánh, tổ công tác (organizational unit). |
| Phân loại theo đơn vị | Bật cho một thực thể thì mọi bản ghi của nó bắt buộc thuộc một đơn vị (unit classification) — điều kiện để dùng được cả bốn phạm vi theo đơn vị: Đơn vị, Cây con và hai phạm vi theo lượt gán. |
| Lượt gán đơn vị | Việc đặt một chủ thể vào một đơn vị (placement). Tự nó không cấp quyền gì trên bản ghi — nhưng nó quyết định ba thứ. Nó là tham số của hai phạm vi theo lượt gán: có một lượt cấp quyền như vậy thì thêm hay gỡ lượt gán là nới ra hay thu hẹp tầm với của lượt cấp quyền ấy. Đơn vị chính còn cung cấp đơn vị mặc định cho bản ghi mới. Và lượt gán quyết định bạn có thấy — và nhận được — một công việc giao theo quy tắc Người trong một đơn vị hay không. |
| Đơn vị chính | Lượt gán mà bản ghi mới của chủ thể mặc định vào khi không có gì nêu đơn vị đích (primary placement). Mỗi chủ thể có nhiều nhất một đơn vị chính. Đây chỉ là mặc định: một bước quy trình có thể nêu đơn vị khác, miễn là đơn vị đó nằm trong phạm vi Tạo của chính chủ thể ấy. |
| Chạy với tư cách | Chính sách quyết định các lượt chạy của một quy trình hành động với tư cách chủ thể nào (run as). |
| Chủ thể thực thi | Chủ thể mà một lượt chạy cụ thể hành động với tư cách (execution principal) — chốt một lần khi lượt chạy bắt đầu, không đổi được sau đó. |
| Bị chặn do phân quyền | Lượt chạy bị từ chối một thao tác bản ghi rồi dừng lại chờ quản trị viên (authorization blocked). Nó không thất bại và không tự tiếp tục. |
Giao việc theo đơn vị
Một bước Công việc người dùng giao được cho những ai đang được gán vào một đơn vị. Các thuật ngữ dưới đây thuộc nhóm Gán theo quy tắc trong trình thiết kế; cây đơn vị và các lượt gán vẫn được quản lý ở Đơn vị tổ chức.
| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Người trong một đơn vị | Quy tắc giao việc cho những ai đang được gán vào một đơn vị — quy tắc duy nhất không dựa trên quan hệ, nên nó nằm cuối danh sách loại người phụ trách. Công việc ghi lại đơn vị nào, không phải một danh sách tên: ai đang ở đó được hỏi lại ở mỗi lần đọc, nên hàng chờ thuộc về đơn vị chứ không thuộc về người — người chuyển công tác thôi thấy hàng chờ của đơn vị cũ và nhận hàng chờ của đơn vị mới, còn người mới được gán vào nhận ngay hàng chờ. Việc hiện ra như việc có thể nhận, không phải việc đã giao đích danh; ai nhận trước thì những người còn lại mất nó khỏi hộp công việc, cùng với các màn hình đọc dữ liệu rộng hơn mà công việc ấy mở ra — người đã nhận thì giữ nguyên tất cả. Chỉ người dùng đang hoạt động mới nhận được việc: chủ thể dịch vụ được gán vào cùng đơn vị không phải người nhận và cũng không được báo. |
| Đơn vị nào? | Ba cách để quy tắc chọn đơn vị: Đơn vị của người khởi tạo — đơn vị chính của người đã khởi chạy lượt chạy; Một đơn vị — đơn vị bạn chọn trên cây, hoặc đơn vị mà một trường dữ liệu chứa (chọn chế độ này rồi để trống thì bước không xuất bản được); Đơn vị của bản ghi kích hoạt. Chế độ đầu đọc người khởi tạo, cố ý khác với Đơn vị đích của bước Bản ghi thực thể vốn đọc chủ thể thực thi: bản ghi được lưu dưới danh tính mà lượt chạy hành động, còn việc thì định tuyến về những người quanh người đã yêu cầu. Một đơn vị đã lưu trữ được nêu tên vẫn tìm được người — lưu trữ từ chối bản ghi và lượt gán mới, chứ không cho nhân viên nghỉ việc; nhưng nếu chính đơn vị giữ đơn vị chính của một người bị lưu trữ thì người đó coi như không có đơn vị chính. |
| Phạm vi: Đơn vị / Cả cây | Đơn vị chỉ gồm người được gán đúng vào đơn vị đó; Cả cây gồm đơn vị đó và mọi đơn vị bên dưới. Khác với cặp Đơn vị / Cây con của quyền truy cập bản ghi ở trên, cây ở đây được trải phẳng một lần, lúc công việc bắt đầu. Người được gán vào một đơn vị con vào ngày mai vẫn nhận được việc, vì thành viên luôn được hỏi lại; nhưng một đơn vị chuyển về dưới điểm neo vào ngày mai thì không, vì nó không nằm trong tập đã chốt. |
| Chỉ nhóm này | Ô thu hẹp của quy tắc, mặc định là Bất kỳ ai trong đơn vị: người nhận việc phải vừa được gán vào một trong các đơn vị của quy tắc, vừa là thành viên nhóm đó. Phép giao ấy chỉ áp cho chính quy tắc đó, không áp cho những người phụ trách khác đứng cạnh — danh sách người phụ trách là phép hợp. Một bước giao cho Người trong một đơn vị: Chi nhánh Hà Nội, chỉ nhóm Kế toán mà còn có thêm nhóm Helpdesk thì thành viên Helpdesk ở chi nhánh nào cũng vẫn nhận được việc. Hai danh sách đều đông người mà phần giao vẫn có thể rỗng, và nhìn từ danh sách nào cũng không thấy điều đó — nên khi bạn chọn cứng một đơn vị trên cây, trình thiết kế đếm sẵn số người có thể nhận việc. Trỏ vào một trường dữ liệu, hay dùng hai chế độ còn lại, thì không có gì để đếm trước lúc chạy nên dòng ấy không hiện. |
| Một quy tắc đơn vị mỗi bước | Mỗi bước chỉ được một quy tắc Người trong một đơn vị, bị từ chối cả lúc xuất bản lẫn lúc chạy, gọi thẳng tên quy tắc: công việc chỉ ghi được một tập đơn vị và một nhóm thu hẹp, nên hai quy tắc thu hẹp bằng hai nhóm khác nhau không có chỗ để ghi. Cách làm: neo vào một đơn vị bao trùm cả hai rồi dùng Cả cây, hoặc tách thành hai bước. Bước Chữ ký (Signature) không nhận quy tắc này ở bất kỳ số lượng nào — người ký phải là đúng một người, còn một đơn vị là một tập khán giả. |
| Phương án dự phòng | Người hoặc nhóm cụ thể nhận việc khi một quy tắc không tìm được ai; bản thân nó không được là một quy tắc nữa. Quy tắc đơn vị không tìm được ai khi: lượt chạy không có người khởi tạo (khởi chạy tự động — theo lịch, do bản ghi kích hoạt, qua webhook — không ghi lại người nào); người khởi tạo không có đơn vị chính đang hoạt động; đơn vị được nêu không tồn tại hoặc thuộc tổ chức khác; giá trị mà quy tắc trỏ tới không ra đơn vị nào lúc chạy; lượt chạy không có bản ghi kích hoạt, hoặc bản ghi ấy không có đơn vị; không ai được gán vào đơn vị; phần giao với nhóm thu hẹp rỗng; hoặc trong đơn vị chỉ có chủ thể dịch vụ. Không có dự phòng và cũng không còn người phụ trách nào khác thì bước thất bại ngay khi bắt đầu — nó không mở ra một công việc không ai nhìn thấy. Một trường hợp không rơi về dự phòng: Cả cây trải ra quá nhiều đơn vị thì bước thất bại kể cả khi đã đặt dự phòng. |
Danh mục quyền
AgentFlow cấp quyền theo chuỗi quyền. Một số quyền nền tảng:
workflow.design— thiết kế (tạo/sửa) quy trình, biểu mẫu, mẫu tài liệu.form.design— thiết kế biểu mẫu độc lập, không gắn quy trình.workflow.publish— xuất bản quy trình.workflow.start.any— khởi chạy phiên chạy cho bất kỳ quy trình nào.entity.read/entity.list/entity.write/entity.delete— đọc, liệt kê, ghi và xóa bản ghi thực thể. Đây là mức trần mà lượt cấp quyền chỉ thu hẹp được.entity.records.assign_owner— đặt chủ sở hữu bản ghi là người khác ngoài bạn.entity.design— thiết kế một thực thể: trường, khung nhìn, cấu hình trình duyệt.entity.admin— cấu hình mọi thực thể, bất kể phân quyền thiết kế từng thực thể. Không mở bản ghi nào: phạm vi bản ghi vẫn áp dụng đầy đủ.instance.admin— quản trị phiên chạy và xem dữ liệu nhạy cảm.integration.admin— quản lý tích hợp bên thứ ba.agent_tool.admin— đăng ký, bật/tắt công cụ khả dụng cho bước Trợ lý AI.retention.delete— xóa vĩnh viễn phiên chạy và che dữ liệu kiểm toán.deployment.admin— quản trị toàn hệ thống (người dùng, vai trò, cấu hình).
Nội dung tham khảo này sẽ được mở rộng cùng các trang chi tiết khác trong cẩm nang.